淺談公共文秘人員應具備的素質和能力

“公共文秘”，顧名思義，既包括公共關系，亦包括文書、秘書。但它的內涵并不是二者簡單意義的疊加，而應是指公共關系開拓活動中的文秘工作以及其文秘工作支持下的公共關系活動。

時代的發展對公共文秘人員的基本素養和能力提出了更高層次的要求。公共文秘人員已由傳統觀念中“端茶送水”的角色日漸升級為單位內參與管理的特殊助手。新形勢下，要想成為一個出類拔萃的公共文秘人員，就必須要重視公共關系與文秘工作的良好結合，及時轉變工作觀念以適應新角色。身為新時代的公共文秘人員除了要具有良好的外部形象外，還要不斷地豐富內在，不單單能圓滿完成文字的撰寫工作，還要克盡己守擔任工作危機時的“救火員”，此外還應成為思想上的“先行者”，甚至是工作上的“軍師”。

首先，秘書是企業形象的窗口。大方得體的裝容，不僅能充分顯現自身良好的人格修養，從而煥發魅力以贏得他人的好感，而且更加有助于我們工作的進展。在公共場合，遵守著裝的“TPO”原則（“TPO” 即英語“Time(時間)”、“Place(地點)”和“Occasion(場合)”的縮寫字頭。）也尤為關鍵。唯有兼顧時間、地點、場合三個因素，并與它們相適應，才能利用服飾、化妝所形成的整體美在我們的社交活動中發揮合理的效果。

其次，公關文秘人員作為思想上的“先行者”，一是要想的深，二是要看的遠。深邃的思想觀點是當好參謀之本，做好秘書工作之魂。只有思想深邃，謀劃工作時才能全面周到，公文寫作時才能精準深刻，工作才能卓有成效地開展。這就要求公關文秘人員具備完備的知識能力結構，主要包括：馬列主義基本理論，毛澤東思想，鄧小平社會主義建設理論，國際政治，國內政策，歷史，文化，民族知識，邏輯科學，領導方法，民主集中制原則，決策科學等。此外，工作經驗、社會閱歷也是知識，而且是開發智力和才干的重要知識。這不是要求秘書人員對每一門知識都精讀，而是要求對一般只是懂得即可，而對有所側重的知識要懂得很多、很深，這樣才能做好秘書工作。這種完善的知識結構需要秘書在日常搜集整理中要不斷學習積累才能完成。 在此基礎上，要求公關文秘人員在看待問題時，不能停留在表象上或被假象所迷惑，而要透過紛繁的外在現象看到問題的本質，不僅了解事物的現狀，還能根據事物發展趨勢有所預測。而且，要切合事態發展，不斷有新思想、新觀點。從司空見慣的現象中講一點與眾不同的見解，講人人心中所想、筆下所無的東西；能把一些分析的意見，進行系統歸納和概括；能把原則性思想觀點具體化，能把領導的思想和意見進行深化和完善；能從理論和實踐結合上說明問題，能提出突破性措施和建議等等，這些都是“創新”。另一方面，要有廣闊的視角，貴在灼見。角度是觀察問題的立腳點。角度不同，對問題的認識就不同。正如古語所說：“橫看成嶺側成峰，遠近高低各不同。”這說明看問題的角度是非常重要的，要看清問題、寫好材料，就必須把握好看事情的角度。若是能做到這兩點，想問題必然能夠更加深刻全面。

第三，一個合格的公關文秘人員應是“工作上的軍師”。傳統的企業秘書工作，多是抄寫收發，迎來送往，辦事打雜，在參謀輔助方面很少發揮作用。這種局面的形成主要有兩方面的原因：一是秘書自身的依賴心理過重，二是領導視秘書工作只是“打雜”，從而框死了秘書的活動范圍，影響其聰明才智的發揮。但在開放的環境下，主動性和能動性卻是必不可少的。因此作為一名公共秘書人員，應該鍛煉自己的獨立思考和獨擋一面的能力，

在領導決策前為之提供有效的依據，在領導決策后正確領會其意圖。同時培養自己的邏輯思維能力和臨時處事能力。在面對突發狀況時，能根據形勢做出有利于自己一方的決策，從而減少不必要的麻煩。 在逆境中，為領導排憂解難，力挽狂瀾；在順境中，幫助領導更借東風，使事情辦得更加完善。

