第27屆國際標準化組織/信息與文獻技術委員會檔案/文件管理分技術委員會(ISO/TC46/SC11)會議概述

摘要：國際標準化組織于2011年10月31日至11月3日在英國倫敦召開了第二十七屆國際標準化組織信息與文獻技術委員會檔案/文件管理分技術委員會（ISO/TC46/SC11）會議。來自英國、美國、加拿大、日本、澳大利亞、新西蘭、南非、法國、瑞典、中國、西班牙、荷蘭、韓國、肯尼亞、盧森堡、愛沙尼亞等16多個國家的44位專家出席了此次會議。由安小米、張正強和李學惠三位代表組成的中國代表團出席了此次會議。本文介紹了該檔案/文件管理分技術委員會工作的進展、未來工作會議的安排、大會的其他交流和已頒布的ISO文件管理國際標準。

關鍵詞：國際標準化組織 文件管理 信息與文獻技術

一、工作進展

在此次會議上各工作組匯報了自2011年5月澳大利亞悉尼會議以來的工作進展，就工作任務進行了熱烈討論，并達成了共識，取得了以下成果：

1．“文件管理元數據（Recordkeeping metadata）”工作組（WG01）：就“如何實施元數據”技術報告的工作草案進行了討論，決定組成一個特別工作組，起草一份“如何實施元數據”報告，明年4月1日前將完成工作草案，以供2012年5月在柏林召開的第二十八屆會議上討論。同時，決定對現有的與ISO23081標準一致的“文件XML Schema”展開調研，然后將調研結果向2012年5月柏林會議報告。草案撰寫人員有：Brian Thurgood ， Hans Hofman， Donald Rosen， Marion Taillefer， Trish O’Kane and Stephen Clarke。

2．“數字文件保存（Digital records preservation）”工作組（WG07）：就“ISO/DTR 17068 N39信息與文獻：第三方可信數字文件倉儲”稿的投票結果和反饋意見進行了討論、復審與評議，決定在此基礎上提出一個修改稿，在2012年1月之前提交給檔案/文件分技術委員會（SC11）秘書處，明年2月份供各成員國投票。 主要負責人：Young-Kon Lee， Jasmine Jang。

3．“文件管理體系：基礎和術語（Records management systems fundamentals and vocabulary）”工作組（WG8）：討論了“信息與文獻 文件管理體系：實施指南”的框架及核心內容，成立了工作草案撰寫組，2012年4月前將提交工作草案，供5月會議討論。草案撰寫人員有：Judith Ellis， Rod Stone， Julie McLeod， Dewald Opperman， Xiaomi An， Trish O’Kane， Arnaud Jules and Anki Steen。

4．“文件管理體系：要求（Records management systems requirements）”工作組（WG09）：討論了“信息與文獻 文件管理體系：審計與評估指南”的框架和核心內容，開展了包括澳大利亞的ISO15489一致性評估指南、加拿大的文件管理方法論、新西蘭的文件審核工具的調查研究。并決定由一個起草小組起草國際標準“30304 信息與文獻 文件管理體系審計與績效評估指南”，并在明年柏林會議之前完成對該標準標目的征求意見。草案撰寫人員有：Carlota Bustelo， Elisabett Klett， Anne Picot， Brian Thurgood， Micah Rachuonyo， Michel Cottin， Lucas Colet， Raivo Ruusslaepp。

5. 第8和第9工作組決定成立 “ISO 30300文件管理體系系列標準與 ISO/TC 46/SC 11其他標準的關系白皮書” 撰寫工作組，擬2012年1月31日前完成白皮書撰寫工作，在SC11網址免費提供使用。將加強ISO 30300文件管理體系系列標準的宣傳，收集各國的有關產品和交流資料供社會免費利用。撰寫工作組的人員有：Judith Ellis， Carlota Bustelo， Johanna Smith， Xiaomi An， Stephen Clarke。

