定制化圖書館設備在線管理系統

董曉燕

〔摘 要〕針對目前高校圖書館設備管理的現狀及存在的問題，分析了設備信息的數據特點，以B/S結構實現了定制化的設備管理系統。本系統運用自行定制的模式實現對各種數據預先自定義屬性以及記錄和管理，采用權限分離實現了數據的安全，同時擁有access和SQL兩種數據庫可選擇使用，且將設備采購和管理數據進行無縫連接，更大的提高數據錄入的效率。

〔關鍵詞〕設備管理系統；B/S結構；自定制化；access；SQL

在當前高等教育改革與發展的新形勢下，計算機和網絡技術等帶來的信息化環境以及辦公自動化的普及可以有效的提高辦公效率，節省大量的工作時間，但與此同時，信息化的普及以及計算機的發展讓目前越來越多的國內外單位擁有大量的設備，于是設備的定期統計，維護與維修則成了非常難于管理的一件事情。單靠人工手動記錄設備采購臺賬管理已經是非常困難的事情，當面對日益頻繁的設備動態管理信息，如借用、調動、維修等就更是顯得手足無措，因此而導致設備信息透明度低以及管理混亂使用率低下。有些單位靠購買商業化的通用企業設備管理軟件來解決問題，但是由于其通用性導致本單位的一些特殊性質的設備屬性無法記錄或缺失一些必須的功能，使用率并不高；有些單位則基于自己單位需求制作了資產管理系統，雖然本單位使用方便，卻由于各種設備的獨特屬性和不同的管理方式導致系統無法廣泛使用，而且并不是每個單位都有相應的人力和技術來制作所需的資產管理系統；還有些單位因為設備管理集中，因此管理系統采用單機模式，無法讓更多的管理人員同時進行管理和資產統計。

目前高校的部門分工不同，導致設備資產統一由設備處或某部門購買，相應全面的采購記錄均在設備處等部門記載，但是詳細的使用信息則是在各使用部門內部，造成信息分離導致無法有效地統計和管理，且可能因為校區分散導致資產移用后無法跟蹤記錄，使資產管理更加困難。

因此，設備管理系統要依據國際標準化組織ISO質量管理標準，參考對設備管理的實際需要，對設備的需求、購置、安裝、運行、維護、檢修直到報廢的整個壽命周期進行全過程管理。即從新增設備的申請開始，經過審批、采購、驗收、安裝、移交，以及運行、故障修理、維護保養直到報廢為止，將所有設備管理活動中的信息進行收集、提取、加工，輸入相應的設備管理信息的數據，實現全面詳細的設備管理信息系統。同時，正是由于在設備整個壽命周期運行的過程中充滿了不定性，所以設備管理系統在設計之初就要充分考慮到這些不定因素的可能性，為所有的不定因素預留數據空間，保證設備管理系統能適應各種設備的信息數據并且進行有效完整的錄入管理。因此，設備管理系統要符合一些基本的設計原則。

1 系統的基本設計原則

適用性：按照設備的整個壽命周期全過程進行數據化管理，數據的完整性不僅能夠滿足單位的管理需求，還符合設備在單位的應用流程，可以應用在不同單位記錄各種設備信息，具有廣泛的實用性。

拓展性：系統對設備信息的不定性預留數據空間，保證設備任何不同的數據信息都可以進行數據化錄入管理，實現設備信息的兼容性。

共享性：設備信息檢索頁面支持在線多人訪問，不僅可以使工作人員查找設備信息，還可以檢查設備信息的正確性，方便有效的提供各種設備信息和保證了設備信息的最新正確數據。

安全性：對管理員權限分級，實施管理員權限控制，并且系統前后臺分離管理，對數據的安全性和可靠性提供了有效的保障。

實時性：在線對設備信息的有效操作均可以實時更新，為所有檢索信息者提供了最新有效的數據。

方便性：設備管理系統要操作簡單、界面友好、方便易學，且為了能適應不同單位設備數量的多少，實現多數據庫選擇，可以進行數據庫切換，還可以用模糊檢索等方式檢索出需要的信息以word或excel文件格式導出。簡單易用功能齊全使設備管理系統有了更久的生命周期。

為了在廣闊的網絡范圍進行管理，且客戶端的零維護性，本系統采用B/S（Brower/Server）結構[1]，即瀏覽器/服務器結構。隨著瀏覽器技術的不斷成熟，結合瀏覽器的各種Script語言（如VBScript、JavaScrip等）和ActiveX技術，終端用戶只需要通過瀏覽器就可以實現以前必須用軟件才能實現的強大功能，界面簡單易用，面向不同的用戶群，地域分散，軟件開發難度和維護成本卻降低。在B/S結構中一小部分事物邏輯在前端即Brower下實現，主要事物邏輯在服務器端實現，服務器端安裝數據庫（如Oracle、Sybase、Informix或SQL Server等）軟件，瀏覽器通過服務器與數據庫進行數據交互，實現三層架構。B/S結構不僅使系統維護升級以及功能拓展簡單方便，還開發簡單，共享性強，權限分明安全性高，不同的人員，從不同的地點，以不同的接入方式（如LAN，WAN，WLAN，Wi-Fi，Internet等）訪問和操作數據庫，實現了B/S架構下簡單方便，速度快，效果優的管理系統。

