更有效地維護Outlook數據

目前的Outlook仍然缺少一些必要的功能，例如聯系人的編輯和整理功能。如果只有區區幾十個聯系人，這或許不算什么問題，但是如果聯系人數量超過500個，情況可能就會截然不同了。

對于同時也使用Excel的用戶來說，有一個非常好的方法能夠有效地整理Outlook的聯系人數據，那就是將聯系人數據導出并利用Excel強大的數據管理功能進行編輯和整理。下面，我們將詳細介紹導出Outlook聯系人信息以及備份Outlook電子郵件文件的方法。通過這些方法我們不僅可以有效地編輯整理聯系人信息，同時還能夠對Outlook的重要數據進行備份。

在Excel中進行編輯

Outlook聯系人信息可以導出為“.xls”文件，在Excel中可以直接打開此類文件進行編輯，文件中的第一行內容是聯系人各項信息的名稱，如果將聯系人信息當作一個數據庫來看，它們就是數據庫的字段，注意不要修改這些名稱和它們的順序，否則在重新導入時我們必須手動設定數據的映射關系才能夠將數據導入到正確的位置。除此之外，我們還可以充分利用Excel的各種編輯功能，例如查找、替換，隨心所欲地編輯聯系人信息。當然，我們沒有必要去修改單元格格式以及字符的顏色，因為這些修改對于Outlook來說都是沒有意義的。

重新導入到Outlook

在重新將編輯好的聯系人信息導入Outlook之前，備份存儲電子郵件信息的PST文件并重新啟動Outlook，在軟件主界面左側的導航欄中單擊“聯系人”，再通過“文件|打開|導入”打開“導入和導出向導”，選擇“從另一程序或文件導入”，單擊“下一步”按鈕，選擇“Microsoft Excel 97-2003”并進入下一步，單擊“瀏覽”按鈕查找并選擇我們編輯好的聯系人數據文件，之后選擇“用導入的項目替換重復的項目”，單擊“下一步”按鈕并選擇導入的目標文件夾為“聯系人”，再進入下一步單擊“完成”即可。

步驟

打開導入和導出向導 在Outlook左側導航欄中選擇“聯系人”，單擊“文件”菜單，選擇“打開”，單擊右側的“導入”。

指定格式 選擇“導出到文件”并單擊“下一步”，選擇文件類型為“Microsoft Excel 97-2003”并再次單擊“下一步”。

指定內容和目標 選中“聯系人”作為需要導出的目標，并在下一步單擊“瀏覽”按鈕，選擇導出數據的存放位置和文件名稱。

使用標準配置 通過“映射自定義字段”按鈕可以修改聯系人數據字段的對應關系，一般用戶并不需要進行修改，可以直接進入下一步單擊“完成”按鈕導出數據即可。

壓縮PST文件 返回Outlook，右擊左側導航欄中的“Outlook數據文件”，選擇“數據文件屬性”，在對話框的“常規”選項卡中單擊“高級”按鈕，在打開的對話框中單擊“開始壓縮”按鈕對存儲電子郵件信息的PST文件進行壓縮。

備份PST文件 注意上一步驟中“文件名”輸入框中的內容，里面包含PST文件的所在路徑，關閉Outlook，打開Windows資源管理器創建此文件的備份副本。

使用Excel篩選 在Excel中打開導出的聯系人數據，我們可以充分利用Excel的各種編輯功能，例如通過功能區中的“排序和篩選|篩選”選項來尋找滿足特定條件的聯系人。

查找和替換 在功能區中通過“查找和選擇|查找”或“查找和選擇|替換”打開“查找和替換”對話框，單擊“選項”可以切換到高級模式的查找與替換窗口，這里可以更輕松地從聯系人中找出特定的目標，例如重復的聯系人。