6．“文件系統風險管理(Risk Management)”工作組（WG11）：就“信息與文獻 文件系統風險的識別與評估”技術報告草案的構建框架、方法和核心內容進行了討論，并決定該工作組起草小組對國際標準技術報告的草案文本《信息與文獻－文件與文件系統的風險識別與評估》的更新，并于柏林會議之前完成對該標準的草案文本的征求意見。主要負責人：Hans Hofman， Anne Picot， Raivo Ruusalepp， Don Rosen， Carlota Bustelo， Judith Ellis and Stephen Clarke。

7．“數字文件轉換與和遷移（Digital Records Conversion and Migration）”工作組（WG12）：就“數字文件轉換和遷移過程”投票的結果和反饋意見進行了討論，決定該工作組要在2011年11月底前提交最終國際標準草案ISO/FDIS13008，并在下次柏林會議前提交技術報告最終稿（FDIS），準備供成員國投票。主要負責人：Remco Verdegem and Kevin Joerling。

8．市場營銷工作組：就管理體系標準系列產品，尤其是即將出版的《ISO30300信息與文獻 文件管理體系 基礎與術語》和《ISO30300信息與文獻 文件管理體系：要求》的宣傳途徑和交流方式提交了營銷計劃，包括成員國采標、翻譯，試點應用；專業協會會議、培訓，網站、期刊、通訊、建立ISO30300文件管理體系Linkedin社會媒體方式傳播等。

9．聯合工作組及ISO 15489特別工作組：由法國、加拿大和新西蘭專家組組成的特別工作組提交了對ISO 15489五年一次的復審結果應對計劃，對可能的投票結果及其工作應對方案的優缺點進行了分析。ISO TC46/SC11決定采用ISO 15489特別工作組關于對ISO15489復審的報告，并準備將該報告作為相關的準備材料分發給檔案/文件分技術委員會（SC11）的各成員國，供投票參考。工作組成員有：Johanna Smith（組長）， Trish O'Kane， Sylvie Dessolin-Baumann。

10．“文件處置（Records disposition）”特別工作組：對新西蘭代表團提交的“文件處置實施指南制定項目計劃”進行了討論，同意該將該項目定位為技術報告，同時在此次會議上，ISO/TC46/SC11決定解散文件處置特別工作組，將工作移交原第10工作組（WG10）（原“ISO/TR13028:2010信息與文獻 文件數字化實施指南”制定工作組），并將在2011年11月底前請各國推薦參與新項目工作的專家，同時要求WG10在2012年2月底之前起草一份技術報告，交給明年的柏林會議討論。

11．“基于網絡的協作技術對文件管理的影響(Web-Based Technologies in Records Management)”特別工作組：ISO/TC46/SC11決定成立一個基于網絡技術的文件管理特別工作組。該工作組的任務就是將就美國代表團推薦的美國國家標準協會和和文件管理工作者協會2011年出版的《網絡協作技術環境下的文件管理》進行研究，并在此基礎上在2012年的柏林會議上向檔案/文件分技術委員會（SC11）提出在文件管理中如何采用基于Web網絡技術的建議。特別工作組成員有：Diane Carlisle (組長)， Barbara Reed， Paul Mullon， Xiaomi An， Cristina Fernandez， Alan Shipman， Sylvie Dessolin-Baumann and Nathalie Villeneuve。

12．其他決議，ISO TC46/SC11決定向國際檔案理事會（ICA）建議在2012年的澳大利亞布里斯班召開的國際檔案大會上舉行一次關于檔案/文件分技術委員會（SC11）工作情況的會議。推薦代表有：Hans Hofman (主要負責人)，Judith Ellis， Xiaomi An， Sylvie Dessolin-Bauman。此外，ISO/TC 46/SC 11還要求加拿大、法國和盧森堡的專家繼續ISO/TC 46/SC 11標準和文件的法語翻譯合作。

