高校院系教務檔案管理存在的問題及改進建議

教務檔案是院系在一系列的教學活動過程中直接形成的文字、圖表、相片、音像等的歷史記錄，是高校教學工作的特殊資源，具有非常重要的信息參考價值和借鑒功能，既可以用來了解院系教學管理工作的過程、成效和管理水平，亦可以輔助教學實踐、教學管理及教學研究等工作的開展和改革。高校院系教務檔案管理是教學整體工作的一個重要組成部分，是教學常規管理工作的有力支撐桿，也是教學工作的信息庫，優化檔案管理對促進教學工作的發展有著極為重要的指導意義。

一 院系教務檔案管理的現狀及存在的問題

1 檔案管理人員對檔案工作的重視不足，缺乏歸檔意識

目前，大多數高校院系檔案員均為兼職檔案員，從事的主要工作并不是檔案管理工作，在檔案管理方面投入的精力較少，而且較多檔案員是為了應付上級指派的任務臨時擔任兼職檔案員，并未接受過系統的檔案專業知識和技能培訓，僅能在低水平的層面上按“想當然”的辦法進行管理，對檔案管理工作缺乏一個基本的系統認識。此外，由于檔案的使用頻率不高，存放的空間有限，多數檔案因短時間內不被用到而被隨意存放，檔案管理工作者忽視了對教務文檔的積累、歸檔，管理意識較為淡薄，很大程度上限制了檔案管理的發展。

2 院系教務檔案標準化、規范化工作有待提高

調查中發現，約40％的院系教務檔案管理不規范，教務文檔資料收集不齊全，材料缺失情況嚴重，特別是遇到部門人員調動或辦公室搬遷等，往往造成有些重要資料或者有保存查考價值的資料散落丟失，導致有些該用的資料無從查證，影響了日常工作的連接性。紙質存檔材料格式不規范，缺乏分類與編目，沒有及時做好材料的銷毀工作，而電子文檔缺乏必要的鑒定與整理，無法充分發揮便捷、迅速查找和利用的功能。紙質檔案材料的存放較為凌亂，如個別院系將學生考卷按課程分類捆扎后存放，極易出現遺失遺漏的現象，保存檔案的光盤、磁碟等材料也得不到妥善的保管，容易喪失作為存檔價值的意義。

3 尚未充分利用電子檔案管理軟件資源

隨著社會的進步和科技的發展，檔案管理也逐漸智能化，較為先進的電子檔案管理軟件也相繼開發出來，具有公文管理，檔案的立卷、編目、檢索、查詢以及統計等功能，不僅可以使檔案管理人員擺脫部分繁重的手工操作，而且還能使檔案查詢更為簡便，用途更為廣泛。裝備電子檔案管理軟件后管理員只需要根據軟件提示要求將材料錄入或掃描進數據庫即可，日后查閱起來省時又省力，可以大大提高工作效率，節省了人力物力。但現階段較多高校檔案管理人員并未接受過專業培訓，對軟件使用并不熟悉，沒有認識到軟件帶來的優越性，加之部分管理員怕麻煩，缺乏耐心，認為檔案管理并不重要，而且使用頻率也不高，導致檔案管理軟件的作用的發揮在很大程度上被限制。

二 對優化檔案管理的建議

1 增強檔案管理人員的管理意識，提高檔案管理人員的綜合素質

高校應重視檔案管理工作，大力宣傳檔案管理的重要性，增強檔案管理人員的服務意識。檔案管理人員不僅要有高度的責任感，自覺意識到所從事工作的重要性，將做好檔案工作看成自己應盡的義務，還要有吃苦耐勞、樂于奉獻的精神，必須樹立一種良好的職業道德。此外，檔案管理人員還要有扎實的檔案管理的理論知識和實踐技能，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業知識，開拓視野，加強對外交流，及時獲取國內外先進檔案管理動態，優化知識結構，提高綜合素質，才能做好教務檔案管理工作，真正提高自身的素質和管理水平。在檔案管理人員加強自我能力提高的同時，高校應多渠道多方位地為管理人員提供各種學習和交流機會，如開展座談交流會、邀請專家開設講座、參觀并學習其他優秀院校的教務檔案管理工作，真正做到“走出去，引進來”，提高檔案管理人員的綜合素質。

