論工商部門企業(yè)登記檔案資源開發(fā)利用的必要性

摘要：工商行政管理部門肩負(fù)著市場(chǎng)主體的注冊(cè)登記和監(jiān)督管理等重要職能，收集保管了大量各類企業(yè)從開業(yè)到注銷、吊銷的原始檔案，這是企業(yè)發(fā)展的歷史見證，是研究經(jīng)濟(jì)發(fā)展的寶貴資源，是巨大的社會(huì)財(cái)富。其獨(dú)有的信息資源在社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中有著不可替代的參考和憑證作用。筆者立足于國(guó)內(nèi)工商部門企業(yè)登記檔案開發(fā)利用的相關(guān)研究成果和應(yīng)用實(shí)踐，對(duì)工商部門企業(yè)登記檔案的特點(diǎn)和開發(fā)利用必要性進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞: 工商檔案 檔案信息資源

工商行政管理部門收集保管了大量各類企業(yè)從開業(yè)到注銷、吊銷的原始檔案，其獨(dú)有的信息資源在社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中有著不可替代的參考和憑證作用。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，信息是最為關(guān)鍵的戰(zhàn)略資源，檔案是信息最主要的載體之一，檔案信息服務(wù)業(yè)在整個(gè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展體系中無疑將扮演重要的角色。工商機(jī)關(guān)依法履行市場(chǎng)準(zhǔn)入、市場(chǎng)監(jiān)管、消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)職能，需要查閱企業(yè)登記檔案；公、檢、法機(jī)關(guān)辦案，打擊、查處違法者，需要查詢工商檔案；中、外企業(yè)及自然人投資興辦企業(yè)，簽訂經(jīng)濟(jì)合同，解決產(chǎn)權(quán)、股權(quán)糾紛，保護(hù)自身合法權(quán)益等等也都需要查詢工商企業(yè)登記檔案。

一、 企業(yè)登記檔案的概念

企業(yè)登記檔案是工商行政管理機(jī)關(guān)依法進(jìn)行企業(yè)登記管理過程中形成的具有保存和查考價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料，它包括企業(yè)法人、有限責(zé)任公司、股份有限公司、外商投資企業(yè)、私營(yíng)企業(yè)以及外國(guó)企業(yè)代表機(jī)構(gòu)辦理名稱預(yù)先登記、開業(yè)（設(shè)立）登記、變更登記、延期登記、登記公告、年度檢驗(yàn)登記時(shí)提交的申請(qǐng)登記表、企業(yè)合同、章程、法定代表人（負(fù)責(zé)人）登記表、經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所證明、驗(yàn)資報(bào)告等材料，是工商行政管理機(jī)關(guān)登記管理工作的歷史記錄，他們?cè)诘怯涀?cè)行政許可工作中以及各類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中起著重要的依據(jù)、憑證作用。

二、 企業(yè)登記檔案的特點(diǎn)

（一）生成數(shù)量巨大

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，市場(chǎng)投資環(huán)境的不斷改善， 市場(chǎng)上開辦公司的數(shù)量越來越多。尤其是最近兩年，隨著經(jīng)濟(jì)危機(jī)的緩解，工商部門在有關(guān)部門的配合下，不斷完善相關(guān)政策、法規(guī)，扶持企業(yè)發(fā)展，市場(chǎng)投資環(huán)境不斷優(yōu)化，新開企業(yè)登記數(shù)量逐年上升，又因企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)頻繁，需要不斷對(duì)企業(yè)登記情況進(jìn)行變更，這些都造成企業(yè)登記檔案數(shù)量的急劇增加。截止到2010年5月底，北京市工商登記部門登記注冊(cè)的開業(yè)企業(yè)就有63萬余戶，形成的登記檔案總計(jì)已達(dá)到697.3萬余卷，10546萬余頁。

（二）歸檔的動(dòng)態(tài)性

企業(yè)登記檔案同戶籍檔案、干部人事檔案相類似，只要企業(yè)主體不消亡，就會(huì)不斷有新的檔案形成。由于企業(yè)在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中處于不斷的運(yùn)動(dòng)變化之中，企業(yè)改制、重組、轉(zhuǎn)產(chǎn)、兼并等活動(dòng)日趨頻繁，其經(jīng)營(yíng)地點(diǎn)、法人、名稱、股東、資金、經(jīng)營(yíng)范圍等也會(huì)發(fā)生變化，企業(yè)登記檔案的收集、歸檔不是一勞永逸的。企業(yè)登記檔案的管理必須隨著企業(yè)登記情況的不斷變化、企業(yè)狀態(tài)的改變而采取動(dòng)態(tài)的管理方式。企業(yè)登記檔案的開發(fā)利用也必須緊緊圍繞這個(gè)特點(diǎn)進(jìn)行，才能保證獲取登記檔案信息的準(zhǔn)確性、真實(shí)性。

