企業(yè)科研檔案管理初探

科研檔案是科學技術活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的歷史記錄，它直接記錄了每一個科研項目研究活動的全過程，具有客觀真實性和完整成套性的特點，它既是科研活動的直接產(chǎn)物，又是繼續(xù)開展科研活動的基礎和階梯。

一、當前企業(yè)科研檔案管理的現(xiàn)狀

1.企業(yè)科研檔案收集難

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)科研檔案收集難，收集材料不完整的問題普遍存在。以我們煤炭企業(yè)為例，依據(jù)《煤炭工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》中制定的科研檔案管理標準，結(jié)合我單位的實際情況，煤炭科研檔案歸檔范圍應為：科研準備階段的科研課題審批文件、調(diào)查報告、開題報告、合同文本和協(xié)議等文件；科研研究實驗階段各種載體的原始記錄、計算資料、實驗報告、專利申請的有關文件材料、關鍵工藝文件、技術規(guī)范、設計文件、圖紙、圖表、底圖、重要的來往文件；總結(jié)鑒定驗收階段的工作總結(jié)、論文、科研成果報告、技術鑒定材料、中止或停止項目研制的總結(jié)及有關部門結(jié)論性意見、預決算材料；成果和獎勵申報階段的成果和獎勵申報材料、成果登記表、成果鑒定材料、獲獎證書及使用過程中的經(jīng)濟和社會效益的說明材料；推廣應用階段的推廣應用方案、擴大生產(chǎn)的設計文件、生產(chǎn)定型鑒定資料、轉(zhuǎn)讓合同、工藝文件、用戶反饋意見；專利材料，專利證書、成果內(nèi)容簡介等。在我公司現(xiàn)存的2873卷科研檔案中，很難見到如此齊全的檔案（大多數(shù)是屬于成果和獎勵申報階段的材料）。造成這種現(xiàn)狀的原因主要有以下幾個方面：一是由于課題研究過程中有一些材料根本沒有形成；二是由于有些科研項目具有研究周期長、機構(gòu)臨時性和人員不固定，歸檔材料類型繁多、載體多樣、來源廣泛、內(nèi)容復雜、專業(yè)性強等特點；三是由于某些科研人員心存疑慮，為防止技術外流故意將某些有價值的文件材料，如一些實驗數(shù)據(jù)、圖紙以及照片等不歸檔；四是由于企業(yè)的檔案人員對科研業(yè)務不熟悉，在收集科技檔案過程中，變得“束手無策”。這些原因都導致企業(yè)的科研檔案存在收集難、收集材料不齊全、不完整的現(xiàn)狀。

2.企業(yè)科研檔案利用率低

近幾年我公司的檔案利用統(tǒng)計數(shù)據(jù)表明，企業(yè)科研檔案的利用率，遠遠低于其他類檔案，而且從利用目的來看，局限性很大，僅限于工程技術人員撰寫論文和晉升技術職稱時查閱。這主要是由于：一是部分科研檔案歸檔不全，歸檔材料質(zhì)量不高，利用的價值不大；二是有關人員對科研檔案開發(fā)工作認識不足，認為科研檔案只要能保管好，到時能查找到就行了，這種認識造成了企業(yè)科研檔案的開發(fā)利用徘徊在被動式提供服務和常規(guī)的一次性開發(fā)利用上；三是部分科研成果檔案涉及到知識產(chǎn)權(quán)問題，使企業(yè)科研檔案管理人員不得不對所管檔案小心翼翼，致使大批檔案得不到充分利用，甚至有些很有價值的檔案被長期閑置在那里。科研人員不能有效地利用檔案將其應用于科研生產(chǎn)和實踐，造成檔案資源的浪費；同時檔案人員的管理價值和作用也很難在檔案利用效果中得以體現(xiàn)。

3.企業(yè)科研檔案管理缺乏復合型人才

企業(yè)科研檔案管理具有很強的專業(yè)性，要求科研檔案管理人員不但要具備檔案管理知識，同時還要具備企業(yè)專業(yè)技術知識。就我公司而言，近幾年，由于精簡機構(gòu)，檔案人員少之又少，具有一定企業(yè)專業(yè)技術知識的人員，絕大部分被抽調(diào)到了其他崗位，從目前現(xiàn)有的檔案管理隊伍看，其文化程度和專業(yè)素質(zhì)很不適應新時期檔案管理工作的需要，正是由于這個原因，企業(yè)檔案人員在科研檔案收集過程中，由于不懂業(yè)務，而變得“束手無策”。

二、做好企業(yè)科研檔案管理工作的對策

1.做好企業(yè)科研檔案的前端控制

檔案人員要在課題立項之初就要與科研管理部門以及課題組積極協(xié)調(diào)、密切配合，了解每個年度的科研項目、項目總體進展計劃、所屬部門、年度計劃、年度完成的指標、內(nèi)容、項目來源、起止年限以及項目負責人等情況。在科研項目管理制度中，把科研文件材料的形成和積累任務納入各課題組之中，列為科研人員的職責之一。課題開始之初，就可將科研項目歸檔說明發(fā)送到課題組中，明確歸檔的范圍和歸檔要求，增加檔案管理制度的透明度，使科研人員目標明確、任務清楚，在科研過程中，自覺而有條不紊地去組織科研材料的形成和積累，做到把形成的每一份科研材料都能隨時地裝進材料積累的袋中，從而保證歸檔材料的齊全、完整。