有效的檔案管理工作，能夠為高校的教學創造良好的外部環境。首先，檔案管理有利于整個學校管理工作的規范，這就包括對學生學籍檔案的管理，對教師個人履歷的管理，使學生在高校學習的過程中的成長有一個明確的記錄，同時也能夠確保師資力量的優秀。學生和老師是高校教學工作中的主要參與者，通過檔案管理使得二者在高校這個環境中有歸屬感和責任感，有利于教學水準和學習興趣的提高。其次，檔案管理能夠保留大量的科研學術資料，這種專業資料的保留和歸檔，無論是對于學生還是對于教師都是一種知識的財富。通過檔案管理保留下來的這些資料，對于后來的教學工作有著重要的意義，它是一個學校構建可見科研學術氛圍的一個重要歷程。高校教學不僅僅是一般知識的傳授，它有一個更重要的職責就是引導學生勇于創新，高校教學的目的是為社會培養和輸送更多的具有創造性的人才，這就需要高校重視自身科研活動的建設，只有在濃郁的學術科研氛圍中培養出來的學生，才可能掌握更加專業和全面的學科知識。這是檔案管理服務于教學工作的另一個直接體現。

2 進一步完善檔案管理制度，切實加強檔案管理

為使高校檔案管理工作有章可循，檔案管理工作必須以檔案學理論為指導，嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》等法律、法規，并結合《普通高等學校檔案管理辦法》等規定，進一步完善檔案管理制度，確立院、系兩級檔案管理體制，明確院、系兩級管理權限與責任。另外，根據學校相關教學檔案管理規定，務必做好教務檔案的收集、整理、分類、歸檔、編研和管理工作，將教務檔案管理工作納入常規工作的范疇，保證院系教務文件資料及時、完整地歸檔，定時做好材料的鑒定、銷毀工作，嚴格執行檔案歸檔、借閱等管理制度，確保院系教務檔案材料的完整性，保證教務檔案的開發利用價值，進一步明確院系在教務檔案管理的職責，使院系教務檔案管理真正走上制度化、規范化的道路。

3 掌握現代化管理技能，運用現代化技術，充分利用高校檔案管理軟件資源

教學檔案的管理應與時俱進，重要的是將“死檔案”變成“活檔案”，將“文字檔案”變成“電子檔案”。電子計算機技術在檔案管理中的運用，可以系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作，能將文件的形成、運行、轉換等各個環節與自動化辦公銜接起來目，而充分運用此現代化科技手段和先進操作管理技術，有效發揮其效能，都迫切需要檔案管理工作者去了解并掌握這些技能。檔案管理數字化及信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作的必然方向。檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大，而利用計算機等現代化手段，則可以收到事半功倍的效果。檔案管理人員應該克服怕麻煩的心理因素，耐心學習如何使用檔案管理軟件，這樣既豐富了檔案管理知識，又加強了現代化管理技能，更為以后更加方便快捷地服務于教學工作打下了良好的基礎。

高校檔案的現代化管理，有一個重要的內容就是高校檔案的信息化建設。信息化建設是信息科學技術革命給檔案管理工作帶來的沖擊和挑戰，傳統的檔案管理工作必須在時代的潮流下重視自身信息化的建設，高科技元素的加入是信息化建設的顯著特征。高校檔案管理工作的信息化建設，要從以下幾個方面來著手：第一，在檔案管理工作中推行計算機的使用。無論是日常的教學工作還是學校的其他管理工作，計算機已經成為使用的常見設備，檔案管理工作要做到為教學服務，在硬件設施和使用工具上首先應該與其他的教學工作和管理工作相配套。第二，自動識別技術的使用。計算機設備只是一種硬件設施的需求，信息化建設除了要對硬件設備進行完善以外，還需要技術的提升，自動識別技術是檔案管理工作今后會大范圍使用的一種技術，這種技術能夠有效地提升檔案管理的工作效率，并且使整個管理工作更加規范，查找起來更加精準，能夠更好地為廣大的學生和老師服務。現代化的檔案管理工作能夠有利于高校教學水平的進步，在新形勢下，高校教學水平的進步也必須重視對各種新技術、多媒體的教學應用，檔案管理工作的現代化，能夠提供給教學工作內容更為豐富的資料，特別是大量數字資料的提供，能夠使教學工作的開展更具有時代性。高校教學水平的提高需要多方面的共同努力，現代化的檔案管理工作能夠有效地促進這一目的的達成。

4 充分調動檔案管理工作者的主動性，變被動管理為主動管理，提升檔案信息化管理水平

首先，要求管理人員應主動加強檔案管理專業理論知識學習，提高自身的素質和管理能力。其次，檔案管理與存檔、歸檔應當雙向溝通：檔案管理者要變被動查閱為主動服務，及時提醒存檔者辦理相關手續，還要定期更新，及時補充信息，建立健全登記制度，確定服務范疇。只有積極尋求向“主動管理”的角色轉變，逐步由“經驗型管理”向“研究型管理”過渡，勇于探索新的管理手段，才能真正從本質上提高教務檔案管理能力。