

摘要:隨著我國經濟社會的不斷發展,對既掌握文件檔案管理專業知識和技能,又具備深厚文化歷史功底和較強行業業務能力的復合型應用型中高端專業人才的需求日益旺盛和迫切。人才的成長規律和高等專業教育的規律決定了文件檔案管理復合型應用型中高端專業人才的培養,主要應當依靠高等學校舉辦的專業碩士學位研究生教育。為此,我國應盡快創建文件檔案專業碩士學位研究生教育。本文探討了我國舉辦這項專業學位研究生教育的必要性和可行性,提出了舉辦這項教育的基本設想。
關鍵詞:文件管理 檔案管理 專業碩士學位 研究生教育
從20世紀末期開始,我國高等專業教育體系中開始出現以培養應用型、復合型中高級專門人才的專業碩士學位研究生教育,現在這項專業教育得到迅速發展。截至2009年底我國已經設立了工商管理碩士(MBA)等38種專業碩士學位,到2010年末,我國有專業學位授予權的培養單位509個,累計招收專業碩士學位研究生超過100萬人。2010年專業碩士學位研究生在校生人數已經達217446人, 占全部在校碩士研究生總數的17%①。按照國家學位與研究生教育部門的規劃,到2015年,我國將實現碩士研究生教育從以培養學術型人才為主向以培養應用型人才為主的戰略性轉變②。經過數年來比較深入的調查和研究,我們認為,我國經濟社會發展需要大批量培養的文件檔案管理中高端復合型應用型專業人才,完全適用于通過專業碩士學位研究生教育培養,我國應盡快設立文件檔案專業碩士學位研究生教育。舉辦這項專業教育符合社會需求,順應了文件檔案管理復合型應用型中高端專業人才成長的規律,符合高等專業教育的內在邏輯,同時,我國高等學校也完全具備舉辦這項專業碩士學位研究生教育的基本條件。
一、我國經濟社會發展亟需培養大批
文件與檔案管理中高端專業人才
(一)文件檔案的價值實現依靠科學的管理
文件與檔案幾乎是與人類社會文明歷史同步發展起來的。經過數千年的演變發展,今天的文件檔案已經成為具有多重性質和多重社會功能的事物。它們既是人類信息溝通的工具,又是人類社會文化歷史發展進程的真切記錄,人類文明傳承的重要載體。在信息社會,還是人類持續創造物質與精神財富所依托的三大資源(原材料、能源、信息)之一的信息資源的重要組成部分。文件與檔案的多重社會功能,使其在我國經濟社會發展中具有不可替代的重要價值,無論是國家還是地區,無論是社會組織還是個人,幾乎所有的社會活動都與文件檔案相伴。人們在政治交往、經濟交易、文化交流、生產生活中鄭重表達意愿、傳播正式消息、建立正式關系、溝通情況、建立互信需要它們;人們為了保存社會記憶、傳承文明、延續歷史文化需要它們;人們在信息社會以信息作為社會財富之源展開的廣泛而深刻的創造性活動中則更加需要它們。
面對越來越廣泛的社會利用,面對幾何級數量膨脹③給文件檔案長期留存和有效利用帶來的一系列挑戰,文件檔案的科學管理問題愈發顯得必要和重要。怎樣對文件檔案的形成和產生效用的過程實施合法、有效的監督控制、組織協調,以確保其真實、完整、可信、可靠;怎樣對文件檔案實施周到細致的“保管料理”措施,確保其持久有序、可得、可用,已經成為人們從事相關社會活動必須認真考慮和有效處置的重要問題之一。以至于今天世界范圍內的各種社會組織幾乎都要制定和實施專項管理策略,世界各主要國家都需要制定和實施專門的國家戰略,來強化對文件檔案的科學管理。
在中國共產黨的領導下,經過改革開放30多年的歷程,我國經濟社會發展達到了前所未有的水平,經濟總量躍升世界前列,社會進步幅度為世界矚目。在未來更加輝煌的發展進程中,無論是作為信息溝通的工具,作為文明傳承的載體,還是作為創造社會財富的資源,文件檔案都會大有用武之地。同樣不變的是:要使這種預期成為現實,必須加強對它們的科學管理。更為現實的是,隨著現代信息技術的發展和廣泛應用,特別是電子化文件檔案的大量形成和廣泛應用,文件檔案管理工作的復雜度和難度越來越高,對管理工作科學化程度的要求也就越來越高。