本管理系統客戶端使用瀏覽器，服務器端采用Windows 2000 Server以上版本的操作系統，網頁代碼使用VBScript等，數據庫采用access與SQL Server兼容性選擇使用，且access采用加密技術，方便導入現有的圖書館資產數據以及保證數據庫的安全。其實現模式如圖1：

3 系統功能結構

定制化設備在線管理系統主要功能分為管理員管理模塊，設備基本參數設置模塊，設備采購信息模塊，設備信息管理模塊以及查詢模塊，其功能結構[2]圖如圖2所示，其具體功能如下：資產在線管理系統管理員管理參數設置設備采購管理設備管理查詢及導出超級管理員高級客理員普通管理員設備分類配發部門使用部分采購信息添加采購記錄管理設備信息添加設備履歷添加設備參數修改查詢及統計數據導出圖2 設備在線管理系統功能結構圖

3.1 管理員管理模塊

設置管理人員的權限，共分為3個級別，分別為超級管理員、高級管理員和普通管理員。超級管理員擁有最高權限，不僅可以自行訂制各種設備屬性，添加刪除修改各種設備數據，還可以進行系統初始化，清空數據庫記錄；高級管理員可以定制設備屬性以及對數據進行各種操作，卻沒有初始化系統的權限；普通管理員只能對設備數據進行添加修改，無權進行任何自行訂制以及系統初始化的權限。可以通過此模塊建立新用戶及更改用戶登錄密碼。管理員分級別管理，使得不同級別的管理員擁有不同的使用權限，從而增強系統數據的安全性。

3.2 設備基本參數設置模塊

依據設備數據的特殊性質，分析設備的固定信息和可變信息特點，其中某些信息是不可更改的還具有一定的共性，且會隨著某些設備或者時間的改變這些信息的屬性將進行改變，為了保證數據的統一性和檢索的方便性，在此單獨列出了參數設置模塊，首先將設備的某些固定信息進行先行定制，在以后的錄入中采用下拉框格式進行選擇，保證統一有效的錄入設備數據。本系統將設備的類別、設備發放單位和設備使用單位進行分別定制，且可以隨時進行數據添加修改，在詳細錄入設備的類別，設備發放單位和設備使用單位數據時就可以直接以下拉框進行選擇，在以后需要時，也可以對這些數據進行修改，修改的同時也會在設備詳細信息中自動修改，確保不會因為錄入或修改數據時的各種原因導致這些數據有差異。保證了數據統一的同時也使得在以后的檢索時數據的準確和有效。

3.3 設備采購模塊

設備采購模塊分為采購信息添加模塊和采購管理模塊。采購信息添加模塊為記錄設備采購的各種信息，以便于進行設備信息采購統計和整體設備數據的統一性。在設備采購中記錄的數據要與設備詳細信息中的數據相匹配，同時包括設備采購因由、應用部門、合同信息、設備保修信息和設備供貨商等各種信息。采購管理模塊則是實現對采購信息的查詢、修改和刪除等功能。

3.4 設備管理模塊

包括了設備基礎信息添加，設備履歷添加，設備參數修改3個部分。設備基礎信息添加是詳細記錄設備的各種信息，如設備名稱、設備資產號，設備序列號，價格，型號、類別、供貨公司、詳細保修期、詳細配置以及設備狀態等信息。設備履歷添加則是在對設備基礎信息添加完成后需要對設備整體壽命周期持續跟蹤的記錄，即隨時無限制自行添加設備從分配到使用過程中出現的各種對設備移交，使用對象，維修記錄，借還記錄等信息，且自動列表生成。設備參數修改則是對設備所有管理信息進行修改或者刪除。

3.5 查詢模塊

本模塊集成在系統各個模塊之上，以獨立的網頁集成了設備詳細信息，可以單獨供無權限的訪問者查詢設備的基礎信息和使用信息；也可在設備參數修改和設備履歷添加等功能中以簡單框口出現，便于進行信息查詢。普通訪問者即各部門人員方便查看資產信息同時還可以提供設備的最終準確信息，不過無權管理任何數據。查詢中還可以將查詢數據以EXCEL或者WORD文件格式導出。

4 系統關鍵技術及實現

4.1 數據庫切換

作為一款兼容性強的設備管理系統，要能適應各種情況的數據要求，有的單位需要設備數量不多卻要詳細維護記錄的簡單易用管理系統；有的單位需要設備數量龐大且維護信息繁瑣的支持性強的管理系統；所有的這些要求其實都是針對數據庫來說，簡單易使用的系統可以直接采用access作為數據庫，這樣軟件可以直接發布使用，不需要進行數據庫配置等操作，同時在系統中采用加密技術對access數據庫進行加密保證數據安全就完全能應用于各種數據量不高的單位。繁瑣龐大的設備管理數據可以采用SQL數據庫，需要在發布服務器上安裝相應的SQL軟件并配置相應的設備管理系統數據庫，雖然操作需要一些步驟，但是依托強大的SQL軟件功能，對以后的管理會更方便，安全管理備份管理都會省卻了很多操作。

