職業院校擬制公文常見錯誤辨析

摘要：職業院校在擬制公文時，容易在文種運用、行文關系、公文標題等方面出現問題，本文就以上幾個方面選擇具有代表性的錯誤進行分析。

關鍵詞：錯誤 文種 行文 標題

一、文種運用方面的問題

按照《國家行政機關公文處理辦法》的規定，公文有13種，包括命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。選用這13種以外的文種都是不規范的，比如總結、布告等。這方面存在的主要問題有：

1.請報不分

目前存在的主要問題是請示報告混用和請示報告并用兩種情況，如關于某工作的請示報告。

2.函呈不分

存在的主要問題是向無隸屬關系的部門請求批準、商洽工作、詢問和答復問題時不用函而錯用“請示”或“報告”。在實際工作中，有三類誤解：一是有人認為要讓人家批準，就得用“請示”或“報告”；二是行文單位怕引起對方不滿，擔心不批，又主動“報告”或“請示”；三是諸多業務主管部門既有習慣性錯誤認識，又有一定的特權思想。于是便出現了一些單位向無隸屬關系的稅務部門請示減免稅，向財政部門請示用款，向國土、規劃部門請示基建用地等。

3.通報決定不分

如《關于授予張三同志師德標兵的通報》《關于表彰李四同志拾金不昧行為的決定》，前者應將通報改為決定，后者應將決定改為通報。又如《關于肖××等四名學生作自動退學的決定》《關于劉××等九人違紀處分的決定》，自動退學、違紀處分不是重大問題，可用通報。再如《關于劉××四人開除學籍的通報》，開除學籍，可以用通報，相對上述處分用決定來說，又顯得低了一些。

4.通報通知不分

如《關于對蘭××等人違紀處分的通知》《關于表彰xx技師學院優秀教師與優秀教研成果的通知》，應以通報下發。

二、行文關系方面的問題

行文關系可分兩類：一是上下級隸屬關系，二是同等級和不同等級的非隸屬關系。前面講到的函呈不分問題，也違反行文關系，而函呈不分又會導致不相隸屬的機關、部門和單位之間錯誤批復的泛濫，應該引起重視。在行文關系上存在的主要問題有：

1.黨政不分

主要有三種表現：一是純屬行政主抓的工作由黨委行文，如以黨委文件印發學校年度招生工作方案。二是黨的機關公文主送行政部門或單位，如將學校黨委的文件主送主管局。三是行政機關公文主送黨組織，如將學校行政文件主送主管局黨組或市委組織部。

2.隨意請報

“請報”是指以機關名義向上級報送“請示”或“報告”，主要有以下錯誤：一是主送個人，如《關于學生打架事件的處理通報》，文件抬頭就是各位學校領導。二是多頭主送，如《關于增建校舍的請示》，主送教育局、教育局計財科，還主送財政局、國土局，其病誤不僅是多頭主送，而且互相隸屬的機關和部門并列，更是不妥當的。

三、公文標題方面的問題

1.成分殘缺不全

公文標題一般由發文機關名稱、內容（事由）和文種三要素組成。所謂成分殘缺不全，一是無發文機關；二是無事由，如某市人民政府決定；三是無文種，如使用計劃、建議等等。

2.文種不倫不類

主要是并用文種，如《關于增建校舍的請示報告》 《關于對張三同學處分的決定的通報》。《關于要求解決校舍建設資金的請示函》。

3.亂用標點符號

公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。

4.使用詞組不準

如《關于貧困生資助指標的分配通知》，可寫成《關于下達貧困生資助指標的通知》。《關于印發2010年招生工作進度安排的通知》，這實質上是個工作計劃，而不是體現當前進度的文件，應改成《關于印發2010年招生工作計劃的通知》。再如《關于進一步規范我院教學教研工作及成立教學督導組的通知》，成立教學督導組，是規范教學教研工作的重要措施之一，不是主要內容，應改成《關于進一步規范學院教學教研工作的通知》。

四、其他問題

第一，印發工作要點、方案、總結等文件，只能作文件的附件，而不能成為通知正文的主要內容。第二，同一項工作不要在短期內連續下文，如有必要應做補充通知。如××學校80號文《關于做好國慶節前后有關工作的通知》，81號文《關于做好國慶節前后安全工作的通知》，從標題和內容上看，80號文涵蓋面更大，包含了安全工作，在擬文時就應該把安全工作考慮進去，以減少文件數量。

職業院校的公文擬寫人員應認真按照《國家行政機關公文處理辦法》的標準和規定進行寫作，寫作時反復推敲、認真修改，避免錯誤的產生。

參考文獻：

[1]國務院關于發布《國家行政機關公文處理辦法》的通知．2000.

[2]張建．應用寫作[M]．北京：高等教育出版社，2008．

（作者單位：江西贛州技師學院）