電子文件非線性管理特征與實施研究

摘要：電子文件管理活動具有典型的非線性特征，如管理的高維度、高開放、平衡偏離、管理流程的非線性等，是一個非線性管理活動，檔案館應從長期規劃、組織結構、工作流程的優化等方面來實現電子文件的非線性管理。

關鍵詞：電子文件 非線性 管理流程

文件運動的規律性是檔案學者一直研究的問題。學者們對文件運動規律的研究取得了許多成果，或認為其是線性運動，或認為其是縱橫向運動，或是螺旋式發展，或線性運動復式進行①。不考慮文件的整個生命周期，紙質檔案的管理是線性的，這一點得到了大多數檔案學者的認同。

對于電子文件來說，其管理不能再以線性來描述。和紙質檔案管理相比，其管理活動的參與者明顯增多，其目標各異，彼此間相互影響的程度較深，各組成要素、各要素間的相互關系、參與者的行為方式存在著差異，呈現出較強的不對稱性。不僅如此，電子文件管理活動與社會、經濟環境有著多層次、多角度、多渠道的相互作用關系，可以說，和紙質檔案管理相比，電子文件管理活動是一個受技術、資源、經濟和社會諸多因素影響制約的復雜系統。

一、電子文件非線性管理的特征

1．管理的高維度性與突變性

任何一個成熟的電子文件管理活動，無論是從參與者的數量來說，還是從影響電子文件管理的因素來看，和紙質檔案管理相比，都是絕對的高維度。就是說，影響電子文件管理活動的獨立變量數不是一個兩個，而是更多，使其不再具有低維的、微觀的簡單性。如電子文件的雙重鑒定、電子文件格式與遷移、元數據管理等均已超出了紙質檔案管理活動的范疇；一些組織可能并不直接參與到電子文件管理活動中，但其研究的成果卻對電子文件管理有著極大的影響，影響著管理的流程、組織結構、人員配置甚至系統的設置；信息技術的一點變化都可能對電子文件管理活動造成影響，如文件類型、存儲系統的發展等。

電子文件管理活動對外部環境尤其是初始條件具有嚴重的依賴性，系統初始條件的一點小變化，最終能帶來行為結果的巨大變化，就像所謂的“蝴蝶效應”，即一個原以為可以忽略不計的微小變化（南美洲一只蝴蝶扇動翅膀），可以造成電子文件的面目全非（在北美洲引起了一場風暴），這就是突變性，即外界條件的微小連續性變化，導致系統宏觀狀態的不連續劇變，這只有在非線性系統中才可能出現。在線性系統中，外界條件的連續變化，只能導致系統狀態成比例地連續變化。電子文件管理活動的突變性已在實際工作中有所體現，中國人民大學“我國電子文件管理國家戰略的基礎理論與框架體系研究”課題組曾進行過統計：由于電子文件歸檔方法、管理理念、管理方法、管理制度、管理軟件等方面的諸多因素，25.6%的機構只接收黨政文件和部分業務文件，其余74.4%的機構由于電子文件管理系統不完善，而無法接收和管理電子文件，致使其長期保管在業務部門和信息部門，導致這些機構面臨電子文件嚴重失存的危險。課題組調查的檔案館中，10.3%已經出現了電子文件無法讀取的問題，至少有37.9%的機構已經發生或者存在影響電子文件長期可讀性的風險，高達86.2%的檔案館尚未制定電子文件的遷移規劃，31%的檔案館未采取任何措施以保證電子文件的可讀性②。

但另一方面，電子文件管理活動的維數也沒有多到隨機運動所要求的程度，遠不足以產生像統計物理上微觀粒子運動那樣宏觀的、超高維的簡單性，還是可以從其運動中尋找其規律的。管理人員在標準參考模型的指引下，通過組織、流程、人員、設備等的協作，可以將管理活動轉化為一種時間、空間或功能上的有序狀態，對電子文件進行有序的管理。

2．管理的高開放性

電子文件管理是一個具有較高開放性的活動，其與外部的聯系越來越密切。它不僅受到管理活動內部各方面的影響，還對管理活動外部環境的影響因素反映敏感，尤其是信息技術飛速發展的影響。可以說，電子文件管理和紙質檔案管理活動相比，具有方位與跨度上的開放性，受著外界的影響遠大于后者，尤其是電子文件形成時各種因素能極大影響其長期保存，這就是強調前端控制的原因。