能兼容實現與兩種數據庫對接的設備管理系統，只要在軟件運行開始定義數據庫類別。首先建立datatype.inc文件。文件內容輸入以下信息：

定義好以后在配置數據庫連接的conn.asp文件中首先執行datatype.inc文件，對數據庫進行判斷，如果是0為access數據庫就進行aceess的數據庫連接的配置，對系統自身攜帶的access數據庫文件進行連接設置，如果是1為SQL數據庫，就與發布服務器的SQL軟件進行連接設置。這樣兩種數據庫基本上就能實現面對各種單位不同的需求。

4.2 采購信息與設備管理信息的無縫連接

設備采購與設備管理是密切相關的，記錄設備相應的采購信息可以更好的了解設備整個的使用周期和維護設備信息。而且將采購信息記錄可以實現批量化錄入相應的設備信息。

采購信息主要包括合同編號、設備名稱、設備類別、型號、規格、價格、數量、采購時間、銷售商等信息，記錄采購信息后會產生同時產生兩份數據：一份數據記錄入采購信息表中；一份數據會根據采購設備的數量產生相應數量的設備數據記錄入一份臨時表中。因為在錄入設備采購信息的時候已經詳細的記錄了設備的各種基礎信息，為了在添加設備基礎信息的過程中減少重復錄入，將這份數據可以直接保存到臨時表中[3]，只有對這些數據進行關鍵字惟一更新后就可以進入正式的設備管理表中進行管理。

4.3 設備變動數據的定制與維護

以往的設備管理系統僅是考慮到將設備的各種基本信息進行錄入和查詢，一旦設備有了各種信息改變，則很難對變動的信息進行進一步錄入和查詢。所以本管理系統將所有可變動的數據與設備基本信息在后臺進行了分離，另外分類管理，前臺統一進行錄入查詢，便于應對各種設備信息的更新與管理。

設備可變動信息主要分為5部分，分別為設備分類、配發部門、使用部門、維護信息和使用信息。

將設備分類單獨列出來是為了方便查詢各種類別的設備信息，也是為了統一設備分類的信息，假如數據錄入的工作人員不同，有的將計算機的分類寫成計算機，有的將計算機分類寫成臺式機，這樣導致以后的檢索等信息可能出錯且數據混亂。

配發部門和使用部門是有可能因為部門的變更或者采購等原因，有的是技術部進行配發使用，有的是辦公室配發，如果出現其他新的部門配發使用，錄入信息的時候可能導致混亂或者查詢不到等情況。

設備分類、配發部門和使用部門作為參數設置功能首先進行初始化定義，同時在系統使用的任何時候都可以添加更新，這些參數在設備基礎信息錄入的時候直接作為下拉框選項進行選擇，方便數據的統一和管理。

設備的維護信息和使用信息是管理設備數據的重要組成部分，這兩部分的信息不同于設備的基礎信息，具有變動性和持續更新性，這些變動和更新的信息也是設備信息中需要重要管理查詢的一部分。針對這個特點，在設備的基礎信息之上，對設備的詳細的使用信息和維護信息進行了后臺獨立建表，建立設備履歷表和設備使用信息表，以設備序列號為關鍵字進行關聯。

設備履歷表包括序號、使用時段、配發部門、使用部門、發送人、接收人。設備使用信息則在設備履歷的任何一個使用時段建立，包括序號、送修時間、送修單位、送修人、接收人、故障現象、原因分析、排除過程、維修結果等項，履歷表和設備信息則通過設備序列號和履歷序號關鍵詞進行關聯。

在前臺設備履歷信息和使用信息同設備的基礎信息一起展現，管理員隨時可進行添加更新。這樣對于設備的維修更換記錄以及使用人使用部門等信息的更新都可以進行詳細的記錄，且可以不用重復添加設備基礎信息，節省了數據重復錄入的繁瑣且對設備的使用信息進行了全面的跟蹤記錄。

5 結束語

本文建立一個簡潔有效，易于實施，兼容性強的圖書館設備在線管理系統。針對目前圖書館的各種設備進行了詳細的跟蹤記錄管理，且能靈活的適應越來越多的不同設備的屬性記錄與管理。本軟件目前應用于圖書館，從設備的采購記錄到設備配發、使用、報廢等一系列的流程都有了詳細的記錄管理，通過用戶管理保證了數據庫的安全，對整體的數據進行查詢統計輸出等處理，且通過修改界面就直接應用于化學實驗室的實驗器材與試劑的管理，應用范圍廣且大大提高了管理效果。

參考文獻

[1]徐百匯，趙鏡紅，瞿少成.基于B/S模式的儀器設備管理系統[J].技術應用，2008，（9）：90-92.

[2]陳德元.設備管理與維修信息系統：原理及應用[M].北京：機械工業出版社，1991：15-75.

[3]高宏，李俊民.ASPNET典型模塊與項目實戰大全[M].北京：清華大學出版社，2012：573-645.

（本文責任編輯：孫國雷）