企業應付賬款內部控制存在的問題分析

【摘 要】隨著我國經濟體制的轉型，企業也面臨管理方式和經濟增長模式的調整，這種情況下，企業必須要做好相關的賬目和賬款的管理，才能實現更加有效的企業運營和發展。筆者結合自己的工作經驗，對企業應付賬款內部控制問題的相關內容進行分析，將從企業應付賬款內部控制存在的問題、解決企業應付賬款內部控制存在的問題的策略等幾個方面，談談自己的認識。

【關鍵詞】企業應付賬款內部控制；問題分析

一、企業應付賬款內部控制存在的問題

（1）建立采購訂單的權限問題。目前，我國大多數的企業在建立采購訂單方面的管理制度還不是很完善，也就是說訂單的管理相對的比較分散，并沒有實現一個較為統一的訂單管理模式，這樣導致的直接后果就是在實際的采購過程中，各個部門的經理會從本部門的利益出發，來協調采購部門的工作。而真正的應用由采購部門來完成的大部分任務也被各個部分分攤下來。在這個過程中，不僅增加了各個具體部門的工作壓力，還失去了采購部門的監督和管理職能，所以是一種不科學的采購管理方式。正確的作法應該是由各個部門向采購部門提供相關的信息，并且由采購部門聯絡供應商，這樣不僅減免了具體部門的聯系環節，同時也能夠實現對采購過程的監督。建立統一的采購訂單就是解決該問題的一個比較可行的方式，因為統一的采購訂單的建立，不僅可以避免采購過程中的責任分配不明的問題，還能夠實現應付賬款的流程執行和談判過程的簡化。（2）建立采購訂單的正確性問題。所謂采購訂單的正確性問題，就是在具體的采購行為的發生時，訂單上的信息和所要采購的基本物資的實際情況是否相符。就目前我國的大多數企業的采購執行來看，經常會出現采購訂單的錯誤，這些錯誤問題不僅包括供應商的編號的填寫錯誤，還包括匯款賬號的錯誤等等，這些問題都嚴重的干擾了采購活動的有序執行，給賬目的核對和計算帶來了很大的不便。（3）關于采購訂單的建立時間問題。所謂采購訂單建立的時間問題，就是指在企業的采購過程中，必須要按照一定的流程來規劃采購行為和付款活動，而這個順序和流程的控制就是訂單的建立時間問題。目前來看，我國的大多數企業在訂單的建立時間的管理上并不是很到位，正確的流程是要在企業中先根據企業經營和發展需要建立一個訂單，然后才能取得相應的金額的發票，但是在實際的操作過程中，經常會出現取得發票在先，訂單建立在后的問題。（4）企業的采購預算缺乏系統控制。所謂預算系統化，就是在企業的采購預算的過程中，實行系統的統一的賬目管理，但是就目前來看，我國的大部分企業只有在預算的過程中實現了系統化的控制和管理，而對于其他的采購項目，還存在勞務和物資購置時的賬目管理不明確等問題。這樣導致的直接后果就是在采購的過程中，各個部門的預算超支現象嚴重，并且無法實現相近賬目的區別管理。

二、解決企業應付賬款內部控制存在的問題的策略

（1）建議采購申請部門與采購部門相分離。目前來看，我國的大部分企業中的采購申請部門和采購部門存在職能劃分不清的問題，也就是說在實際的采購過程中，申請人和執行人是重合的，這樣導致的直接后果就是采購申請的形式化，容易導致內外勾結形成的徇私舞弊行為，所以，為了更好的實現采購部門的監督功能，筆者建議應該將采購申請部門與采購部門相分離。為了提高應付賬款的效率，也為了遵守應付賬款的內部控制流程，取消不需要在采購系統中建立采購訂單的項目列表或者縮小項目范圍，由采購部集中建立采購訂單并且監督整個采購流程，執行采購內部控制制度。（2）集中建立采購訂單的權限。為采購部一到兩個人設立該權限，經過采購系統培訓和會計知識培訓后，可以減少采購訂單的錯誤，也避免了由應付賬款會計在采購訂單已經收貨后才發現錯誤的滯后性。（3）完善和采購商溝通機制。在建立采購訂單前，筆者建議先和供應商溝通好采購的數量和價格，發票的金額，在購入的物資或勞務收貨時即使發票未收到也應進行入賬處理，而并非以收到發票才作為確認采購的時點。（4）改進采購系統。即對現有的企業采購系統進行改進和升級，將不同的采購類型劃分為不同的模塊進行管理，另外，還可以參照固定資產的采購方式，在采購活動開始之前先進行預算申請，實行采購預算控制。對于超出采購預算的訂單，無法在采購系統中建立采購訂單，進而無法開展采購活動，使采購活動嚴格受系統預算的控制。

上文中筆者根據自己的工作經驗對企業的應付款內部控制問題進行了分析，從常見的問題的分析入手，提出了一些自己的看法和解決措施的建議，希望能夠為有關部門所采納，促進我國企業應付款管理的發展，實現企業的更好更快發展。

參 考 文 獻

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