電力檔案管理工作問題及對策探討

【摘 要】電力檔案是電力工程建設和竣工驗收的必備條件，更是投產后管理、運行、檢修、改建和擴建的重要依據。科學規范的管理檔案，是衡量一個企業業績與管理水平的重要尺度。目前，電力企業現代化管理水平日趨提高，檔案工作作為電力企業的一項基礎工作，必然要提高它的管理水平，以適應一流現代化公司的管理要求。

【關鍵詞】電力；檔案管理；信息化

一、電力檔案管理的涵義

電力企業檔案管理是電力企業管理工作的基礎和重要環節，對電力企業經濟發展具有重要影響，是電力企業贏得市場競爭主動權的有力保證。電力企業檔案是電力企業生產經營活動的原始記錄，它涉及范圍廣、門類多、信息量大，對生產經營起著至關重要的作用，是電力企業成長發展歷程的真實寫照，具有廣泛的科技資源和特有的知識信息，是電力企業不可估量的寶貴財富。因此，面對目前電力企業檔案管理現狀，檔案部門要以科學創新的理念，抓住機遇，加快企業檔案管理信息化步伐，建立適應社會主義市場經濟的管理體制，不斷拓展企業檔案工作新領域，為促進電力企業經濟發展提供強有力的信息保障。

二、電力檔案管理存在的問題

（1）電力企業對檔案管理的重要性認識不足。“電”是工業革命的產物，中國電力的大發展也就近幾十年時間，一直以來，電力企業只注重加快電力工程的建設，而忽視了企業的檔案建設。部分企業的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作不夠重視，工作責任心不強，直接導致原有一些檔案資料的缺失，電力企業庫藏檔案資源不夠豐富，影響了日后為企業的發展提供檔案服務和工作支持，使企業對于檔案的需求和對檔案的利用難以取得預期效果。在文件、圖紙、資料等轉化為檔案工作者的活勞動和物化勞動過程中，企業進行了大量人力、物力的投資，但是在企業產權改革中，有些地方對檔案資產的管理流于形式，存在著管理不善，使檔案資產的開發利用效益沒有充分發揮出來，沒有認識到檔案作為有形資產和無形資產的原始憑證和記錄，其本身就是企業資產的組成部分。（2）企業檔案管理現代化體制機制還不健全。電力企業內部分工較細，未形成檔案管理部門與各業務部門工作的有效聯動，在工作過程中形成的材料歸檔還比較難，導致電力企業的檔案管理工作與其它工作相比相對滯后。（3）企業檔案管理與電力技術發展還不能有機融合。電力服務涉及千家萬戶，電力從生產、傳輸、運行，到銷售、計量、使用、結算、管理是一個十分復雜繁瑣的過程，為實現管理需要，電力企業建立了一系列各種專業的計算機管理系統，這些系統承載著大量的電力企業管理信息，并且隨著電力的發展而快速的更新。但一些系統在先期開發時并未考慮與檔案系統相融合，檔案管理人員如果不進入到企業信息集成系統中去，則很難掌握到企業信息的核心部分或基本接收不到檔案。（4）檔案隊伍的素質與電力的發展還不相適應。一個合格的檔案管理人員，應具備一定的理論水平和政治素養；具備一定的工作能力和文字表達能力。面對電力建設和信息高速公路的飛速發展，電力檔案隊伍中還需要一批現代化信息管理技術方面的人才。在檔案管理現代化建設中，人是最關鍵的因素，網絡化的實現和管理都離不開人，各種技術以及軟硬件都必須通過檔案管理人員才能發揮作用。檔案網絡化建設，對檔案管理人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統的檔案業務，而且必須掌握自動化網絡技術，成為信息和知識的導航員。目前電力檔案隊伍中整體素質普遍不高，不適應高速發展的計算機工作環境。檔案管理人員中缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，不能很好地適應檔案網絡化建設和電力檔案事業的發展需要。（5）電力工程檔案管理混亂。由于電力建設項目的施工單位多，項目檔案管理工作面廣量大，各施工單位歸檔工作的要求和做法不盡一致，導致電力工程檔案的管理混亂。（6）信息化建設要提高。一是個別企業領導對檔案信息化建設認識不夠，未把檔案信息化建設納入企業信息化整體規劃，致使檔案信息化建設缺乏必要的資金投入。二是企業檔案信息化相關制度、標準不健全，開展過程中缺乏具體可行的措施和依據。三是數字化硬件設備使用效率低。有的企業雖配備了檔案數字化設施，但數據錄入量有限。四是對檔案信息資源的開發利用不足。有的企業檔案數字化下了很大功夫，但是沒有對數字化資源進行開發利用；還有的企業檔案雖已實現了計算機檢索、利用，但僅限于檔案室內部使用，不能實現整個企業信息資源的網絡共享。