二、未來會議安排

在這次第二十七屆會議上，國際標準化組織信息與文獻委員會檔案/文件管理分技術委員會（ISO/TC46/SC11）決定從2012年開始，檔案/文件管理分技術委員會（SC11）面對面會議一年只召開一次，但各工作組將成立編輯工作組，定期召開電子工作會議，采用ISO提供的電子論壇等電子方式開展電子合作，并對下一階段的會議作了如下安排：

1．第二十八屆國際標準化組織信息與文獻技術委員會檔案/文件管理分技術委員會會議將于2012年5月7日-11日在德國柏林召開；

2．第二十九屆國際標準化組織信息與文獻技術委員會檔案/文件管理分技術委員會會議將于2013年5月在法國巴黎召開；

3．第三十屆國際標準化組織信息與文獻技術委員會檔案/文件管理分技術委員會會議將于2013年5月在美國華盛頓召開。

三、大會其他交流

來自加拿大的專家介紹了加拿大文件管理的最新動態，加拿大圖書檔案館提出了基于全社會模型的文件管理方法論，關注數字環境下信息管理的復雜性，重視文件的證據和可持續利用價值，從2006年至今，加拿大政府制定了系列管理政策。新頒布的文件管理指令強調文件應作為信息資源和戰略資產進行規范化管理，這一要求已納入責任政府管理框架。規范化管理過程要求遵循所提供的文件管理方法論步驟，并將受到監管和審核。加拿大政府決定到2017年加拿大圖書檔案館將只接收電子文件，除特殊情況外不再接收紙質文件，電子文件的類型多種多樣，包括各種新的社會媒體的數字文件。

四、已頒布標準

從2001年頒布第一個ISO文件管理國際標準 至2011年，ISO已出臺標準以下7類標準，包括戰略管理層的術語標準和要求標準；操作層的通用標準、元數據標準、業務過程標準、數字化管理標準、文件管理系統及軟件標準，具體如下：

（1）術語標準：《ISO 30300：2011信息與文獻 文件管理體系：基礎與術語》；

（2）要求標準：《ISO 30301：2011信息與文獻 文件管理體系：要求》；

（3）通用標準：《ISO 15489-1:2001信息與文獻 文件管理 第1部分: 通則》、《ISO/TR 15489-2:2001信息與文獻 文件管理 第2部分: 指南》、《ISO 22310:2006 信息與文獻 標準起草過程中關于起草文件管理要求的指南》；

（4）元數據標準：《ISO 23081-1: 2006 信息與文獻 文件管理元數據 第1部分：通則》、《ISO 23081-2:2009 信息與文獻 文件管理元數據 第2部分：概念與實施問題》、《ISO 23081-3:2011 信息與文獻 文件管理元數據 第3部分：自測方法》；

（5）業務過程標準：《ISO/TR 26122:2008 信息與文獻 文件過程分析》；

（6）數字化管理標準：《ISO/TR 13028: 2010 信息與文獻 文件數字化實施指南》、

（7）文件管理系統及軟件標準：《ISO 16175-1：2010 信息與文獻 電子辦公環境下文件管理的原則與功能要求 第1部分：原則概述與陳述》、《ISO 16175-2：2011 信息與文獻 電子辦公環境下文件管理的原則與功能要求 第2部分：數字文件管理系統的管理原則與功能要求》、《ISO 16175-3：2010 信息與文獻 電子辦公環境下文件管理的原則與功能要求 第3部分：業務系統中的文件管理原則與功能要求》。

近年來ISO文件管理標準制定的數量顯著增加，僅2010到2011年就頒布了7部。有鑒于此，在加強我國文件管理標準工作長遠規劃時，我國應積極跟蹤檔案/文件管理的國際標準編制進程，并擇機選擇國際標準轉化為國家標準，從而形成具有我國特色的文件管理標準體系，加快推進我國的文件標準化管理進程。

作者單位：中國人民大學信息資源管理學院

南京政治學院上海分院信息管理系