關于境外檔案工作“以人為主”管理策略的思考

摘要：隨著中國石油企業國際化戰略的加快，國際化經營規模持續擴大，境外企業和境外項目（以下簡稱境外單位）日益增多，檔案工作作為境外單位基礎工作的重要組成部分，其重要性也日益突出。由于境外單位在政治環境、地域環境、制度環境及文化環境上與國內有很大不同，檔案工作一直存在諸多管理難點。本文針對這些管理難點提出實施以人為主的管理策略，以期對境外單位檔案工作起到參考作用。

關鍵詞：境外檔案 難點 策略

境外檔案是境外單位的重要知識資產和核心信息資源，在維護權益，特別是贏得法律訴訟、規避合同風險等方面發揮著重要作用。境外檔案工作為境外單位提供了可靠的信息資源保障，在服務國際化經營上發揮著重要作用。同時，境外檔案工作也是加強境外單位內部管理和控制的重要基礎，是檢驗境外單位整體管理水平的抓手。

一、境外檔案工作的管理難點

（一）政治環境上，石油企業境外單位大多分布在政局動蕩、社會治安混亂、自然環境惡劣、恐怖活動和局部戰爭頻發的國家和地區，很難保證檔案管理軟硬件上的基本要求。大部分國家基礎設施落后，辦公環境很差，幾乎沒有合格的檔案工作條件。

（二）地域環境上，石油企業境外單位點多面廣，分布在多個國家和地區，分散在多個基地和現場，文件流轉形式多樣，管理稍有疏忽，就易造成文件檔案流向不清。

（三）法律環境上，境外檔案工作會遇到所在國法律問題。為保護本土就業機會，石油企業境外單位所在國勞動法對外籍員工數量有著嚴格的限制，很難建立一支相對專業、穩定的境外檔案管理隊伍，導致檔案管理往往不夠規范。

（四）文化環境上，石油企業境外單位較多分布在非母語英語國家，文件檔案記錄的文字往往涉及多語種問題。這些外文文檔如果得不到及時翻譯，就容易造成利用上的困難。

二、境外檔案工作的管理策略

鑒于境外檔案工作的特殊性和復雜性，實施以人為主的管理策略，強調人在境外檔案工作中的作用，是突破境外檔案管理難點的有效途徑。

（一）人員到位，健全檔案工作組織體系

石油企業總部應加強對境外單位的領導，按照我國檔案工作“統一領導，分級管理”的原則，在不違反所在國法律前提下，對境外檔案工作實行統一管理；境外單位應明確檔案管理工作第一責任人，建立健全檔案工作機構和隊伍，實現機構和人員的一體化。具體有兩種方式：一種是有條件的境外單位設立檔案部門，配備檔案工作人員；條件欠缺的單位指定兼職檔案員，在業務上受上級業務部門指導；另一種是，境內總部設有專門的檔案部門，將檔案人員分配到各境外單位中，全程參與項目管理。境外單位應根據自身的特點選擇適合自己的模式，依托人員，為境外檔案工作的有序開展提供可靠的組織和行政支持。

（二）責任到位，建立檔案工作監管機制

1．強化檔案人員業務培訓。針對石油企業境外單位所在國對外籍員工勞務簽證的嚴格限制，以及嚴峻的政治、安全風險，同時為提高海外業務國際化程度，境外基層檔案隊伍一般都是兼職人員。一方面，人員輪換頻繁。受通訊條件和時差的制約，總部與境外單位之間的業務咨詢與交流受到影響。另一方面，境外檔案工作對人員素質要求又非常高，要熟悉項目管理流程、懂得所在國語言，而且要掌握文檔管理專業知識。所以做好檔案培訓工作是培養檔案人員檔案意識、提高檔案人員業務素質、規范企業檔案管理的有效途徑。

2．強化檔案工作績效考核。境外檔案人員往往身兼數職，工作強度高、壓力大；加上崗位隨時可能調整，檔案人員很難把精力完全投入到檔案管理中去，造成了諸如文件積壓、歸檔不及時、移交手續不健全等問題。實施全面的檔案工作考核機制，將本單位檔案工作考核成績納入本單位檔案管理工作第一責任人和檔案人員的個人績效考核中，可以有效提高單位和個人對檔案工作的重視程度，有效提高檔案人員的工作效率，從而進一步實現企業整體的檔案工作目標。

（三）措施到位，把握檔案工作關鍵環節

1．控制風險。由于境外突發事件和不確定因素很多，存在檔案流失風險、實體攜帶風險及庫房安全管理風險，一旦出現問題，就會造成不可挽回的損失。因此，境外檔案工作要強化對風險的控制，制定詳細的風險管理策略和應對措施，尤其要確保每個節點的控制和責任都落實到人。

2．強化收集。境外人員的頻繁流動造成檔案經常處于動態變化之中。做好收集工作除了要針對境外檔案管理制定單獨的歸檔范圍，明確重點檔案外，還要注重采取隨時收集、跟蹤收集、定期收集、重點收集“多管齊下”的收集方式，確保檔案的齊全完整。尤其是跟蹤崗位輪換的人員，及時收集和交接他們的文檔，確保文件收集不留死角。

作者單位：中國石油天然氣集團公司辦公廳

中國石油天然氣勘探開發公司總經理辦公室