(二)文件檔案科學管理需要大批人才
在我們為提高文件檔案科學管理水平的所有努力中,建設一支高水平的管理人員隊伍是重中之重。因為文件與檔案是人類社會活動的產物,是“人工品”,旨在實現并放大其功能效用的文件檔案管理活動的主體也是人。這就決定了人對文件檔案管理水平的高低具有決定意義的影響,決定了建立一支高水平文件檔案管理專業人才隊伍的必要性。
我們認為,高水平文件與檔案管理的主要標志是:1)有效駕馭文件與檔案,使其能夠真正成為人們現實社會生產、生活的有利工具;2)最大限度地有效留存保管對文明傳承有價值的文件檔案,形成完善的社會記憶,滿足當今和后代人們的各種利用需求;3)使文件檔案信息具備可被有效利用的充分條件,可以隨時隨地被人們投入創造物質財富和精神財富的社會生產活動中,成為事實上的社會資源,滿足人們的物質和精神文化需求。
我們知道,要真正使高水平文件檔案管理成為事實,難度是非常大的。首先就需要作為管理主體的人比較充分地認識文件檔案形成和產生有效性的客觀規律性。以此為依據,人們才能采取行之有效的管理措施,實現預設的管理效果。而實際上,受多種復雜因素的制約,人們對這種客觀規律的認識,對各種各樣管理措施的開發和應用都遭遇了重重困難。逐漸發展形成的復雜性、技術性,以及人們對效率和質量的追求,使古代的文件檔案管理就成為專門性很強的活動,成為不經專門教育訓練就很難勝任的社會職業。隨著文件檔案被社會廣泛應用,特別是從主要應用于政務處理發展到幾乎涉及人類社會生產生活的所有領域,人們已經形成了對它們的普遍依賴性,這就不可避免地使文件檔案管理活動的專業性越來越強。特別是在現代信息技術迅速發展和廣泛應用的直接推動下,文件檔案的數量日益增長、種類愈加繁多、內容日益復雜、載體愈加脆弱,文件檔案管理的難度越來越大、專業化程度越來越高,也就越來越需要掌握先進的知識和高素質的文件檔案管理專業人才。
必須指出的是,電子文件、電子檔案的問世和迅速形成的廣泛應用,加深了文件檔案管理的專業性,加劇了社會對高水平文件檔案管理人才需求的急迫性。
20世紀80年代以來,隨著信息技術的飛速發展、信息化進程的不斷加快,電子文件正以其史無前例的龐大數量、繁多種類,極大的便利性、經濟性,以及它們對社會生活真切反映和普遍聯系所成就的內在質量,廣泛和深刻地影響與改變著人類社會生活的幾乎所有領域。
美國從20世紀90年代起,政府電子文件數量高速增長。在克林頓政府時期,白宮工作人員開始使用多個電子文件管理系統,產生的電子文件有總統備忘錄、文件和日記以及上百萬份的電子郵件,國務院也有多達幾千萬條以電子形式存在的外交信息。而布什政府產生的電子文件存儲量為1億GB,是克林頓政府時期的50倍。截止于2007年,美國國家檔案館已經保存了包括國會、法院、總統辦公室、總統委員會和將近100個辦公署、部門、分支機構及其承包商的將近100億份電子文件(records)。目前,美國、加拿大、澳大利來、新西蘭、日本、新加坡和大多數歐盟國家已經基本實現了無紙化辦公,開始全面邁向電子文件時代。
我國雖然信息化建設起步稍晚、整體水平還不高,但電子文件數量增長速度同樣十分驚人。根據我們的調查,2006年我國中央機關及其直屬企事業單位生成的電子文件數量比2005年增長了18.9%,電子文件數量占文件總數的72.7%,49%的受訪單位生成的電子文件數量占文件總數的50%以上,14.3%的受訪單位生成的文件全部為電子文件。48%的受訪單位認為未來5年,50%以上的文件將僅以電子文件的形式存在。目前,我國已經有四川省、上海市等多省市制訂規定,停止收發無密級、普發性紙質公文,代之以電子公文。