三、解決問題的對策

（1）加強對電力檔案管理工作重要性的認識。檔案是人類社會實踐活動的真實記錄。充分開發利用檔案信息資源，對實現知識的價值和推動知識經濟的進程有著重大意義。實現檔案管理現代化，充分發掘、利用檔案信息資源，是知識經濟時代的必然要求。領導重視是檔案規范化管理的關鍵。檔案部門必須重宣傳、重造勢，在積極探索改制企業檔案處置工作的同時，加大宣傳工作力度，通過新聞媒體，強勢宣傳推介檔案規范管理工作，引起領導的極大關注，贏得社會各界的大力支持和監督，為檔案工作的順利推進創設良好的氛圍。要讓企業的領導者和決策者充分認識到企業檔案是“企業知識資產和信息資源的重要組成部分”，是企業管理的重要組成部分，是一項需要人人參與的重要工作。要將檔案工作納入企業的生產經營活動的工作計劃上，擺上領導的重要議事日程，納入職工崗位責任考核的制度中，對檔案工作做到有領導分管，有部署、有檢查、有總結、有獎懲，使這項工作得到持續健康發展。（2）管理機制健全是做好檔案管理的保證。要按照國家檔案局新頒發執行的《企業檔案工作規范》，結合電力企業檔案工作的特點，制定并完善檔案工作的各項規章制度，建立并貫徹落實部門立卷責任制，切實將檔案工作的“三納入”、“四參加”、“四同步”納入到企業各項工作流程，嚴格責任分工、規范過程管控、形成閉環管理。同時要建立檔案管理機構負責，企業所有部門參與的檔案管理領導機構，形成專兼職檔案員相互配合、上下聯系，部門和檔案室相互貫通、左右協調、縱橫結合的檔案工作網絡。（3）融入企業主體，為企業生產、經營提供優質服務。在電子環境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或到少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。新形勢下，檔案工作應積極參與到企業生產經營的各個方面，在產生電子文件的源頭就行使檔案的監督指導職能。在各個系統的設計和運行過程中就應主動介入，加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內容。檔案工作者要在專業人員的指導下學會運用專門的檔案信息接收管理平臺，要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集、管理。（4）加強業務培訓，提高檔案管理人員綜合素質。電力企業檔案工作要發展，必須加強檔案人員的業務培訓，重視檔案人才的教育和培養，激發和調動檔案人員的自覺性、積極性，提高檔案人員的工作能力。培訓的方式因地因人而異，可以現場培訓，將培訓和實際操作相結合，使檔案人員較快地掌握檔案工作基本要領。在日益發展的新形勢下，要想做好電力企業檔案管理工作，必須建立一支有專業知識，有文化素質，政治強、業務精、紀律嚴、作風好的檔案干部隊伍，定期培訓則是建立高素質檔案工作人員隊伍的重要途徑。通過培訓使檔案專業人員更加適應信息技術和檔案事業的發展，采取積極措施抓好知識更新、引進、消化，適應信息技術的成果，擁有更廣博的知識，能用信息化、數字化管理手段來管理人事檔案信息。電力檔案管理人員要精通《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、《建設工程文件歸檔整理規范》和電力行業檔案的整理規范和分類標準，同時要熟悉建設部門的《工程項目管理規范》、《工程項目監理規范》及相關的管理標準和要求，注重工程建設中新技術、新標準、新要求的信息掌握，還要了解一些文秘、歷史學、目錄學、社科情報等相關學科知識，在檔案管理工作中應具備有積極主動的組織協調能力、觀察和分析能力、處理業務水平的能力及應用現代手段的管理能力。所以企業必須將檔案人員綜合素質培養納入單位人才培養計劃，通過專業培訓、繼續再教育、進修學習等方式全面提高檔案管理人員提高業務能力和知識水平。（5）嚴格規范電力檔案管理制度與標準。要使檔案工作有序進行，必須從一開始就建立一整套科學、合理、適用和操作性強的項目檔案管理制度，從組織領導、管理體系、職責分工、獎勵處罰等方面作出明確規定，對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、交接驗收等提出具體要求。在工程建設開始，檔案室應向各施工單位分發國家標準《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、行業標準《歸檔文件整理規則》、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案管理規范》以及《電力建設施工、驗收及質量驗評標準匯編》，同時還應發放本企業的項目文件歸檔制度說明，在收集和編制竣工資料時做到有章可循、標準一致、職責分明。（6）推進電力檔案信息化建設。檔案信息化建設包括：檔案信息網絡建設、檔案信息技術的應用，檔案信息人才隊伍的培養等。實行檔案信息化管理的前提條件是要做好輸入信息與數據的收集、整理、著錄等一系列前處理性質的基礎工作，使其充分滿足計算機工作的技術要求。電子革命給未來的檔案事業帶來一個質的變化，電子檔案的優勢將會給人們以充分的展示：信息與載體之間脫離了原有的一一對應關系，檔案利用者利用檔案時，可以通過網絡等形式截取檔案信息，而不必同時獲取原檔案的載體。雖然這種本質的變化將會給我們帶來理論性的、思想性的、技術性的困惑，將會使我們原有的傳統管理模式產生巨大的變化，紙介質和磁介質雙軌制的收集、整理、編目和保管，磁介質檔案的形成、積累、開發、利用，將會給檔案工作者帶來雙倍或超過雙倍的工作量。所以，要改變當前檔案工作的重點，在注重收集紙介質檔案的同時關注磁介質檔案的積累，以適應這場變革，也是擺在檔案工作者面前的首要任務。為此，我們要加強信息的選取和積累，在管理好傳統檔案的同時大力開發電子信息，以期達到服務于企業各項工作的目的。

