辦公軟件技巧

1/PowerPoint 2007/2010/

修改打印幻燈片的模式

在日常工作和生活中，我們有時需要將老師或同事的PowerPoint幻燈片打印出來使用。需要注意的是，由于幻燈片上的文字通常比較精簡，默認情況下使用一張A4紙打印一張幻燈片不僅浪費，而且非常不美觀。

其實，在PowerPoint 2007/2010的打印設置中，我們可以方便地修改打印模式。按下[Ctrl]+[P]打開“打印”對話框，在“設置”命令組中選擇“講義（每頁9張幻燈片）”，如果幻燈片以文字為主，而且采用了白底黑字的設計風格，那么建議大家同時選中“幻燈片加框”選項。然后根據(jù)實際情況選擇是否“雙面打印”，紙張方向一般情況下應該選擇“橫向”。

不過，如果覺得每頁打印9張仍然顯得有些浪費的話，還可以在打印機屬性中設置每頁打印更多的幻燈片。例如，惠普LaserJet P系列打印機就在打印機屬性的“完成”選項卡中提供了每張A4紙打印16頁的選項，如果使用雙面打印的話，同一張紙就可以打印32張幻燈片了。

需要注意的是，雖然不同品牌打印機的設置方式可能不太一樣，但是在安裝了最新驅動程序的情況下，一般都可以在打印機屬性設置頁面中找到相關的選項。

2/Outlook 2010/

學會使用或棄用建議的聯(lián)系人

我們有時候需要給尚未添加到聯(lián)系人列表中的新email地址發(fā)送郵件。大部分情況下，沒有必要專門手動地將該email地址添加到聯(lián)系人列表中，因為Outlook默認情況下會將這些收件人的地址收集起來，生成一個“建議的聯(lián)系人”列表，我們只需要隔一段時間檢查一次該列表，然后根據(jù)需要將他們從“建議的聯(lián)系人”拖拽到“聯(lián)系人”中或者直接刪除即可。

但是，“建議的聯(lián)系人”功能可能會在同步聯(lián)系人數(shù)據(jù)時出現(xiàn)問題，因為有的郵件客戶端會認為“建議的聯(lián)系人”也是Outlook地址簿的一部分。為了解決這個問題，可以選擇“聯(lián)系人”，然后切換到“文件夾”選項卡，選擇“文件夾屬性”，在彈出的對話框中切換到“Outlook通訊錄”，然后取消“將此文件夾顯示為電子郵件通訊簿”的選中標記，點擊“應用|確定”按鈕即可。

如果不希望啟用“建議的聯(lián)系人”功能，，我們可以點擊“文件”選項卡，然后點擊“選項”，在彈出的對話框左側導航欄中切換到“聯(lián)系人”，在“建議的聯(lián)系人”命令下，取消“自動將不屬于Outlook通訊簿的收件人創(chuàng)建為Outlook聯(lián)系人”的選中標記，最后點擊“確定”按鈕即可。