可視化復(fù)雜的Excel數(shù)據(jù)

微軟的Excel可以幫助我們收集和整理大量的數(shù)據(jù)，精心設(shè)計(jì)的表格還可以幫助我們進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析。不過(guò)，僅通過(guò)行或列中的數(shù)據(jù)，很難直觀了解數(shù)據(jù)的變化趨勢(shì)，更不可能一目了然地發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)變化的模式。雖然我們可以借助傳統(tǒng)的Excel圖表來(lái)解讀數(shù)據(jù)，但是傳統(tǒng)的圖表會(huì)占用較大的版面，而且對(duì)于一行或者一列數(shù)據(jù)的表現(xiàn)能力較差。事實(shí)上我們有更好的方法直觀地表示一系列數(shù)值的趨勢(shì)（如季節(jié)性增加或減少、經(jīng)濟(jì)周期等），這就是Excel 2010中提供的迷你圖功能。

迷你圖是一種單元格中的微型圖表，占用的空間非常小。它能夠以清晰簡(jiǎn)潔的圖形化表現(xiàn)形式，顯示相鄰數(shù)據(jù)的變化趨勢(shì)。通過(guò)在數(shù)據(jù)旁邊插入迷你圖，可以讓數(shù)據(jù)的變化趨勢(shì)馬上變得一目了然。雖然將迷你圖直接置于其數(shù)據(jù)旁的單元格并非強(qiáng)制性要求，但這是一種好的做法，可以讓我們更容易地掌握迷你圖及其與基礎(chǔ)數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，當(dāng)數(shù)據(jù)發(fā)生變化時(shí)，我們可以立即在迷你圖中看到變化。此外，除了為一行或一列數(shù)據(jù)創(chuàng)建迷你圖之外，我們還可以通過(guò)選擇多個(gè)與基礎(chǔ)數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)的單元格來(lái)創(chuàng)建多數(shù)據(jù)的迷你圖。

迷你圖是Excel 2010的新功能，在Excel 2007和其他更老版本的Excel中，Excel 2010工作表中的迷你圖將無(wú)法被顯示出來(lái)。不過(guò)，所有迷你圖在工作表中仍然會(huì)被正常保存，并且當(dāng)再次使用Excel 2010打開(kāi)工作表時(shí)迷你圖不會(huì)損壞。

Excel 2007和其他更老版本的Excel用戶，如果希望使用迷你圖功能來(lái)展示數(shù)據(jù)和數(shù)值變化的趨勢(shì)，則可以用Sparklines for Microsoft Excel（sourceforge.net/projects/sparklinesforxl/）或者條件格式來(lái)代替。在下面的介紹中，我們也會(huì)簡(jiǎn)單介紹條件格式如何表現(xiàn)數(shù)據(jù)的變化趨勢(shì)以及傳統(tǒng)圖表的相關(guān)知識(shí)。

步驟

傳統(tǒng)圖表 選擇數(shù)據(jù)區(qū)域并單擊功能區(qū)中“插入”選項(xiàng)卡的圖表選項(xiàng)，即可生成各種圖表。

圖表類型 單擊“插入”選項(xiàng)卡“圖表”中的“其他圖表”可以選擇一個(gè)更吸引眼球的圖表類型。

使用迷你圖 選中準(zhǔn)備插入迷你圖的單元格，單擊功能區(qū)“插入”選項(xiàng)卡“迷你圖”中的“折線圖”，“創(chuàng)建迷你圖”對(duì)話框出現(xiàn)后使用鼠標(biāo)拖動(dòng)選擇生成迷你圖的數(shù)據(jù)區(qū)域，選擇后單擊“確認(rèn)”按鈕，迷你圖將出現(xiàn)在我們選擇的單元格中。

創(chuàng)建迷你圖組 選擇一個(gè)迷你圖以及其他準(zhǔn)備創(chuàng)建迷你圖的相鄰單元格，單擊功能區(qū)“開(kāi)始”選項(xiàng)卡“編輯”中的“填充”按鈕，并選擇填充方向。這樣就可以讓其他的單元格參照已創(chuàng)建的迷你圖自動(dòng)創(chuàng)建迷你圖。

調(diào)整分組選項(xiàng) 通過(guò)功能區(qū)的“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡可以對(duì)選中的迷你圖組類型、樣式以及坐標(biāo)軸的數(shù)據(jù)生成方式進(jìn)行統(tǒng)一的修改。

添加顏色效果 右擊單元格，選擇“設(shè)置單元格格式”，在“數(shù)字”選項(xiàng)卡中可以設(shè)置單元格如何顯示負(fù)數(shù)，讓正負(fù)的數(shù)值更容易區(qū)分開(kāi)來(lái)，這也是一種有利于表現(xiàn)數(shù)據(jù)變化趨勢(shì)的方法。

添加條件格式 選擇單元格并單擊功能區(qū)“開(kāi)始”選項(xiàng)卡“樣式”中的“條件格式”，選擇“管理規(guī)則”，在打開(kāi)的對(duì)話框中可以設(shè)定不同條件下單元格內(nèi)容的顯示樣式，我們可以根據(jù)所處理數(shù)據(jù)的特點(diǎn)，設(shè)定更有利于表現(xiàn)數(shù)據(jù)變化趨勢(shì)的條件。

顏色和符號(hào) 選擇數(shù)據(jù)區(qū)域，單擊功能區(qū)“開(kāi)始”選項(xiàng)卡“樣式”中的“條件格式”，選擇“圖標(biāo)集”，此處可以為數(shù)據(jù)添加直觀的顏色或符號(hào)標(biāo)志，這同樣有助于直觀地展示數(shù)據(jù)的變化趨勢(shì)。