淺議醫(yī)院物資部門的管理與流程

【摘 要】隨著醫(yī)療市場不斷進步與提高，醫(yī)院的物資供應管理水平直接影響到醫(yī)院內部成本核算、資金周轉、資金收益。規(guī)范醫(yī)院物資部門的管理與流程，能夠提高醫(yī)院資產保值、增值，促進醫(yī)院健康有序發(fā)展。

【關鍵詞】醫(yī)院；物資管理；流程

一般來說，醫(yī)院的物資供應部門內部分別由辦公庫、醫(yī)療庫、采購部、信息部四個基礎部分組成。對于如何科學有效地開展內部管理工作，既可以借鑒其他相關行業(yè)的管理與流程，也可以總結經驗發(fā)揮自身的管理優(yōu)勢。筆者認為，具體管理與流程如下：

一、采購部的計劃管理與流程

首先，醫(yī)院的采購部人員應持證上崗。這是因為醫(yī)院臨床是一個特殊的技術群體，而采購部的工作就是為這個特殊群體提供特殊的技術生產資料。所以，與之相適應，采購部人員應持證上崗。其次，非專業(yè)采購員缺乏專業(yè)技術知識，認知傳導高端技術或更新技術信息的能力滯后，導致經銷商與臨床直接先行接觸洽談，使得物資供應部門由主動管理變?yōu)楸粍庸芾恚タ刂瀑徣氤杀緝r格的主動權。非專業(yè)采購員應該加強學習，提高專業(yè)水平及業(yè)務能力。物資供應部門應對采購部規(guī)范管理制度，業(yè)務工作按其流程規(guī)范如下：（1）審核經銷商代理權，“三證”資質與時效，杜絕掛靠戶頭，采購合同備案管理。（2）每月擬定辦公庫或醫(yī)療庫存物資采購計劃，對采購物資的數(shù)量與用量、庫存與補倉、長期價格與臨時價格、備用金量、借支量等都應列入擬定計劃，對價格變動的物資應進行市場調查了解，征詢臨床意見，分析成本影響，申報備案。（3）擬定采購計劃時應控制庫存量，減少積壓，降低風險，減小浪費，擬定醫(yī)用氧計劃，檢查瓶裝氧氣壓力是否達標，氧閥是否安全，跟蹤氧瓶管理等。（4）采購員應現(xiàn)場驗收入庫物資，并在送貨單上簽名提交庫管，記錄了解庫管、臨床對物資發(fā)放與使用的意見，并及時反饋給主任或經銷商；對醫(yī)保患者的植入性耗材應與醫(yī)保、物價部門取得信息聯(lián)系，方能提供使用。（5）對招標或一次性購入的物資，詢價采購，將供方價格和質量進行成本優(yōu)劣分析，對質量有保證、價格穩(wěn)定的長期合作的一、二家或獨家代理商，可采用單一采購來源的方式。（6）對設備或醫(yī)療耗材試劑等招標時，擬訂可行性報告選擇有競爭力的經銷商，不能搞“一招就靈”，采用競爭采購價格。（7）臨時購進及時銷賬，當月還清借支與掛賬。

二、信息部的信息管理與流程

要求信息部人員持證上崗。（1）電算化管理，建立設備與耗材資料信息管理檔案，分類編碼檔案柜，檔案資料裝訂成冊，（2）上網(wǎng)查詢經銷商資質、代理委托授權、產品產地、產品質量、產品價格、其他醫(yī)院使用相關產品的收益與虧損風險信息。（3）對采購部擬定的購入可行性報告，作出動態(tài)分析報告。如：臨床專科用途與周期使用率、成本核算、資源消耗、環(huán)境影響、資金收益、資金抗風險能力、售后維修費用等，以及周邊社區(qū)人口、年齡結構基本等情況。（4）對使用了一年以的固定資產設備，制定設備編碼實行“三級保養(yǎng)”，建立長期跟蹤使用信息檔案，分析經濟效益的遞增或遞減，維修費大于或小于經濟收益的對稱信息與不對稱信息；每月控制管理內部汽車油品的消耗量，及時掌握市場價格波動信息，建立長期穩(wěn)定的合作商伙伴。（5）對一次性采購的物資或耗材，記錄臨床與病種檔案信息，備案經銷商資質與聯(lián)系方式，便于二次購入提供快捷信息。（6）關注其他同行醫(yī)院購入新設備的動態(tài)信息，了解每年的醫(yī)展會新動態(tài)與新型產品的走向趨勢，提取新高端技術信息輸送采購部。（7）年底月終對入出庫的變動成本的金額數(shù)量，作出的動態(tài)比較分析報告；對臨時購進領用的物資進行邊際效益分析；提前做好每年醫(yī)用氧，鍋爐等年審工作的準備。

三、倉儲部的倉儲管理與流程

（1）“三遠離四嚴禁”的制度。庫內遠離火源、水源、電源；貨架嚴禁起高、嚴禁混合堆放、嚴禁堆塞通道、嚴禁堵塞滅火器，疏通物資安全通道。（2）貨架設置的原則。按照四號定位法管理，即：庫、架、層、位。“十二防”是防火、防水、防壓、防腐、防銹、防爆、防曬、防潮、防盜、防蛀、防電、防倒塌。（3）“五五堆放”的操作原則。即：物資堆放五五成行、五五成方、五五成串、五五成堆、五五成層；上小下大、上輕下重、中間常用；這種管理方法的優(yōu)勢，體現(xiàn)在發(fā)放物資的時間快，效率高，便于盤存和補倉。（4）每月倉儲部，按照采購部的購入計劃驗收物資入庫。入庫時應有原始隨貨同行聯(lián)和采購員的簽名方可驗收入庫；驗收時數(shù)量不等、價格不符、臨時補倉等都應及時通知采購部。（5）建立電算化模式，發(fā)放物資按照先進先出等三原則，辦公用品定科定量定額發(fā)放，以節(jié)約能源為理念，對高值耗材以舊換新，退貨時檢查產品是否破損，并記錄退貨的原因，為信息部進行質量分析提供依據(jù)。（6）辦公庫提倡零庫存的原則。醫(yī)療庫對積壓的耗材，在盤存時不再計入本期庫存，而應作為本期其他物資處理，提高它的經濟效益減少浪費，杜絕經銷商為了完成業(yè)績任務將物資進行假庫存。（7）定期盤存，年終配合其他部門清查固定資產。

醫(yī)院物資部門的管理與流程，在現(xiàn)實工作中還有待于日臻完善。作為醫(yī)院物資部門的同行，對管理與流程應該不斷進行新的探討，共同思考如何建立醫(yī)院物資供應部門中具有專家素質的管理隊伍。