電力企業干部人事檔案規范管理探析

[摘要]干部人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，是選拔人才的重要工具。管好用好人事檔案，對人才資源開發起著重要作用。

[關鍵詞]人事檔案；管理；對策

一、 目前干部人事檔案管理中存在的主要問題

（1）企業領導對人事檔案管理工作不夠重視。在他們看來，干部人事檔案管理是附屬性工作而不是單位的主要工作，干部人事檔案管理工作只要做到不丟失，不泄密，同時又能應付外調、查檔就可以了。在這種錯誤意識影響下，忽視了人事檔案管理工作，就會出現檔案工作沒計劃，檔案工作沒安排，與此同時還會出現在檔案保管的場所、經費、人員上沒有保障的現象。（2）企業在檔案硬件設施上投入不足。在實際工作中企業寧肯在其他工作中完善硬件設施，也不愿在檔案室添置新設備，導致檔案室設備簡陋，更有甚者，還會出現沒有專用檔案室的現象，人事檔案管理不規范、不標準，引起檔案材料霉變、蟲蛀的事情時有發生，從而對檔案利用產生了不利影響。（3）檔案管理人員管理水平不高，管理手段落后。在實際工作中，由于對檔案管理這項工作沒有引起足夠重視，在檔案管理人員配備上從不配備專職人員，而是采取人員兼職這種辦法來應付，嚴重影響了檔案管理水平。在管理手段方面，就會體現管理手段較陳舊，由于不懂得干部人事檔案管理，往往在調閱檔案時都是采用原始的手工操作方式反復調用原件，這樣做的后果就會導致紙張發黃變脆、字跡褪色等現象，直接影響到檔案的完整與安全。（4）干部人事檔案收集工作力度不夠。企業根本就沒有收集歸檔工作管理制度，從而導致檔案管理人員執行不嚴格，收集歸檔工作被動、不及時的現象出現。體現在收集歸檔的材料方面。就會發現要么材料不全面，要么有些材料在內容和形式上是雷同的，不能準確反映每個人的真實情況，干部人事檔案管理形同虛設。（5）干部人事檔案管理的信息化程度不高。在干部人事檔案管理上，我們會發現有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發揮，計算機技術還沒有在干部人事檔案管理中廣泛運用，這些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費。

二、干部人事檔案規范管理的對策與思考

（1）收集材料是基礎。干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給干部人事檔案材料的收集帶來了新的要求。管檔人員必須將職工年度考核、學歷變化、聘任、晉升等各種材料及時收集齊并及時歸檔。遇有聘任、晉升需要查檔、調檔時要及時將抽出的材料歸回原位，并按檔案工作有關規定，實行全國統一標準整理裝訂。（2）加強檔案工作的基礎建設。要將檔案工作當做一件重要工作來抓，高度重視這項工作，并在檔案工作中嚴格按照《干部檔案工作條例》規定去做，一方面要建立堅固的、防火、防潮的專用檔案室，配置鐵質的檔案柜、還要在檔案室內設置空調、去濕、滅火等設備，檔案室設施要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫，做到“三室分開”，即檔案室、閱檔室、辦公室三室分開。（3）加強干部人事檔案管理人員隊伍的自身建設，提高人事檔案管理人員素質。各級組織人事部門要嚴格按照《干部檔案工作條例》規定，加強干部檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產黨員從事干部檔案工作，注意對他們的教育培養，關心他們工作、生活、充分發揮他們的積極性和創造性。（4）建立干部人事檔案信息系統，提高科學管理水平。充分利用先進技術和手段管理人事檔案和人事檔案信息，全方位建立適合電力企業工作特點、統一開發的人事檔案信息管理系統，進而實現人事檔案管理工作的科學化。同時還要在提高干部人事檔案工作的科學管理水平上下功夫，從而為電力企業人事工作的順利開展奠定良好基礎。

第一，有利于組織人事部門“選人用人”和為領導決策提供服務。人事檔案信息化的最大好處就是能讓組織人事部門和領導方便快捷地了解各級干部隊伍狀況，迅速掌握干部在“德、能、勤、績、廉”等方面的最新信息。第二，有利于提高干部人事檔案管理人員的工作效率和服務質量。人事檔案數據庫實現信息化后，檔案管理更多地體現自動化、實時化和網絡化，數據只需一次錄入就可以多次反復利用，在局域網內部進行數據共享，從而使檔案室查找變為網絡即時檢索查詢，大大提高了管理人員的工作效率。如果實施了人事檔案數據共享，上級人事、組織部門只需調用實時數據，而無需再重復的復印、裝訂，對檔案的保護起到了重要的作用。第三，有利于信息的完整、準確和及時更新。人事檔案信息化后，檔案管理人員就會降低勞動強度，大大提高工作效率。一方面檔案管理人員會第一時間保證人事檔案信息的準確和完整，另一方面會及時更新檔案信息，方便領導調閱，為組織人事部門科學決策提供準確信息。

為轉變人們對“人事檔案”無用論觀念和思想，我們應該在體制、政策、制度改革的前提下，進一步完善電力企業的干部人事檔案管理機制，使之能夠符合市場經濟發展和體制改革的需要，為新時期人才管理和使用提供更好的服務。