四、結語

綜上所述，檔案管理工作涉及范圍廣、門類多、信息量大，對生產經營起著至關重要的作用。電力檔案管理人員，一定要更新觀念，適應21世紀的時代要求，樹立與時俱進、勇于探索、積極創新的時代理念；全面加強對電力檔案的收集、整理、保護、開發與利用，不但要為電力事業的發展留下寶貴的檔案資料，還要增強自身素質，不斷提高信息化管理水平和檔案的編研能力，充分發揮檔案這一無形資產的寶貴價值，積極為電力行業提供多渠道、全方位、高效率的優質服務，為祖國電力事業的發展做出應有的貢獻。

參 考 文 獻

[1]葉萍.電力檔案管理現代化建設初探——淺析發展中的電力檔案管理自動化[J].電力檔案.2002（2）

[2]信陽市電業局檔案室.緊隨企業步伐的信陽電力檔案管理[J].檔案管理.2005（1）

[3]程林紅.淺談電子信息時代電力檔案管理工作的轉變[J].電力檔案.2005（4）

[4]高慧.淺談發展中的電力檔案管理自動化[J].天中學刊.2003（2）

[5]林麗萍.福建電力數字檔案信息資源管理系統達到國內領先水平[M].中國電力網

[6]李平.電力檔案管理現代化淺論[J].四川電力技術.2000（3）

[7]李紅梅.淺析電力企業檔案管理現代化[J].青海電力.2007（1）