優化業務檔案管理 促進圖書館創新發展

業務檔案管理是指圖書館及其工作人員在各項活動中直接形成的、具有查考利用價值的文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。圖書館許多工作的開展也離不開檔案管理的支持，做好檔案管理，有利于圖書館工作的交流、提高，促進各項服務工作的更好開展。特別是隨著圖書館評估工作的深入開展，業務檔案管理工作作為圖書館建設的重要環節和現代圖書館評估考核的一個重要方面被人們重新認識，各級圖書館都在加強業務檔案的建設和管理工作。然而，隨著業務檔案管理工作的深入展開，出現了一些有礙于檔案管理和利用的問題，如何優化工作方法手段，解決檔案管理工作中面臨的問題，是各級圖書館必須認真對待的一項重要任務。

1 業務檔案管理在圖書館服務工作中的地位和作用

圖書館業務檔案管理工作對圖書館各項工作來說既是基礎，又是保證。搞好業務檔案管理的根本目的是利用服務。一方面，要完善檢索體系，編制案卷目錄、案卷文件目錄、專題目錄等，同時，還應編輯多種編研檔案，在服務工作中實現檔案的真正價值。

1.1 是圖書館業務統計分析工作的牢固基礎。圖書館各項業務數據的統計工作，并不是一些數字簡單的累加匯總，而是一種科學的方法，通過對一些數字的計算與以往的工作記錄進行比較、分析，找出工作上的優勢與差距，分析原因并加以改善和解決。從中也可以提出新觀點、新思路，引導圖書館服務工作重點的轉移，使圖書館的業務工作穩步有序地向前發展。業務統計分析工作的連續性，是以前面的工作為條件依據，以系統完整的記錄作為工作參考，進行歸納、總結、分析，得出科學的理論依據，用以指導今后的工作更好地向前發展。現代化的檔案管理技術的出現，為業務的統計分析、保存完整的可供參考的檔案利用，提供了方便快捷的途徑。

1.2 是圖書館人力資源建設的可靠依據。在高速發展的今天，圖書館要跟上時代的步伐，引進和培養人才工作是目前正面臨解決的問題之一。如何引進和培養所需要的人才，不是盲目地去做，而是一項有計劃的工作。人才缺乏無法開展工作，沒有目的培養人才，是人才資源的一種浪費，這項工作需要有可依照的檔案資料作參考。比如，本人所在的濮陽市圖書館建立了翔實的檔案資料(即：圖書館人事調動情況編研檔案和圖書館內部各機構沿革情況編研檔案)，配以現代化的檢索工具和手段，建立了人事檔案數據庫。為館領導決策任用、選拔、培養干部及進行機構的崗位設置提供準確、翔實的依據。尤其是事業單位人事改革不斷深化的今天，建立完善的人事檔案管理體系，對圖書館人才建設起到十分重要的作用。

1.3 是深化圖書館服務工作的有力保證。檔案是歷史的原始記錄，同樣，圖書館的業務檔案是在為讀者服務的各項實踐活動中直接形成的文件資料轉化而來。業務檔案如實地記載了圖書館開展各項服務過程中的思路、措施和方法，是各項活動的歷史寫照。在圖書館服務的探索過程中，認真做好圖書館的業務檔案管理，完整和真實地收集、整理、記錄服務工作發展整個歷程的所有文件資料，如，服務項目發展階段的思路、活動過程、組織情況、成果、經驗和教訓等。這些服務的檔案資料，將為圖書館今后工作的發展和建設打下良好的基礎，并提供可靠的信息價值。既對制訂圖書館的工作計劃、檢查和總結服務工作提供了依據，又對推廣圖書館特色服務的先進技術和管理經驗等都有著重要的查考作用。

1.4 是圖書館業務工作評估查考的原始憑證。憑證作用是圖書館業務檔案的本質作用之一，它是從當時當事直接作用的文件或直接產生的效果記錄轉化來的，并非事后為使用而另外編寫的，因此，它客觀地記錄了以往的業務工作和業務活動情況，是令人信服的歷史證據，材料記錄齊全，有利于檢查工作的開展和總結成績與經驗，為今后開展工作和活動提供可靠的科學依據和豐富的參考素材。

1.5 是對新館員和讀者宣傳教育的生動教材。圖書館利用各種館藏數據、讀者數據、管理數據，能全面向新館員和讀者展示圖書館的館情概貌、現代化服務和各項管理目標、方法、效果等，能有效地激發讀者利用圖書館的熱情和需求欲望，是全面向讀者推薦圖書館的第一手資料。利用檔案向新館員介紹圖書館的過去、現在和將來，使他們熟悉圖書館工作，從而更加熱愛圖書館工作。

2 圖書館業務檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理意識不強。長期以來，各級圖書館的業務檔案工作是作為圖書館管理工作的附庸，人們對業務檔案管理工作的重要性普遍認識不足，業務檔案管理工作沒有從根本上得到重視。沒有完善的檔案管理制度，業務檔案管理不規范，隨意性強；缺乏搜集檔案的主動性，建檔不及時；有的工作檔案只是記在腦子里。由此，導致難以做好圖書館業務檔案管理工作。

2.2 檔案管理的設備和技術手段落后。圖書館檔案管理工作的基礎設施、設備條件和技術手段，普遍落后于本館各項業務，檔案從收集到利用得不到應有的基本保障。有礙于提高圖書館業務檔案管理工作的水平，妨礙了圖書館業務檔案管理現代化進程，業務檔案管理落后的狀況難以為圖書館事業創新發展提供快捷、有效的參考咨詢服務。