縱觀世界各國,電子文件飛速增長與廣泛普及已是不爭事實,電子文件全面取代并超越紙質文件將是必然趨勢。電子文件取代紙質文件,引發了人類歷史上記錄方式的第二次變革。這次變革及其影響的程度遠遠超過了第一次變革——紙質文件取代以甲骨、簡牘、獸皮、樹葉等原始材料作為載體的文件。紙質文件取代原始載體文件是以一種實體文件取代另一種實體文件;而電子文件取代紙質文件,是以一種“虛擬”文件取代一種實體文件。實體的紙質文件看得見、摸得著;“虛擬”的電子文件不但無法觸摸,而且還須借助計算機系統才能可視。紙質文件是穩定的、永久的、靜態的、消極的、固定的、嚴格的;電子文件是不穩定的、非永久的、動態的、積極的、交互式的、流動的、可變的。因而,傳統文件檔案學理論指導下的紙質文件檔案管理原則、技術、方法根本無法有效管理電子文件。傳統文件檔案管理人才的知識結構也根本無法有效應對電子文件帶來的挑戰。
當前,由于缺乏電子文件管理的理論知識與專業人才,世界上的數字遺產面臨著消失和失傳的危機。例如,原民主德國(東德)產生的包括行政文件、農業文件、勞工資料、監獄登記冊、人事案卷在內的成千上萬份電子文件,在德國統一之后,由于原東德和西德計算機技術標準的不一致而不能讀取,雖經全力搶救也無法挽回,造成了東德歷史的一段空白。美國白宮2003年3月至2005年10月產生的500多萬封機密電子郵件“不翼而飛”。因軟硬件升級,法國國家檔案館保存的許多舊格式的電子文件無法讀取。我國近年來也出現不少因電子文件丟失而造成歷史文化財富損失的事故。因此,為防止數字遺產的流失與歷史文明的斷層,我們應該大力培養滿足電子文件時代的文件檔案工作要求的現代文件檔案管理專業人才。
實際上,在電子文件、電子檔案沒有大規模出現之前,社會各方面就已經面臨高水平文件檔案管理人才的短缺問題。不管是黨政機關,還是企事業單位,幾乎都認為自己的管理機構缺少高水平的“筆桿子”(不是簡單的會寫作,而是懂業務、會管理、精通公文處理與管理之道的高手);不管是因缺乏有效證據憑據而在行政訴訟中敗訴的行政機關,還是準備上市但卻遭遇“企業內部控制”不合法律規范而苦惱無措的企業單位,幾乎都會認識到自己敗就敗在缺少文件檔案管理的高手;不管是必須依法行政的政府部門,還是同樣必須依法理事的社會團體、政黨組織、科研院所、各類學校,以及各種以營利為目的企業組織,幾乎都對法治社會所要求的基于證據的管理感到茫然不適,而其中的根本原因之一,依舊是缺乏這種管理模式所需要的文檔控制行家里手。電子文件檔案的出現,無疑進一步加劇了文件檔案管理人才短缺現象。
由于目前我國還沒有相關的統計口徑,我們也缺乏權威性統計調查的可能條件,因此,我們可能無法非常精準地回答社會各方面究竟缺少多少高水平文件檔案管理人才,但如下簡單分析形成的結論也許依舊是有一定說服力的:
我國目前有各類企業1000萬余家,有一定規模的事業單位達130余萬家,縣級以上的黨的領導機關,以及各類型國家機關也數以萬計。如果這其中10%以上的單位缺乏高水平文件檔案管理人才,那么,這個人才缺口就要“數以百萬計”。
(三)我國高水平文件檔案管理人才培養狀況不容樂觀
我國經濟社會發展形成了對文件與檔案管理人才需求已經是一個客觀的現實,但與此相關的人才培養教育現狀卻令人擔憂。最根本性的問題是:由于目前我國相關的教育體系存在結構性的缺陷,致使應當由高等學校培養的懂業務、會管理、精通文件檔案的高水平復合型專業人才,沒有得到培養。
目前我國文件與檔案管理高等專業教育的現狀是:沒有形成專門的文件管理教育;檔案管理專業教育層次包括本科、學術型碩士研究生、學術型博士研究生教育,招生規模都不大,本科生教育全國有31所高校開設,年均招生1100余人,學術型碩士研究生教育全國有20余所高校開設,年均招生210余人,學術型博士研究生全國有5所高校開設,年均招生20人左右。