（三）檔案保管地點(diǎn)的變化性

按照《中華人民共和國(guó)公司登記管理?xiàng)l例》的規(guī)定，除按規(guī)定應(yīng)由國(guó)家工商行政管理總局登記的公司外，由省、自治區(qū)、直轄市工商行政管理局負(fù)責(zé)本轄區(qū)內(nèi)公司的登記。設(shè)區(qū)的市（地區(qū)）工商行政管理局、縣工商行政管理局，以及直轄市的工商行政管理分局、設(shè)區(qū)的市工商行政管理局的區(qū)分局，負(fù)責(zé)本轄區(qū)內(nèi)的公司登記。因公司是屬地登記管理，當(dāng)公司住所變化時(shí)，其登記管轄工商機(jī)關(guān)也相應(yīng)發(fā)生變化，該公司登記檔案也由原登記機(jī)關(guān)遷往新住所所屬工商登記機(jī)關(guān)管理。企業(yè)檔案的保管地點(diǎn)不是一成不變的，隨企業(yè)主體登記機(jī)關(guān)的變化而遷移。

（四）高利用率

在工商事業(yè)現(xiàn)代化管理形成的龐大的信息資源中，企業(yè)登記檔案信息資源具有憑證性、唯一性、可靠性和權(quán)威性，其獨(dú)有的經(jīng)濟(jì)價(jià)值在社會(huì)活動(dòng)中有著不可替代的參考和憑證作用。在工商部門內(nèi)部，注冊(cè)登記部門在進(jìn)行企業(yè)變更時(shí)常常需要核對(duì)企業(yè)開業(yè)登記材料中的事項(xiàng)（例如股東簽字等）；企業(yè)監(jiān)督管理部門在年檢和日常對(duì)“經(jīng)濟(jì)戶口”的管理中也經(jīng)常要翻閱企業(yè)原始的登記檔案；執(zhí)法辦案部門更是要復(fù)制企業(yè)登記檔案原件作為證據(jù)材料。在工商部門以外，公、檢、法、審計(jì)機(jī)關(guān)辦理各類案件，需要查詢企業(yè)登記檔案；中、外企業(yè)及自然人投資興辦企業(yè)，簽訂經(jīng)濟(jì)合同，解決產(chǎn)權(quán)、股權(quán)糾紛，保護(hù)自身合法權(quán)益等等也都需要查詢企業(yè)登記檔案；更有甚者，個(gè)人在進(jìn)行工傷鑒定時(shí)，或者在辦理個(gè)人養(yǎng)老保險(xiǎn)進(jìn)行工齡確認(rèn)時(shí)也需要企業(yè)登記檔案作為憑據(jù)。

三、企業(yè)登記檔案開發(fā)利用必要性及內(nèi)涵

開發(fā)利用工商部門企業(yè)登記檔案信息資源的最終目的，就是使檔案信息轉(zhuǎn)化為社會(huì)財(cái)富。作為工商行政管理部門的檔案館肩負(fù)著大量的業(yè)務(wù)查詢和檔案信息的收集、整理及對(duì)外服務(wù)工作，既要為工商部門內(nèi)部工作查閱提供及時(shí)準(zhǔn)確、優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，又要為公安機(jī)關(guān)、檢察院、法院、審計(jì)機(jī)關(guān)辦案以及社會(huì)經(jīng)濟(jì)、法律活動(dòng)的需要提供服務(wù)，其工作責(zé)任十分重大。因此，逐步提高工商檔案館對(duì)外服務(wù)的能力，擴(kuò)大現(xiàn)代化技術(shù)在企業(yè)登記檔案工作中的開發(fā)與應(yīng)用，進(jìn)一步對(duì)企業(yè)登記檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)與利用，對(duì)于完善企業(yè)登記檔案的科學(xué)化管理具有重要意義。

（一）開發(fā)利用企業(yè)登記檔案是充分發(fā)揮其作用和價(jià)值的重要手段

企業(yè)登記檔案在開發(fā)利用之前，其價(jià)值功能是潛在的， 具有隱蔽性的特點(diǎn)，還無法構(gòu)成真正的信息資源。只有通過開發(fā)利用，才能使得其中蘊(yùn)涵的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)價(jià)值，才能真正發(fā)揮其經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。正所謂“秘而不宣，用之為寶，鎖之為廢”。只有合理、科學(xué)地開發(fā)利用企業(yè)登記檔案，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)提供法律憑證和現(xiàn)實(shí)參考，并使之在社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、法律建設(shè)甚至是道德建設(shè)中發(fā)揮作用，才能突顯企業(yè)登記檔案的價(jià)值所在。

