高校檔案館服務體系的構建

摘要：高校檔案為高校的發(fā)展起到不可低估的作用，而且隨著檔案管理工作的不斷完善，其對高校的發(fā)展也會起到越來越重要的作用。因此，新時期，如何完善高校檔案館服務體系，更好為高校、為教學科研等工作服務，是值得思考的現(xiàn)實問題。

關鍵詞：高校檔案館；服務體系；

[中圖分類號]：G270[文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139(2012)-08-0210-01

新時期，高校檔案館要想應對時代的挑戰(zhàn)，做好檔案的服務利用工作，逐步實現(xiàn)檔案館信息服務的網(wǎng)絡化、現(xiàn)代化和檔案館信息數(shù)據(jù)庫建設的標準化、規(guī)范化，最大限度地實現(xiàn)檔案資料的價值，就必須構建合理的高校檔案服務體系。

1、樹立以服務為導向的檔案館工作理念

新時期，只有樹立了正確的檔案館工作理念，把握高校檔案服務工作的方向，才能有力地推動和促進高校檔案服務工作。具體而言，首先必須轉(zhuǎn)變服務理念，從被動單一的模式中走出來，從思想上提高認識，變被動為主動，一方面，“以人為本”的觀念應始終貫穿于檔案服務的全過程，另一方面，要進行換位思考，設身處地為使用者著想，以超前的意識、超前的服務贏得廣大檔案利用者的滿意。只有這樣，才能有力地推動和促進高校檔案服務工作，使高校檔案工作在服務學校建設發(fā)展中得到提升和發(fā)展。

2、加強檔案資源建設，做好高校檔案服務工作

豐富的資源是做好檔案服務工作的根本，也是實現(xiàn)檔案工作以人為本的保障。因此，要積極開展檔案收集工作，及時主動地收集、整理各項重大活動及重大事件的文字、聲像、照片、圖片等檔案，把真正具有保存價值的文件材料收集進館，確保檔案收集齊全、完整、準確。同時，應加強檔案接收工作，積極主動與學校各部門溝通、交流，建立專門檔案。同時，要重視檔案資源的現(xiàn)實利用，加強檔案利用工作的力度，因為為學校和社會提供檔案服務利用才是高校檔案工作的根本所在。

3、加強對檔案館的宣傳

高校檔案管理的作用日益凸現(xiàn)，高校檔案管理工作也逐漸被人們所重視。為了將檔案館里豐富的館藏資源有效地加以利用，這就要求檔案館做好宣傳工作，使廣大師生/員工和各界社會對高校檔案管理狀況有更深的認識和了解。因此，要借用現(xiàn)代營銷理論來解讀高校檔案管理中的服務問題。首先，使檔案工作者樹立檔案服務營銷意識，積極主動地將檔案館藏對外宣傳。其次要通過校報、廣播、校園網(wǎng)等媒體加強宣傳教育，使高校師生支持檔案工作。此外，高校檔案館應該建立檔案館主頁和自己的服務器，借此使利用者在網(wǎng)頁上獲得有價值的信息，同時也促進檔案館的宣傳。而且可以緊密結合廣大師生需求實際，舉辦一系列專題檔案展覽，向全校師生宣傳檔案，介紹學校重大的教學、科研成果。總之，加強檔案宣傳是高校檔案館服務體系建設亟待加強的方面。

4、高校檔案館服務社會化

高校檔案館保存大量的教學、科研、行政管理等活動中直接形成的有保存價值的文字、圖片、聲像等歷史記錄，如何使其適應社會日益增長的文化需求，這是我們每一位檔案工作者應該認真思考的重要課題。筆者以為，高校檔案服務要面向社會，面向公眾，擴大檔案服務范圍，實現(xiàn)檔案資源的最大限度的開發(fā)利用，這是高校檔案館自身存在和發(fā)展的必由之路。首先應樹立開放觀念，確立為社會公眾提供檔案信息服務的目標，并將其作為檔案館重要的任務和職能之一來抓。同時，加強檔案資源特色化建設，根據(jù)學校的實際情況，建設具有高校檔案信息特色的數(shù)據(jù)庫，為進行社會化服務提供信息保障。此外，在利用檔案信息服務范圍及服務方式方面，開展多層次、全方位的信息服務，比如，可以通過傳真、郵寄、電話以及網(wǎng)絡等多種形式開展檔案信息提供服務，這是實現(xiàn)檔案館服務社會化的重要途徑。

5、加強高校檔案服務設施建設

首先，新時期，高校檔案管理應借助檔案信息數(shù)字網(wǎng)絡化的有利條件，把各種檔案信息實施數(shù)字化整理、分類，建成各類數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，在此基礎上設立電子閱覽室，并盡快建立計算機檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。同時，檔案館要從硬件、軟件兩方面著手添置一些基礎設施及設備，以適應檔案上網(wǎng)的需要，滿足社會、學校對檔案信息的需求。而且要完善高校檔案管理的服務基礎設備設施，滿足不同顧客的差異化需求。也要加強高校檔案館間的合作，整合高校檔案信息資源，在高校之間建立起計算機網(wǎng)絡平臺系統(tǒng)，在各高校配置相互連通的先進的通信基礎設施，分別形成一個內(nèi)外兼?zhèn)涞母咝?nèi)部局域網(wǎng)和與外部相連的多層網(wǎng)際網(wǎng)結構，讓利用者以最少的時間和精力獲取所需的檔案信息，實現(xiàn)共享。

6、建設一支高水平的檔案服務隊伍

新時期，要完善高校檔案服務體系，隊伍建設是當務之急。因此，要加強高校檔案工作隊伍建設。首先，高校檔案管理部門要優(yōu)化檔案管理人員知識結構，加強對檔案專業(yè)人員的教育和培訓，掌握現(xiàn)代信息技術和其他方面的知識、技能，提高檔案管理人員的業(yè)務水平和現(xiàn)代化管理技能以適應高校素質(zhì)教育的需要。一方面，要求檔案管理工作人員樹立正確的服務意識及服務態(tài)度，用熱情的服務來吸引廣大檔案利用者。另一方面，要不斷更新知識結構，提高檔案管理人員的工作能力和工作水平。此外，學校檔案館應建立公平、公正、高效的選人用人機制，為高校檔案事業(yè)做大做強提供有力保障。此外，要盡可能地創(chuàng)造條件鼓勵檔案館員外出接受繼續(xù)教育或參加檔案管理培訓及各種學術研討活動，使其了解高校檔案管理的最新動態(tài)和最新技術，不斷更新自己的檔案管理知識與技能，同時也開闊了視野，以便日后更好地做好檔案管理工作。

總之，高校檔案信息作為高校教育事業(yè)發(fā)展的“歷史印記”，在高校發(fā)展進程中發(fā)揮著重要的作用，而且這種作用會隨著高校的發(fā)展顯得越來越突出。因此，要從高校和館藏實際出發(fā)，不斷完善高校檔案館服務體系，為使用者提供多途徑、多方式的檔案信息服務。

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