與此相對的是,我國各行各業對文件檔案管理人才的需求旺盛。據國家檔案局的統計,目前我國僅各級檔案局和各級各類國家檔案館的從業人員就達10萬之眾,加上各級各類黨政機關、人民團體、企事業單位檔案部門的90余萬檔案工作人員,全國的檔案從業者規模已經達到百萬人。但是,目前這支隊伍中,有大學專科以上檔案高等專業教育經歷的不足20%,從無任何檔案專業教育培訓經歷的,在40%以上。文件管理人才需求旺盛與供給短缺的情況實際上比這種情況更加嚴重。
文件檔案管理工作對工作人員的高素質、高能力要求,與他們實際受教育程度的低下形成了尖銳矛盾,也就形成了社會各方面對文件檔案管理人才的旺盛需求。一個重要的標志是,我國檔案管理專業每年畢業的千余名本科生、二百余碩士生、二十余博士生,受到整體已呈飽和態勢的畢業生就業市場的熱捧。據我們的統計,在許多專業畢業生已經為生計擔憂的情況下,2005至2007全國31所高校檔案學專業本科畢業生平均就業率依次為96.2%、96.3%、95.5%,平均每年96%。這遠遠高于2007全國各高校各專業大學畢業生平均70%的就業率。我們的統計調查還表明,各高校檔案學專業本科畢業生就業率在本校各專業就業率排名一般都在前五名之內,不少學校進入前三名。這也反映當前和未來一段時間內社會對文件檔案管理專業人才的需求比較旺盛。
上述情況告訴我們,社會對文件檔案管理人才有廣泛的需求,但目前我們高等專業教育體系卻基本上無法滿足這些需求。這里既有教育規模太小,造成人才供給不足的問題,更有人才規格和素質能力不符合社會需求而形成的專業教育質量和效益低下問題。
一方面,文件管理專業教育的空白使社會根本就不能指望從高等學校畢業生中找到適用的人才,勉強從相似專業(中文、文學等)中找到的畢業生,因基本上不通業務、不會管理、更不精通文件檔案而不得不重新在實際工作中“回爐”鍛煉培養,這也就是為什么幾乎所有單位都要“筆桿子”,都要“文檔控制主管”,但在幾近飽和的高等學校畢業生就業市場,不管用怎樣的調門大喊,卻應者寥寥的根本性原因;另外一方面,檔案管理專業教育應當在培養文件與檔案管理人才方面有一定優勢,但是,我國的檔案高等專業教育基本上不是復合型、應用型教育,本科畢業生懂檔案粗通文件,但知識結構能力結構不是復合型的,缺少“業務”基礎和社會閱歷,碩士和博士研究生是以培養科研工作者為己任的,畢業生的知識和能力結構也不是復合型的,更不是應用型的,他們往往嚴重缺乏實際動手能力和應用性知識,難以勝任實際管理工作。對于到手的畢業生,用人單位普遍感覺與期望值相比,人才的實際適用狀況不佳。
由此可見,我國的高等專業教育基本上無法滿足社會對復合型、應用型中高端文件檔案管理人才的需求。
二、培養造就文件與檔案管理高水平專業
人才隊伍的主要途徑,是開展文件檔案
專業碩士學位研究生教育
(一)專業碩士學位研究生教育更適合文件檔案管理高水平專業人才培養
從高級專業人才成長的規律看,培養復合型、應用型文件檔案管理專業人才的方式是多樣化的,但目標明確、系統正規的高等專業教育,特別是專業碩士學位研究生教育將是主要方式。因為這樣的教育與復合型應用型人才成長規律相契合;與專業化訓練的規律相契合;與大規模人才需求的實現規律相契合。同時,這也是美國等發達國家文件檔案管理人才培養的重要經驗之一。
首先,在現代社會,要培養大批中高端人才,最經濟也是最合理有效的途徑,就是依靠由高等學校提供的正規的專業教育。如前所述,我國需要一大批,而不是一小部分文件檔案管理人才,這就決定了培養和造就這支隊伍的任務,必須依靠和只能主要依靠正規的、可大量造就人才的現代高等教育來完成。“師傅帶徒弟”的方式,“自我學習、自我轉化”的方式,“短期培訓”的方式都不可能迅速培養造就出大批適用的文件檔案管理中高端人才。