（二）工商部門內(nèi)部“經(jīng)濟(jì)戶口”管理要求大力加強(qiáng)企業(yè)登記檔案的開發(fā)利用

政府賦予工商行政管理機(jī)關(guān)的一項(xiàng)重要職責(zé)就是對(duì)市場(chǎng)主體企業(yè)的行政準(zhǔn)入及對(duì)其市場(chǎng)行為進(jìn)行監(jiān)督，建設(shè)、完善市場(chǎng)生態(tài)環(huán)境。“經(jīng)濟(jì)戶口”又稱“經(jīng)營(yíng)主體戶口”，記載了某一經(jīng)營(yíng)主體（企業(yè)）在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過程中的運(yùn)行軌跡，企業(yè)登記檔案是從經(jīng)營(yíng)者登記注冊(cè)時(shí)開始的，在其經(jīng)營(yíng)過程中不斷產(chǎn)生的，恰恰是對(duì)這一軌跡的印證，客觀記錄了經(jīng)營(yíng)主體的基本情況和工商監(jiān)管過程中掌握的市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)主體競(jìng)爭(zhēng)行為。企業(yè)登記檔案的開發(fā)利用，為工商部門開展市場(chǎng)監(jiān)管、區(qū)域經(jīng)濟(jì)巡查奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，對(duì)工商部門建立靜態(tài)與動(dòng)態(tài)相互結(jié)合市場(chǎng)監(jiān)督管理體制，強(qiáng)化行政監(jiān)督執(zhí)法職能以及促進(jìn)對(duì)市場(chǎng)秩序的控制力、信息掌握量、運(yùn)行機(jī)制等方面意義重大。

（三）信息公開推動(dòng)了社會(huì)對(duì)企業(yè)登記檔案信息需求

在現(xiàn)代社會(huì)，信息公開不僅是滿足民眾知情權(quán)的需要，也是維護(hù)社會(huì)和諧穩(wěn)定，推動(dòng)社會(huì)發(fā)展的需要。檔案是人類社會(huì)活動(dòng)的原始記錄，是憑證，它凝聚著大量的知識(shí)，記載傳遞著豐富的信息，是亟待公布的重要信息資源之一。

《中華人民共和國(guó)政府信息公開條例》中規(guī)定“屬于主動(dòng)公開范圍的政府信息，應(yīng)當(dāng)自該政府信息形成或者變更之日起20個(gè)工作日內(nèi)予以公開。” 有關(guān)專家認(rèn)為，通行于網(wǎng)絡(luò)上的80%的有效信息掌握在政府手中，而政府的信息絕大部分存在于檔案館中。如果要滿足社會(huì)和公眾能夠及時(shí)獲取所需要的各種與其利益有著密切關(guān)系的企業(yè)登記檔案信息，就必須大力開發(fā)利用企業(yè)登記檔案信息資源。

（四）開發(fā)利用企業(yè)登記檔案順應(yīng)信息化時(shí)代要求

僅以北京市工商局為例，1997年底，北京市工商局市局機(jī)關(guān)保管企業(yè)登記檔案共計(jì)18萬卷，約400萬頁，當(dāng)時(shí)這一數(shù)字還以每天100卷、2500頁的速度遞增。為滿足工商部門內(nèi)部和社會(huì)各界對(duì)企業(yè)登記檔案的利用需求，檔案管理人員每年需調(diào)卷近1.4萬卷，落后的檔案管理手段與日益增長(zhǎng)的機(jī)關(guān)內(nèi)部辦公及社會(huì)利用需求之間的矛盾日益顯露。

首先，如此大量的工作，完全采取傳統(tǒng)的管理方法，手工操作，這樣不但工作效率低，查全率與查準(zhǔn)率也難以保證。第二，完全手工調(diào)卷大大增加了調(diào)卷和歸檔的錯(cuò)誤機(jī)會(huì)，容易造成檔案混亂。第三，由于檔案原件被頻繁翻閱、復(fù)印，極易造成紙張破損、字跡模糊，并存在被人私自涂改、撕毀的危險(xiǎn)。檔案的完整與安全難以保證。第四，由于檔案載體限制，同一份檔案信息不能被多用戶同時(shí)使用，也無法實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程調(diào)閱。第五，受檔案法規(guī)關(guān)于檔案開放范圍的限制，檔案原件僅能對(duì)內(nèi)部和公、檢、法機(jī)關(guān)開放，這就使得社會(huì)上很大一部分查詢需求不能被滿足。工商檔案的巨大社會(huì)效益難以充分發(fā)揮。只有順應(yīng)信息時(shí)代的要求，通過現(xiàn)代化信息手段充分開發(fā)利用企業(yè)登記檔案，才能解決企業(yè)登記檔案利用需求與檔案開發(fā)利用手段不匹配的問題。

綜上，工商部門企業(yè)登記檔案開發(fā)利用的建設(shè)目標(biāo)是在網(wǎng)絡(luò)上形成大規(guī)模的、高度有序分布式企業(yè)登記檔案資源庫，采用先進(jìn)的信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)保證檔案數(shù)據(jù)的保存、利用的安全性、長(zhǎng)期性。使得工商部門的死檔案真正轉(zhuǎn)化為提高工商部門工作效率，滿足社會(huì)各界檔案信息需求的活資源。

作者單位：北京市工商局