電子文件歸檔的流程和時間

電子文件在線歸檔是指辦理完畢的電子文件從業(yè)務(wù)部門辦結(jié)庫保存到預(yù)歸檔庫，并最終進(jìn)入檔案庫的過程。電子文件歸檔的一般程序是：鑒定→填寫歸檔處理單→給予歸檔標(biāo)識→預(yù)歸檔→調(diào)整歸檔電子文件→檢測歸檔電子文件→歸檔。其中，從電子文件鑒定到預(yù)歸檔的工作由業(yè)務(wù)部門兼職檔案人員完成，調(diào)整、檢測歸檔的電子文件和歸檔這三個流程由檔案部門完成。歸檔處理單、給予歸檔標(biāo)識中的許多項目可以由系統(tǒng)自動生成，檔案人員可以根據(jù)需要進(jìn)行自主修改，以保證電子文件的整理質(zhì)量。下面我們逐一分析每個步驟的操作人員及工作內(nèi)容。

第一步：鑒定。電子文件形成或辦理部門對本部門辦結(jié)庫中的電子文件進(jìn)行鑒定，鑒定的內(nèi)容包括：審核電子文件的真實性、完整性、有效性、操作日志等，核對其內(nèi)容和簽章，保證與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件一致；鑒別電子文件的價值，確定其存舍；根據(jù)電子文件的價值劃分其保管期限；確定限制利用的電子文件。

第二步：填寫歸檔處理單。經(jīng)鑒定應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件由文件形成或辦理部門負(fù)責(zé)填寫歸檔處理單，內(nèi)容包括：文件標(biāo)題、發(fā)文字號、責(zé)任者、主題詞、形成時間、承辦部門、密級、歸檔責(zé)任人、保管期限、是否限制利用等10項。

第三步：給予歸檔標(biāo)識。賦予電子文件歸檔號，并填寫在歸檔處理單中。歸檔號由系統(tǒng)自動排序，部門兼職檔案員可自主修改和重排序。

第四步：預(yù)歸檔。文件形成或辦理部門對電子文件進(jìn)行預(yù)歸檔，預(yù)歸檔后的電子文件從各部門辦結(jié)庫進(jìn)入到預(yù)歸檔庫，其管理權(quán)限同時向檔案部門移交。系統(tǒng)能夠自動記錄歸檔處理單中的歸檔時間項。

第五步：調(diào)整歸檔的電子文件。檔案部門對歸檔電子文件進(jìn)行調(diào)整，包括是否屬于歸檔范圍，保管期限是否劃分準(zhǔn)確，歸檔號是否正確等內(nèi)容。檔案部門如對某部門歸檔文件有修改意見，可以自行修改，或?qū)⑽募嘶兀稍摬块T兼職檔案人員進(jìn)行修改后再重新預(yù)歸檔。

第六步：檢測歸檔的電子文件。檔案部門負(fù)責(zé)對電子文件的元數(shù)據(jù)和背景信息進(jìn)行檢測。

第七步：歸檔。檔案部門將符合歸檔要求的電子文件存入檔案數(shù)據(jù)庫。

上述7個環(huán)節(jié)是辦公自動化系統(tǒng)中形成的電子文件在線歸檔的步驟。電子文件的歸檔時間一般是由電子文件形成部門于次年6月底之前，將上年度形成的電子文件經(jīng)鑒定后向本單位檔案部門進(jìn)行歸檔。有條件的單位，電子文件形成部門于電子文件形成后3個月內(nèi)或隨時將其向本單位檔案部門進(jìn)行在線歸檔。每個單位電子文件的歸檔時間可以根據(jù)本單位實際情況確定。

思考題：

電子文件歸檔的一般程序有哪些？