其次,社會需要的文件檔案管理人才是以專業化、復合型、應用型、高層級為特點的,這類人才的成長規律決定了正規的現代高等專業教育的必要性。只有正規的高等教育,特別是正規的專業碩士教育才能為他們的成長提供基本條件。“專業化”是指文件檔案管理活動是一項專門程度很高的管理活動,從事這項活動的人必須是掌握一整套復雜的專門理論、專門知識、專門技能的專業化人員;“復合型”是指從事文件檔案管理工作的人員必須既懂信息技術,又懂文件檔案管理,既懂本行業務,又懂信息技術與文件檔案管理方法的實際應用的。知識結構和能力結構單一的人根本無法勝任文件檔案管理工作;“應用型”是指這些文件檔案管理人才主要從事的工作不是科學研究性質的,而是具體的實際管理工作,他們的知識能力必須適合特定社會職業甚至是具體崗位的需要;“高層級”是指真正的文件檔案管理者所從事的活動是具有重要意義的活動,他們必須勝任具體的文件檔案管理工作,同時還必須具備勝任組織內部決策管理層工作的潛質。在現代社會,培養這種專業化、復合型、高層級人員的途徑主要是開展正規的高等專業教育,特別是專業碩士學位研究生教育。
由高等學校提供的正規的專業教育,在專業訓練方面,比職業培訓、自我學習和師傅帶徒弟方式有不可比擬的優勢。這種優勢不僅表現在系統性上,更表現在有效性,特別是持久有效性方面。高等學校提供的專業訓練更注重基礎性,注重為訓練對象提供基本專業知識、基本專業能力、基本專業技能、基本職業素養的訓練,訓練對象所獲得的主要是更具有持久價值,甚至是可以終身受用的東西。這一特點使它在培養文件檔案管理中高端人才的過程中具有更加特殊的價值。因為文件檔案管理者所需要學習和掌握的專業知識基本上是現代社會更新速度較快的知識,這就決定了對文件檔案管理者來說,掌握捕獲這些知識的基本能力比學習這些知識本身重要得多。而學校正規專業教育正可以在很有限的時間里,幫助他們養成這種具有持久價值的基本能力、基本素養。
第三,在有限的時間范圍內培養出大批復合型高級人才只有靠專業碩士學位研究生教育。文件檔案管理中高端專業人才的知識結構、能力結構是復合型的,只能在技術、業務、管理某方面單打一的人是無法勝任的。而要在有限的時間范圍內培養出大批這種復合型人才顯然只有靠現代高等專業教育,而且是其中的專業碩士學位研究生教育。因為無論靠職業培訓,還是靠兩年制、三年制、四年制的本科教育、學術型研究生教育,都不可能使一大批人同時學習和掌握幾個專業的知識與能力,而在學生已經系統接受某一個專業的本科教育基礎上實施的專業碩士教育,則完全有條件在有限的時間內為培養對象搭建起具有復合優勢的知識結構和能力結構。
(二)我國已經具備開展文件檔案專業碩士研究生教育的基本條件
實際上,經過十幾年的建設與發展,我國一部分重點高等學校已經具備成功舉辦文件檔案專業碩士教育的基本條件。
新中國檔案專業人才培養始于中國人民大學檔案學院。為了加快建設國家規模的檔案事業,提高檔案干部的業務水平,在周恩來總理的關懷和直接過問下,1952年中共中央辦公廳、組織部和宣傳部決定委托中國人民大學開辦檔案學專業。1952年11月,中國人民大學專修科檔案班正式開學。1953年7月,中國人民大學檔案班被擴大為檔案專修科。1955年4月,根據國務院和高等教育部的決定,在中國人民大學檔案專修科的基礎上,創辦歷史檔案系。同年9月招收四年制本科生。
20世紀80年代以來,我國檔案學專業教育呈現了快速發展、多層次發展的特點。目前已經形成了一個能夠培養本科、碩士到博士的多層次、多形式的日益完善的檔案學專業教育體系。經過二十多年的發展,我國文件檔案管理的學科建設和人才培養,特別是研究生教育己取得了顯著成績。全國已具備了一批勝任文件與檔案管理專業教學與科學研究工作的師資隊伍,積累了較豐富的教學經驗,取得了一大批科研成果和教學成果。有這樣一個基礎,我國文件檔案專業碩士教育的建立和發展就有了一個堅實可靠的保障。特別是以中國人民大學、武漢大學、南京大學、中山大學、四川大學、山東大學、南開大學等為主體的一部分全國重點高校,已經形成了較強的學科整體實力和辦學能力,具備舉辦文件檔案專業碩士學位研究生教育的基本條件。
