加強高職院校人事檔案管理之我見

摘要：高職院校人事檔案是與教職工個人關系最為密切的一種檔案，特別是在高職院校迅速發展的今天，用人單位和個人在人事檔案移交等方面的糾紛不斷增多，這給檔案事業管理尤其是檔案行政管理部門的管理帶來了難度。所以，加強人事檔案管理，對促進穩定發展，構建社會主義和諧社會有重要意義。

關鍵詞：高職院校 人事檔案 整改 措施

一、高職院校人事檔案管理中存在的主要問題

1.人事檔案內容失真

真實性是人事檔案的生命，而現有的檔案材料中內容的真實性卻不高。有的檔案中材料內容前后不符，如時間方面，出生年月公歷、農歷填寫隨意，且沒有說明；參加工作時間、入黨、入團時間也是大致年月，每次填寫時也往往不一致。姓名改變后不寫曾用名，也不加以說明，這給材料的歸檔造成麻煩。檔案中的考核鑒定材料大多只有優點，沒有缺點，只有成績，沒有差錯。這些問題的本質在于干部職工在填寫材料時沒有實事求是，只看重自身的利益。人事檔案部門也沒有進行嚴格的審核把關，而是任其一錯再錯，致使人事檔案不能如實反映本人的真實情況。

2.高職院校人事檔案材料不全

一些本該有的履歷表、年度考核表沒有，一些本該有的學歷、職稱、工資材料也不全。究其原因，有兩方面：一是干部職工對人事檔案的認識不夠。他們認為像履歷表、年度考核表等類似的表格已填過不少，自己近年來也沒有太大的變化，不填也罷。有的人在填寫表格時能省則省。還有一些如學歷、培訓、職稱等材料，一旦落在個人手中，他們就緊緊地放在自己身邊，認為這樣更安全，用起來也更方便。二是分管人事的同志沒有將材料及時收集歸檔。一些高職院校分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數職，于是有時只是將檔案材料僅僅作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時歸檔，導致個人檔案中材料內容不全，更嚴重的是當有同志調離時也沒將歸檔的材料放入其個人檔案中。

3.高職院校人事檔案利用范圍狹窄

人事檔案的利用是所有人事檔案工作的目的。從高職院校人事工作的現狀來看，由于人事檔案強調保密性，致使人事檔案的利用范圍小，利用頻率低。

二、人事檔案管理措施

1.提高檔案管理人員素質

作為人事檔案工作人員，不斷提高自身的政治素質和專業素質在此時就顯得尤為重要了。提高自身的政治素質，加強責任感，把人事檔案工作看作一項政治工作，在平常的管理中體現它的嚴肅性，能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中保持高度的責任心，減少工作中的失誤和差錯。有了責任心，才能不厭其煩地去收集材料，才能認真鑒別材料的真偽，才能按照要求將材料及時歸檔、整理成冊，才能將人事檔案材料當作一種資源。注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉人事檔案工作的各個環節和基本要求，尤其是對材料的鑒別、分類，更是要了如指掌。努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供有利的人事資源。

2.完善人事檔案管理制度

人員是基礎，制度是保障。人事檔案的性質決定了人事檔案工作是一項非常嚴肅的工作，必須嚴格按照人事檔案管理工作的各項規章制度來辦事，以免出現不必要的麻煩。建立健全管理制度，使檔案工作有規可循，有章可依是非常必要的。建立人事檔案材料收集網絡，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內容充實，更全面地反映一個人的情況；明確鑒別的內容和歸檔的要求，對材料進行有效的鑒別，及時存真去假、查漏補缺；采取切實有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全；明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實性。重質量，抓管理，人事檔案工作人員要以制度來維護管理，以管理來保證質量，切切實實做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學化、制度化的軌道。

3.采用信息化管理手段

信息化是當今社會發展的一大趨勢，它對人事檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高人事檔案工作的效率和水平，以盡快實現人事檔案信息化管理。目前，使用計算機輔助管理檔案的越來越多，實現人事檔案計算機輔助管理勢在必行。

（作者單位：淄博市技師學院）