2.加強對企業(yè)科研檔案的跟蹤管理

檔案人員應加強科研項目檔案的跟蹤管理，將科研項目檔案的收集和整理與科研工作的進度相結(jié)合，編制檔案收集監(jiān)控計劃。了解項目進展計劃，與科研管理部門緊密配合，共同進行階段性檢查和每個年度課題項目中期的檢查工作。及時掌握各階段項目的完成情況、數(shù)據(jù)和材料的形成情況、預期形成的文件資料和課題組下一步的工作安排等，指導、監(jiān)督和檢查課題組有關人員開展檔案的預立卷工作，對合格的科研檔案可以進行預驗收的工作，對于不合格的，可及時提出要求和整改的意見，從而完成科研項目檔案形成全過程的控制，做到歸檔工作的層層落實，使每個環(huán)節(jié)既是下個環(huán)節(jié)的基礎，同時，又控制和制約著前一個環(huán)節(jié)，最終達到企業(yè)科研檔案收集歸檔的及時、準確和完整的目的，從而實現(xiàn)科研檔案規(guī)范化和科學化的管理。

3.積極開展科研檔案的開發(fā)工作，提高科研檔案的利用率

保管科研檔案的最終目的就是為了將來的再利用，積極開展科研檔案的開發(fā)工作，加強對科研檔案開發(fā)工作認識，提高科研檔案的利用率顯得尤為重要。企業(yè)科研檔案的開發(fā)工作應包括以下幾項內(nèi)容：

一是科研檔案的編目排序工作。企業(yè)科研檔案的信息含量很大，涉及專業(yè)領域非常廣，而一般企業(yè)科研人員通常只查閱企業(yè)科研檔案中的很小的一部分信息，這對企業(yè)檔案信息查全率和查準率提出了較高的要求。因此企業(yè)科研檔案管理人員必須根據(jù)利用者的不同需求，分析有關科研檔案信息，進行編目和排序。如我公司在科研檔案管理中，積極開展了科研檔案的編目和排序工作，我們按照企業(yè)科研檔案的分類原則和方法，結(jié)合企業(yè)科研檔案信息的主題內(nèi)容和載體形式，確定了科研檔案的有關標識，并利用計算機輔助管理系統(tǒng)進行相關條目的著錄工作，編制了必要的檢索工具。通過這項工作，一方面有效存儲了企業(yè)價值較大的科研檔案信息，以便企業(yè)科研人員隨時查找和利用；另一方面也方便了檢索，提高了企業(yè)科研檔案信息的查全率和查準率；同時又對企業(yè)的科研項目進行了重新的有效梳理和統(tǒng)計。

二是對科研檔案信息進行深層次加工，有效開展科研檔案編研工作。企業(yè)科研檔案的編研工作可分三個層次，即一次信息的編研、二次信息的編研和三次信息的編研。一次信息的編研，我們也可以稱之為淺層次的編研，它是在不改變科研檔案的原文和原圖及數(shù)字基本內(nèi)容的基礎上進行的。二次編研是在淺層次編研工作基礎上，將分散在不同項目、不同種類和不同載體中的企業(yè)科研信息，按照一定的方式和方法進行重組，也就是說，通過摘取企業(yè)科研檔案中有價值的信息，并將其系統(tǒng)化。如我公司近幾年，根據(jù)企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展的需要編寫了《科研項目和引進項目簡介》、《產(chǎn)品介紹》等編研材料，這些編研材料不僅具有為利用者提供檢索的特點，同時還具有提供企業(yè)科研檔案原件精華的功能。三次編研是一種較高層次的編研工作，即是針對一定的課題，以企業(yè)科研檔案信息為素材，開展的企業(yè)檔案的編研工作。如我公司根據(jù)企業(yè)安全生產(chǎn)的需要編寫的《煤礦沖擊地壓防治簡介》。還有在我公司檔案館保存的文書檔案中有一部分建國后經(jīng)濟建設方面的檔案史料，在這些檔案史料里，記載著企業(yè)經(jīng)濟建設的具體政策、成就、經(jīng)驗以及經(jīng)濟管理活動的措施、方法等。我們通過深層次地開發(fā)和研究這些檔案史料，起草了有關專題報告，提供給了企業(yè)領導和相關部門作為參考，為企業(yè)有關工作的開展奠定了基礎。

三是采取多種方式提供科研檔案信息服務。目前，我公司已經(jīng)實現(xiàn)了檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡化的管理，檔案信息服務采取網(wǎng)絡查詢、電話調(diào)檔和紙質(zhì)借閱等多種形式相結(jié)合的方式，利用者不但可以在公司檔案館，還可以在集團公司的各個終端，在檔案館授權(quán)后進行查詢，科研檔案的查全率、查準率大大提高，科研檔案在企業(yè)的安全生產(chǎn)、經(jīng)濟建設等方面都充分發(fā)揮了作用。

4.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，造就復合型人才

企業(yè)科研檔案收集難度大，這就要求企業(yè)科研檔案管理人員既具有良好的職業(yè)道德，熱愛本職工作，樹立科研檔案管理直接為科研人員服務的理念，又要針對企業(yè)科研檔案專業(yè)性強、內(nèi)容復雜、載體類型多樣等特點，加強學習，具有多學科的知識和熟練的業(yè)務技能，并在企業(yè)科研檔案開發(fā)工作中勤于思考，不斷總結(jié)經(jīng)驗，從中找出新規(guī)律、新特點，樹立超前服務、主動服務的意識。特別是在當今的網(wǎng)絡時代，企業(yè)檔案管理者還應熟悉和掌握有關現(xiàn)代管理的技術和手段，使科研檔案管理工作順應企業(yè)和社會發(fā)展要求。

作者單位：北京京煤集團有限責任公司檔案館