3．管理活動偏離平衡的特性

這里引用了一個物理學的概念。對于刻畫系統某方面性質的物理量，如果系統各個部位均勻，則稱相對于此變量系統處于平衡狀態；若只有輕度的不均衡，則稱為近平衡狀態；若不均勻，則稱為偏離平衡態[4]。系統處于平衡或近平衡態時，性質比較接近，處于遠離平衡態時則表現出極為不同的特征。此時，系統擁有很多復雜的、活躍的性質。電子文件管理在很多方面都表現出偏離平衡態的性質。

從組成要素看，電子文件管理活動包括管理層（如國家檔案局、中央辦公廳、國務院辦公廳等）、檔案館、各政府機關、利用者（當地和全國用戶）、信息技術公司（軟件開發公司及相關公司）、國際相關組織（如標準化組織）等。這些要素在管理活動中地位不同、角色各異，各有其自身的任務、目的、權限、活動空間和行為模式等。尤其是目前國內電子文件管理正處于規范化的起始階段，可以認為是一個結構上的偏離平衡。

電子文件管理活動的一個基本主體是各級綜合檔案館。而各級綜合檔案館的規模，不管是在所管理的電子文件的數量還是經費、工作人員的知識結構等方面，均差別很大，呈現出不均勻、不對稱的偏離平衡狀態。

電子文件管理活動的另一個基本主體——利用者的構成也是偏離平衡態的，主要體現在利用者的知識結構上。紙質檔案利用中存在的利用者職業、專業等差別因素依然存在，同時不同利用者信息技術水平、所占有相關信息的差別開始顯現，出現不對稱的現象。這種偏離平衡態相應導致了其電子文件利用的偏離平衡。

目前我國電子文件管理現狀是，基礎理論正在完善，管理實踐比較薄弱，沒有最佳實踐。電子文件管理活動的主體——檔案館在電子文件前端控制力極弱，沒有參與文件生成系統的分析設計；對于文件后端，檔案館幾乎沒有能力參與到管理系統的分析設計，更加劇了電子文件管理活動偏離平衡狀態。

4．電子文件管理的流程是非線性的

在紙質檔案管理活動中，工作流程基本是一個線性結構，一個工作環節緊接著另一個工作環節，一個工作環節的結束標志著另一個工作環節的開始。在電子文件管理活動中，存在著大量工作環節相互交叉的現象。典型的如著錄環節，從文件生成開始貫穿了電子文件管理的全過程，大量的元數據需要著錄以保證電子文件的真實性與長久可保存性。鑒定工作也可能分為兩個過程，一個是文件生成時進行的價值鑒定，一個是歸檔時的技術鑒定。

對于電子文件管理工作的可信流程進行了詳細分析。從分析中可以看出，六個功能實體間有大量的數據交互和相互作用。如格式管理涉及到提交、收集、保存規劃、系統管理等，形成了一個非線性的、網狀的功能結構。

電子文件管理活動的上述性質：高維度性、高開放性、偏離平衡特性等導致在管理活動中出現了高維的、錯綜復雜的相互作用。各因素之間、管理活動與外部環境之間、電子文件管理的現狀與將來之間都存在著“剪不斷，理還亂”的復雜聯系，它們相互作用，相互影響，表現出強烈的非線性特征。電子文件管理活動作為一個整體而存在，也作為一個整體而發展演化，其內部因素之間及其與外部因素之間存在著非線性的相互作用關系，這使得整個管理活動的功能具有“整體大于部分之和”的行為可能性，不可簡單地將其理解為各子系統功能的線性迭加。

二、應對策略

1．檔案館應制定電子文件管理的長期戰略規劃

電子文件受到前端的影響非常大，如果文件在生成時就沒有考慮真實性與長久可保存性，經過非線性反饋過程的不斷放大，最終可能造成電子文件嚴重失存的危險。因此，檔案館應制定電子文件管理的長期戰略規劃。同時，電子文件管理活動存在著許多不確定的因素，使得系統內部和系統之間、人與人之間、系統與環境之間的相互作用非常復雜，長期規劃不應過分注重結果的精確程度，而應注重對未來可能出現的各種情境的分析，減少戰略的剛性和被動適應性、縮短戰略規劃長度，增加戰略的柔性、增強戰略的靈活性和敏捷性，以應對不斷變化的環境。

