吉林省科技查新工作存在問題及建議

戚歡 劉小溪 劉宏軍 張海奪

〔摘 要〕文章從查新工作的重要性、工作性質(zhì)及作用角度出發(fā)，闡述了吉林省查新工作的現(xiàn)狀及存在的主要問題，針對問題，提出了提高查新工作質(zhì)量應(yīng)采取的措施。

〔關(guān)鍵詞〕查新工作；服務(wù)質(zhì)量；重要性；吉林省

科技查新（簡稱查新）是文獻檢索和情報分析相結(jié)合的綜合性情報研究工作，它以文獻為基礎(chǔ)，以文獻檢索和情報分析為手段，以檢出結(jié)果為依據(jù)，通過綜合分析，對查新項目的新穎性進行情報學(xué)審查和客觀評價，并撰寫出有依據(jù)、有分析、有對比、有結(jié)論的查新報告。

我國的科技查新工作始于1985年，科技部于2000年頒布施行了《科技查新機構(gòu)管理辦法》和《科技查新規(guī)范》，但是隨著社會發(fā)展和科技進步，《科技查新機構(gòu)管理辦法》和《科技查新規(guī)范》在很多方面已不適應(yīng)科技查新工作發(fā)展的需要，需要進行修改、完善、創(chuàng)新。

1 科技查新工作的作用

1.1 有助于科技管理決策科學(xué)化

目前，科學(xué)研究中學(xué)科劃分越來越細，學(xué)科交叉越來越廣，學(xué)科相互滲透越來越深，給科技管理機構(gòu)在項目立項審查、成果鑒定驗收、項目獎勵評審、新產(chǎn)品申報評審、高新技術(shù)企業(yè)認定等科技管理工作帶來相當大的困難，管理者很難及時、全面、準確、詳實、客觀地掌握和反映待評審項目國內(nèi)外研究現(xiàn)狀、創(chuàng)新水平及發(fā)展動態(tài)，而查新工作恰恰可以通過文獻檢索和情報分析，如實反映項目國內(nèi)外研究客觀情形。在這種情況下，如能完美地做到管理者決策與科技查新有機結(jié)合、相輔相成，就可全面、準確、客觀地進行相關(guān)決策和評價工作。

1.2 有助于創(chuàng)新過程中規(guī)避風(fēng)險

一個高質(zhì)量的查新報告，是建立在一個嚴格進行質(zhì)量管控的查新機構(gòu)、一個行業(yè)內(nèi)頗有見地的管理者，一批優(yōu)秀的查新員和審核員，一套完備的文獻資源系統(tǒng)的基礎(chǔ)上。上述4項基本要素構(gòu)成一個完善的科技查新支撐體系，這樣的支撐體系能確保查新員最大限度地反映待查證項目研究的客觀存在及新穎性所在，從而避免科研人員重復(fù)立項、避免項目研究走彎路、縮短科研周期、規(guī)避知識產(chǎn)權(quán)糾紛、提高企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新進程、加快企業(yè)產(chǎn)品升級換代、促進企業(yè)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整、規(guī)避盲目性技術(shù)與設(shè)備引進等。

2 吉林省查新機構(gòu)分類及基本情況

2.1 查新機構(gòu)的分類

1985年，原省科委確定15家為省、市級科技查新單位，并公布了相關(guān)省、市級科技查新資質(zhì)單位名單。這些單位主要分為3類：（1）以情報所為代表的省、市綜合性情報所內(nèi)設(shè)查新機構(gòu)，人員多以理工科不同專業(yè)背景的查新員為主；（2）以省圖書館為代表的圖書館內(nèi)設(shè)查新機構(gòu)，多設(shè)在大學(xué)圖書館，人員多以圖書管理專業(yè)背景的查新員為主；（3）專業(yè)特點較強的單一專業(yè)查新機構(gòu)，多設(shè)在專業(yè)研究所（院），如吉林省醫(yī)學(xué)情報研究所等，人員多以同一專業(yè)的查新員為主。

2.2 基本工作狀況

2003年以前，我國將查新工作歸為國家科委情報司獎勵辦管理。2003年，隨著國家科技體制改革，國家科委情報司撤銷，同年國家科委取消對全國一級科技查新機構(gòu)資格評審，此后全國科技查新工作處于各自為政，無行政機關(guān)管理的狀態(tài)，科技查新工作依靠各級查新機構(gòu)憑責(zé)任心自律工作，科技查新工作質(zhì)量無人考核，難以維持高質(zhì)量、健康、可持續(xù)發(fā)展。