2.3 館藏檔案結構不合理、檔案信息開發利用觀念薄弱。從檔案種類結構來看，目前，許多圖書館的館藏文書檔案所占比重較大，而以業務檔案為主的特色檔案相對較少，亟待豐富；從檔案載體來看，紙質檔案所占比重較大，其他載體如電子檔案的種類和數量相對較少。從目前的檔案管理發展趨勢來看，這樣的館藏檔案內容和結構，完全無法適應圖書館的業務發展和信息化社會的需要。當前，很多圖書館普遍存在著重管理、輕開發的問題，制約著檔案管理為圖書館發展和建設服務的各項功能的發揮，造成了圖書館業務檔案資源的浪費。

2.4 檔案管理人員的業務素質尚需提高。圖書館做兼職檔案管理員的現象很普遍，缺乏專業知識的學習和專業技能的培訓，檔案人員綜合素質的高低直接影響著檔案管理工作開展，兼職的圖書館檔案管理人員所做的也只是一般的檔案登記、收藏和不夠規范的保管等工作，與檔案管理現代化發展的需要是不相適應的。

3 優化業務檔案管理、促進圖書館創新發展的思路和對策

3.1 增強檔案管理意識。圖書館檔案同館藏文獻資源一樣也是一種寶貴的信息資源，對圖書館工作有很大的參考作用，因此，上至館領導，下至辦公室工作人員，都應該重新認識業務檔案管理工作，從思想上高度重視這項工作。在獲得領導認同的基礎上，逐步將圖書館業務檔案管理工作規范化。筆者認為，從辦公室人員中確定專人負責全館業務檔案管理十分必要，這是做好圖書館業務檔案管理工作的基礎環節。

3.2 健全檔案管理制度。圖書館業務檔案管理業務包括檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案檢索、檔案編研、檔案統計、檔案利用等八個具體環節。如此眾多的環節，如不制定具體的規章制度給予規范，將會使檔案管理工作陷入混亂。因此，為了能使業務檔案管理工作有序開展，就必須建立一套完整的行之有效的管理制度，這是圖書館做好業務檔案管理工作的必要手段，也是前提條件。

3.3 提高檔案管理人員的素質。首先，選擇優秀的檔案管理人員。最好選用思想政治覺悟高、事業心強并有較高學歷的人才，具有檔案專業學歷的人才更好。業務檔案人員一經落實，應保持相對穩定，不要隨意變動，有利于保持檔案管理工作的穩定性和持續性。其次，為使管理水平跟上不斷發展變化的檔案管理工作新形勢，應該不定期對檔案管理人員進行必要的檔案管理專業培訓，讓他們學習新知識、新技術。最后，傳統的管理方式已不能適應現代檔案管理的要求，檔案管理人員要更新觀念，積極掌握計算機和網絡應用技術，以適應檔案電子化和檔案管理工作現代化的發展趨勢。

3.4 優化檔案結構。一方面，圖書館應當重視歷史性檔案資料的收集與整理，這部分檔案是以文字形式直接記錄圖書館重要活動、重大事件的文字材料，對圖書館的發展具有十分重要的歷史和紀念意義。這部分材料由于較為分散、零碎，較難收集和整理，容易被忽視，需要在日常工作中持續關注。另一方面，還應重視非文字資料，如實物、音像、電子檔案的收集與整理。這類檔案資料較之文字資料更生動、更具體、更真實，是比較有價值的佐證資料。根據當前媒介多樣化的特點，應該將電子文件、音像、照片、光盤、獎杯、獎狀等形式的歸檔作為業務檔案工作的重點。這部分檔案是圖書館檔案完整性、系統性的重要保證。此外，注重根據檔案的重要程度和價值大小進行檔案歸檔十分必要，使檔案存放科學合理，節省存放空間，節約管理費用，也便于檔案的查找、開發和利用。

3.5 充分開發利用檔案信息。檔案的開發和利用是各級圖書館業務檔案管理工作的最終目的和歸屬，只有讓檔案信息資源得到充分利用，圖書館業務檔案管理工作才有意義。在開發利用方面，檔案管理人員應做到以下幾點：一是應積極配合館領導決策，根據工作需要及時準確提供相應的檔案資料，為圖書館發展做好服務，實現檔案價值；二是做好宣傳推廣工作，提高檔案的信息利用率。傳統的“重藏輕用”思想，很大程度上，制約著圖書館業務檔案作用的有效發揮。因此，應該更新管理觀念，加強對圖書館業務檔案作用的宣傳，使讀者們正確認識到圖書館業務檔案的價值和意義，提高檔案的利用機會。

3.6 大力推進管理手段的現代化。現代化的管理設備和管理手段是現代化圖書館業務檔案管理工作所需，也是時代發展的要求。實現圖書館業務檔案管理手段的現代化，就是由傳統的人工操作過渡到以電子計算機為中心的現代化管理方法，充分利用電子計算機、文獻數據庫、多媒體技術等現代化設備和手段對檔案進行收集整理、統計分析、存儲、檢索等，最終全面實現檔案的數字化管理。專家指出，要實現檔案管理手段的現代化，應該建立起開放檔案用戶目錄數據庫、圖書館檔案指南資料庫、原文影像資源庫以及史料匯編、專題文件匯編資料庫等四大數據庫，這是管理手段現代化的基礎。

總之，業務檔案是各級圖書館管理工作的基石，業務檔案管理工作不是一朝一夕的工作，而是一個漫長的從觀念到技術再到實際應用的過程，是圖書館基礎建設的一部分。不斷優化圖書館檔案管理方法手段，提高檔案利用率，可以促進各級圖書館整體服務水平不斷邁上新的臺階。