當然，公關秘書人員在強化自我意識的同時，還要注意自我意識和角色意識的對立統一。秘書的工作性質決定了秘書人員應服從上司，如果秘書人員自恃有才干而不服從領導，那么就缺乏了最起碼的職業品德修養，最終會落得與三國時期的禰衡一樣的下場。禰衡學識淵博，文采斐然，但自視甚高。在曹操身邊任職時，因其尚氣剛傲，出言不遜觸怒曹操，曹操惜其才不忍殺之；轉到劉表那里，又多次冒犯劉表；后江夏太守黃祖因佩服其文采而重用他，任命衡為書記，但他不知收斂、恃才放曠，最終被殺。由此可見，做到獻策不決策、服從不盲從、用權不越權，保持清醒的頭腦，是公共秘書人員應特別注意的工作藝術。

第四，作為一名優秀的公關文秘人員，良好的心理素質是不可缺少的。首先，文秘人員要有堅強的意志力，在確定目的和接受任務后，要加強自覺性，積極努力地從事此項工作；遇到困難和挫折時，要勇往直前地走下去，切忌半途而廢；在復雜的情況下辦文辦事，協助領導處理問題時，在多出主意，有自信心，當發現問題時要及時上報，做錯事及時改正。 其次，性格要隨和，不能遇事魯莽沖動，做事遵守自己的職業道德，這是至關重要的。處理好人際關系，有助于我們更好地開展工作。

第五，優秀的公共文秘人員還應是“文字能力上的作家”。作為公共文秘人員，最基本也最重要的就是文字表達能力，但人們在不斷提高自身附加能力時，往往忽視了這項基本要求。一個好的秘書不但要有良好的文字掌控能力，還要有嚴謹細致的工作態度。一字之差，謬之千里，一個微小的錯誤可能造成巨大的損失。清政府向德國借款修筑膠濟鐵路時，條約中有這樣一款：“沿線鐵路左右三十里內煤鐵等礦，德國有權開采。”清政府的原意是：沿線左右加起來共三十里。文中的“左右三十里內”與“沿線左右加起來共三十里”的差別，使清政府白白地丟失了一倍土地的礦產開采權。

另外，熟練運用辦公軟件進行網絡編輯與寫作是現代公共文秘人員應具備的新技能。E－MAIL、EXCEL、WORD等office軟件的出現，要求公共秘書人員具有熟練掌握運用現代辦公自動化的能力以便提高辦事效率，節省了工作時間。但這并不意味著我們就可以有所懈怠，在高速運轉的機器流中寫作，更需要恒心、耐心，需要時刻保持頭腦的清醒，確保工作的準確性。

最后，作為“危機時的救火員”，文秘人員應具備較強的公關能力。秘書可謂是企業的“內管家”，在工作中難免會遇到各種各樣棘手的問題。因此危機公關，對于公共文秘人員來說具有非常實際的意義。首先，良好的公關能力是處理危機事件的前提，但若要正確且及時，也應樹立危機意識，對現實、對自己的工作要有充分的認識和準備，“防患于未然”；另外，提前制定應急措施是非常必要的。危機發生后往往情況緊急，必須果斷處置，來不得半點推脫和猶豫，提前制定一定的應急措施便能在危機發生時能積極應對；最后，要積極向公共介紹實情。處理危機過程正是體現一個組織者的態度，價值觀、社會行為能力的過程，對與內部公眾來說，介紹危機的實情、處理過程，可以恢復對組織的信任，對于外部公眾來說也是一個消除誤解，了解并重拾對這個組織信心的過程。海爾公司曾因產品質量事故而危機信譽，甚至受到停產整頓的處理，但他們并沒有掩飾，而是實事求是地進行檢查和改正，從而重新取得了公眾信任，占領了市場。一個強者可以把為難轉化為新的機遇，把失敗轉化為成功，而一個沒有經驗和能力的人，常常把唾手可得的機遇失去，成功與其無緣。因此，擁有能夠處理好危機事件的素質能力是公共秘書人員所必須掌握的。

綜上所述，文秘不僅僅是行事人員，更是管理人員。文秘的素質和能力直接影響到整個單位的形象及其在市場經濟下的競爭力。有較高的素質和能力的文秘人員，其文秘功能才能夠最好地發揮，各項工作才能有條不紊地高效運轉。