2．提高管理活動的自組織協同能力

一般來說，自然系統在偏離平衡態后經過系統的自我調整或外部環境的干預能夠產生新的有序行為，電子文件管理活動也是如此。其產生有序的內因是內部各要素之間及內部要素和外部要素之間的非線性相互作用機制，外因則是其周圍的環境條件。因此，可以通過電子文件管理業務流程重組等方法，使管理活動的各要素形成一種有序的結構和狀態。

3．建立柔性化的組織結構

傳統檔案館在組織內部部門與部門之間、個人與個人之間建立了嚴密的上下級關系、指揮與執行命令的關系，在組織形式上呈現為“金字塔”式的層次型結構。為了適應電子文件的非線性管理，檔案館應將注意點轉移到“適應、調整、變革”上來，通過在各部門之間建立“網絡結構”的柔性組織形式，消除內部不同層次之間的邊界，各不同層次都能等同地面對環境，相互并行地協同并適應環境變動中出現的各種情況，提高檔案館適應電子文件管理活動環境變化的能力，同時還能激發每個單位和個人的積極性、創造性。如現在國內外學者提出諸如組織結構的扁平化、工作團隊、網絡化和虛擬化的思想，都體現了組織結構的“柔性化”。

4．電子文件非線性管理的實踐

（1）工作點附近小范圍內線性化

線性關系是互不相干的獨立關系，而非線性則是相互作用，而正是這種相互作用，使得整體不再是簡單地等于部分之和，而可能出現不同于“線性疊加”的增益或虧損，但并不是說非線性管理與線性完全的不可調和。在分析非線性系統時，在工作點附近小范圍內線性化就是一種常用的方法。

然而，非線性系統并不是簡單的“線性疊加”，因此這種方法用在非線性系統的局部或在實際系統的非線性程度不嚴重時具有實際意義。如果實際系統的非線性程度比較嚴重，則不能采用該方法去進行系統的整體研究，否則會產生較大的誤差，甚至會導致錯誤的結論。這時應采用非線性系統的研究方法進行研究。

（2）建立非線性工作流程

通過對電子文件管理局部細節的線性化，明確局部細節的功能，對電子文件管理整體活動建立“模糊化”工作流程，即非線性工作流程，打破傳統檔案管理的單一線性管理流程，打破時間順序、工藝順序和設備限制，電子文件管理按不同文件的特性，走有針對性的流程，各個功能模塊協同或并行工作，這有些類似于制造行業中廣泛應用的“柔性化生產”。

電子文件管理的“柔性化”，包括兩個方面的柔性化，一個是廣義柔性化，如對整個電子文件管理活動采用項目管理的方式，從成本、資源、流程設計等方面進行管理和約束；一個是狹義的柔性化考慮，如實現流程的整體非線性化、并行化，多個流程之間實現多人多崗位的協同。對于后者，具體來說可以有以下幾種方式，如同一時間線，分時間段協同；同一處理工作，不同操作并行工作等。

三、小結

電子文件管理活動是一個非線性系統。作為一個非線性系統，電子文件管理活動不應該滿足于對傳統紙質檔案管理流程的“零敲碎打”式的改進，這種改進會使電子文件管理人員不可避免地陷入“救火管理”中，忙于修補流程中錯誤，而忽略了電子文件的全程管理。檔案館必須掌握創新管理的非線性特質和積極運用非線性法則進行創新管理，應用OAIS對電子文件的整體流程進行分析、重建，進一步反映在組織結構上，從而為檔案館電子文件的全生命周期管理奠定基礎。

注釋：

①何嘉蓀.也談文件運動理論中的幾個基本概念[J].檔案管理，2006(1):37-42.

②張寧.我國電子文件管理現狀調查與思考[J].檔案學通訊，2008(6):15-19.

作者單位：鄭州航空工業管理學院信息科學學院