2004年，在國家科委取消對科技查新工作管理的第二年，國家教育部在教育系統(tǒng)率先恢復(fù)部級科技查新資質(zhì)評審，近年來，發(fā)展勢態(tài)良好，已擁有部級查新機構(gòu)50余家。

2007年，省科技廳對我省15家查新單位進行了重新考核備案，吉林省科學(xué)技術(shù)信息研究所、吉林大學(xué)查新站共10家單位參加了備案。

3.1 查新流于形式，用戶的查新意識淡薄

目前，在各層面普遍存在著“重立項申報，輕立項查新”這一現(xiàn)象。常常是查新委托人在上報材料的最后時刻才想起要查新，甚至有人想上午交委托書，下午就要查新報告，查新質(zhì)量難以管控，人為造成查新失真。

相當一部分人認為：查新報告僅作為科研立項、成果鑒定、產(chǎn)品鑒定等工作中的一個附件，并不看重查新報告對項目國內(nèi)外現(xiàn)狀的分析和項目新穎點的查證及綜合對比分析結(jié)果，僅僅看結(jié)論是否有一個“未見報導(dǎo)”的字樣，只要形式上有個查新報告就行了，項目的研究與查新報告結(jié)果沒有太多直接關(guān)系。

很多用戶委托查新機構(gòu)作查新報告，也僅僅是為了應(yīng)付科研立項、成果鑒定、新產(chǎn)品申請等，更有甚者稱：“到你們這來，就是要你們一個章，簡單查查出個報告得了”，沒有一個認真的科學(xué)態(tài)度。

3.2 查新人員對查新工作的重要性認識不足

有些查新人員為了完成查新任務(wù)，不認真查新，大概檢索一下，僅簡單找出幾篇相關(guān)文獻，就撰寫報告輕視深入分析或者幾乎沒有分析對比，而只是簡單羅列一下所檢到的文獻，然后直接給一個“未見報導(dǎo)”字樣的結(jié)論，導(dǎo)致報告質(zhì)量嚴重降低，給管理者和用戶一種“科技查新工作只是一個簡單化、批量化、定式化，而沒有什么技術(shù)含量流水式體力勞動”的錯誤導(dǎo)向，時間長了，自然導(dǎo)致管理機構(gòu)和用戶對查新工作的不信任，嚴重降低查新工作在用戶心目中的地位和重要性。

一個好的查新員應(yīng)是一個：具有一定專業(yè)特長、熟悉和掌握多學(xué)科專業(yè)知識，具備較高的外語水平、較強計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能力、較高的文章撰寫能力、較高的綜合分析能力的復(fù)合型人才。在工作中，每一個查新員要明確自身在工作中肩負的歷史責(zé)任，真正了解所從事工作的重要性和嚴肅性，明確這一點是作好科技查新工作之根本。

3.3 查新機構(gòu)不注重查新質(zhì)量的控制

一些查新機構(gòu)不注重查新質(zhì)量，質(zhì)量控制流于形式。撰寫報告不認真，有的甚至雇傭不具備資質(zhì)的查新員（如在校大學(xué)生，他們流動性很大，往往剛剛熟悉查新業(yè)務(wù)就畢業(yè)了，總是換新人，難以保證質(zhì)量）查新，有的則是查新員查完文獻，直接由用戶寫對比分析，綜合結(jié)論，失去了科技查新的公正性、客觀性、獨立性、嚴謹性；不注重查全率和查準率，尤其針對國外數(shù)據(jù)庫的購置上往往只在乎成本，不在乎資源的完備，科技查新重中之重是要全面、公正、客觀、嚴謹?shù)胤从炒樽C項目的客觀存在和創(chuàng)新程度，沒有完備、全面的數(shù)據(jù)庫資源很難做出全面、專業(yè)、高水準工作報告。