1.這些高等學校都具有較長時間開展文件檔案管理高等專業教育的經歷,已在多年文件檔案管理專業的專科教育、本科教育、碩士研究生教育、博士研究生教育實踐中積累了豐富的教學及教學管理經驗。
2.這些高等學校大都在近些年來進行了開展文件檔案專業學位碩士研究生教育的初步嘗試,大多數院校已經就該專業碩士學位教育的培養目標、培養模式、課程體系、教學方式等方面進行了大量細致的調查研究和初步設計。明確了社會對文件檔案管理人才的要求,初步規劃出適應需要的文件檔案管理人才的基本知識結構和能力結構,明確了專業碩士學位研究生層次文件檔案管理專業教育的基本定位,建立了該專業的課程體系和基本課程內容體系,有些院校已經形成并開始在原學術型碩士研究生教育中試行專業學位碩士研究生的教學方案。
3.這些高等學校已建立起比較完善的文件檔案管理教學課程體系。文件檔案專業學位碩士研究生教育需開設的學科基礎課、專業基礎課、主要專業課均已具備設置條件。不管是技術性的,還是管理性的,絕大多數課程已經在現有的有關專業中開設。由于這些院校均為綜合性大學,都有著門類比較齊全完整的學科專業背景,這就給文件檔案專業碩士學位研究生教育的發展提供了堅實有力的依托,為拓展培養對象知識領域和發展其行業業務能力的課程教學提供了強有力的支持。
4.這些高等學校經過幾十年的發展,已經形成了一支以中青年教師為主體的,年齡結構、職稱結構、學位結構、專業結構比較合理的,能基本勝任專業教學任務的專任教師隊伍。這支教師隊伍的規模、質量水平,完全符合開展專業碩士教育的需要。特別需要指出的是,由于文件檔案管理學科具有鮮明的應用學科性質,因此,這些院校的教師普遍注重在教學和科研活動中密切聯系實際,與社會上相關的黨政機關、企事業單位有著緊密的聯系,形成了一大批具有重要直接應用價值的科研成果。這就為文件檔案專業碩士教育課程的高質量確立了基本保證。
5.這些院校各門主要課程的教學已經形成了比較系統、齊全的教學環節安排方案,相關課程教學、主要教學環節所需的課件、資料、教案、教科書等資源完全可以保證有效供給。
6.這些院校已經普遍具備了開展文件檔案專業碩士教育所需要的相關實驗設備條件,不需要國家投資,至少不需要較大規模的投資,就可以為學生開設所需要的全部實驗科目。
根據以上分析可以看出,盡快在我國創建文件檔案專業學位碩士研究生教育,不僅是必須的,更是可行的。這項教育,完全符合大批量培養以專業化、復合型、高層級為特點的管理人才成長的內在規律。換一句話說,大批量專業化、復合型、高層級文件與檔案管理人才,必須而且完全可以主要通過高等學校開辦的專業學位碩士研究生教育來培養,舉辦文件檔案專業學位碩士研究生教育既是社會的需求,同時也完全符合高等專業教育的規律。
* 本文系教育部人文社會科學重點研究基地重大項目(2007JJD870219)項目成果之一
注釋:
①中國學位與研究生教育發展年度報告課題組,中國學位與研究生教育發展年度報告 2011.中國人民大學出版社,2011.12
②2010年9月18日,國務院學位委員會印發 碩士、博士專業學位研究生教育發展總體方案(學位〔2010〕49號)
③[美]T.R.謝倫伯格著,黃坤坊等譯.現代檔案——原則與技術.北京:檔案出版社,1983
參考文獻:
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2.國務院學位委員會關于印發 碩士、博士專業學位研究生教育發展總體方案 的通知(學位〔2010〕49號)
3.中國學位與研究生教育發展年度報告課題組,中國學位與研究生教育發展年度報告 2011.北京:中國人民大學出版社,2011
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作者單位:中國人民大學信息資源管理學院