目前一些查新機構(gòu)報告仍停留在常規(guī)模式，隨著用戶對科技查新意識的增強，用戶對查新工作提出了更高層次的服務(wù)要求。時下科研人員查新，絕不僅僅滿足于一個簡單的查新結(jié)論，而是希望得到相關(guān)領(lǐng)域研究現(xiàn)狀和國內(nèi)外進展的詳細信息，最終通過科技查新指導(dǎo)科研工作，縮短科研周期，少走彎路，避免知識產(chǎn)權(quán)糾紛。這就要求查新機構(gòu)的查新工作要有一個質(zhì)的飛躍，打破傳統(tǒng)的科技查新模式，不斷賦予新時期科技查新的新內(nèi)涵。

3.4 科技查新人員專業(yè)配置不合理

作為綜合性科技查新機構(gòu)，人員配置要盡量考慮各個專業(yè)學(xué)科的分布，由于人員編制所限可能不能完全考慮到各個專業(yè)面，但至少要考慮若干重點和熱點專業(yè)的人才配置，如計算機與通信、物理、光機電、化工、生物、農(nóng)業(yè)、機械、醫(yī)藥、冶金、汽車、航天航空、地質(zhì)地理等。在查新與咨詢工作中作到專業(yè)對口接題，便于和項目人員進行專業(yè)技術(shù)層面的溝通，進而從專業(yè)角度制定準確的檢索策略，作到查全查準；從專業(yè)角度進行深度分析，作到分析到位；從專業(yè)角度進行報告撰寫，作到科學(xué)嚴謹。只有這樣才能大大提高科技查新工作的質(zhì)量和水平。

3.5 特定階段查新工作量巨大

用戶在特定階段，立項查新集中扎堆等因素，要求查新機構(gòu)加急并做到立等可取，不滿足就換查新機構(gòu)。時間緊、任務(wù)重這一現(xiàn)象，目前在全國范圍內(nèi)普遍存在，導(dǎo)致一些不負責(zé)任的查新機構(gòu)，只能草草做查新，草草寫報告，質(zhì)量大打折扣。科技查新是項目可行性調(diào)研報告的精縮板，是腦力和體力勞動有機結(jié)合的產(chǎn)物，是高智商、高體力勞動集合，是一項需要一定時間來完成的高強度、高專業(yè)化、高復(fù)雜度的調(diào)研工作，不能一蹴而就，要經(jīng)過粗檢、精檢、文獻整理、初步分析、多次補檢、綜合分析、精準結(jié)論、報告撰寫等多道程序，才能做到盡可能客觀、準確地反映所需檢索問題的研究全貌。

3.6 查新機構(gòu)無序競爭現(xiàn)狀嚴重

一些查新機構(gòu)為了搶客源，不惜以底價吸引查新用戶，大打價格戰(zhàn)，擾亂查新秩序，致使科技查新不能按正規(guī)化、標準化、質(zhì)量化進行。

4 對查新工作的幾點建議

查新工作應(yīng)緊緊圍繞科技廳中心工作，以為項目管理服務(wù)、為企業(yè)創(chuàng)新服務(wù)、為科學(xué)研究服務(wù)作為工作指導(dǎo)思想。

4.1 應(yīng)提升自身素質(zhì)和技能，提高查新報告的質(zhì)量，努力實現(xiàn)查新工作質(zhì)的飛躍 應(yīng)打破傳統(tǒng)的科技查新模式，不斷賦予新時期科技查新工作的新內(nèi)容。只有高水平、專業(yè)化、深層次的科技查新報告，才能滿足新形式下不同用戶的要求，使我們的查新工作在創(chuàng)新型國家建設(shè)中發(fā)揮作用。

4.2 應(yīng)對科技廳科技立項等重點科技管理工作，加大服務(wù)工作力度 在立項查新、獎勵評審、成果鑒定、高新技術(shù)企業(yè)認定、論文認證等工作中，應(yīng)充分發(fā)揮綜合科技查新機構(gòu)的優(yōu)勢和作用，為科技廳提供正規(guī)化、標準化、高質(zhì)量的查新服務(wù)，為科技管理工作更加科學(xué)化提供全面、準確、詳實科學(xué)的決策咨詢。我所查新機構(gòu)有良好的職業(yè)道德和職業(yè)操守；較高的查新水平；較好的敬業(yè)精神。只有這樣的機構(gòu)才能保證科技查新的公正性、公平性、客觀性、獨立性、嚴謹性，只有這樣的機構(gòu)才能在查新過程中，堅持公道正派，不徇私枉法，不辦人情案。這也是優(yōu)秀查新機構(gòu)、審核員、查新員的最基本準則，也是檢查和衡量合格查新機構(gòu)、審核員、查新員的底線。

4.3 應(yīng)突破常規(guī)科技查新業(yè)務(wù)，拓展服務(wù)新領(lǐng)域

科技查新工作不僅要滿足和適用常規(guī)科技查新，更重要的是應(yīng)緊緊圍繞科技廳中心工作，為科技管理決策服務(wù)、為企業(yè)創(chuàng)新服務(wù)、為科學(xué)研究服務(wù)。查新機構(gòu)應(yīng)跳出傳統(tǒng)思維方式和框架，充分發(fā)揮和利用查新機構(gòu)軟、硬件設(shè)備及文獻信息資源豐富的優(yōu)勢，在科研項目從申請到項目評估、項目鑒定、成果報獎、成果轉(zhuǎn)化、最終產(chǎn)品申報新產(chǎn)品、申報專利、產(chǎn)品技術(shù)推廣、規(guī)避侵權(quán)糾紛、侵權(quán)認定等全過程提供全方位、深層次、多樣化、全鏈條跟蹤服務(wù)。對于重點看好項目應(yīng)給予重點支持，并作為項目主要成員參與到項目組中去。不斷擴大科技查新工作的輻射面。

4.4 應(yīng)盡快建立科技查新門戶網(wǎng)站和網(wǎng)絡(luò)管理平臺

隨著電子政務(wù)和查新工作的快速發(fā)展，建立我省科技查新門戶網(wǎng)站和網(wǎng)絡(luò)管理平臺已成為我所查新工作亟待解決的重點課題之一。該工作第一，可以將我所查新網(wǎng)絡(luò)管理平臺與科技廳科技發(fā)展計劃項目評審專家?guī)煜到y(tǒng)有效鏈接，為科技廳相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提供網(wǎng)絡(luò)化便捷服務(wù)；第二，可以實現(xiàn)用戶遠程網(wǎng)絡(luò)化查新，用戶不必到我所就可以查新，大大方便用戶；第三，該平臺的建立和運行可大大簡化科技查新工作中部分繁瑣的、機械的手工勞動，提高科技查新服務(wù)工作的科技含量。這項工作需人力和財力的支持，這也是我們的困惑所在。

4.5 應(yīng)構(gòu)建全面完整的數(shù)據(jù)庫資源服務(wù)支撐體系

沒有強大的國內(nèi)外數(shù)據(jù)庫文獻資源服務(wù)體系支撐，科技查新服務(wù)很難做到全面、專業(yè)、及時、準確和高質(zhì)量，就不能更好地為科技廳和科研主體提供高質(zhì)量服務(wù)。因此，我所應(yīng)盡快建立健全數(shù)據(jù)庫資源（重點是國外數(shù)據(jù)庫）體系，這樣我們就可以針對科技廳“雙十”工程中重大科技成果轉(zhuǎn)化項目、重大科技攻關(guān)項目；科技引導(dǎo)計劃中的重點項目；科技成果轉(zhuǎn)化促進計劃中科技成果轉(zhuǎn)化、中小企業(yè)創(chuàng)新基金等重點項目進行項目申報前、項目申報中、項目完成后各階段提供全面的跟蹤查新服務(wù)，使項目研究全過程都有強大的國內(nèi)外數(shù)據(jù)庫體系支撐，使項目研究有目標、有科學(xué)依據(jù)、少走彎路、縮短研發(fā)周期。

目前，國內(nèi)外數(shù)據(jù)庫逐年漲價，尤其是DIALOG數(shù)據(jù)庫，到今年10月底DIALOG的CA化學(xué)文摘庫將要停用，這使我們不得不購買CA套餐，一個套餐需七八萬元人民幣；國際會議論文認證系統(tǒng)ISTP系統(tǒng)也逐年漲價； 中文社會科學(xué)引文索引CSSCI數(shù)據(jù)庫作為科技論文認證體系的重要數(shù)據(jù)庫之一是不可或缺的，由于文獻經(jīng)費緊張未購買，造成本中心無此庫可檢索。上述客觀情況僅靠查新收入難以為繼。

參考文獻

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（本文責(zé)任編輯：孫國雷）