檔案信息資源的共建共享

朱淼

檔案信息資源的共建共享是檔案機構根據用戶對社會信息的需求，通過網絡利用計算機、通信、多媒體等先進技術，對檔案信息資源和網絡資源進行綜合協作開發和利用的活動。與傳統的“重建”相比，它更加突出的是合作與共享。檔案信息資源共建共享是信息時代滿足用戶需求，更好地提供服務的必由之路。

一、實現檔案信息資源共建共享的優勢

網絡發展是檔案管理事業實現跨越式發展的契機，是檔案機構深化服務和信息資源共建共享的物質條件。檔案資源共建共享的最終目的是實現信息資源的合理配置和使用，最大限度地為讀者提供方便，滿足其需求，旨在取得最大的社會效益和經濟效益。面對信息的全球化趨勢以及由此產生的信息對人的競爭，只有抓住機遇，利用網絡優勢，不斷形成并完善獨具特色的豐富的檔案管理資源，才能擁有更多的用戶群，謀求檔案事業的長遠發展。

二、我國檔案信息資源共建共享存在的問題

隨著信息技術的飛速發展，我國檔案管理事業也與時俱進，取得巨大的進步，然而在發展的過程中，仍存在著種種問題，主要表現在以下幾個方面。

首先，缺乏合作意識，導致總體競爭力不強。檔案資源共建共享包括兩個層面：建設與使用。檔案建設的能力，建設的規模，使用權限，建設的經費問題都是非常現實而關鍵的問題。實踐證明除了建立一套有效的運行機制之外，還需要一定的操作性和可行性的配套措施。與此同時，條塊分割、各自為政的局面，使得圖書館之間跨部門、跨系統的合作較少，合作的力度、深度、廣度不足。因此，只有加強檔案機構間的合作，統籌規劃，力求協調各種問題，才能提高整體實力，加強競爭力，更好地服務于客戶。

其次，缺乏統一標準，秩序混亂，給資源共享帶來困難。檔案工作標準化是實現網絡文獻資源共建共享的先決條件，由于目前各個檔案機構對文獻的分類、著錄、計算機網絡規劃等方面，往往只考慮本身需求，沒有統一的規范和統一的技術標準，缺乏聯機編目、聯合采購等功能，使一些基礎性工作未能開展，阻礙了網絡化的發展，給檔案機構協作與共建共享造成了很大困難。

再次，檔案信息人員專業素養問題直接影響資源建設效果。目前，我國檔案信息人員素質總體不高，而網絡環境下進行信息資源共享建設則要求必須有檔案信息專業和計算機網絡技術方面的高素質人才，這樣才能與之相適應。

三、有效提高檔案信息資源共建共享的策略

提高對檔案信息資源共建共享意義和作用的認識，建立檔案信息資源的社會全新觀念，從建設戰略資源的高度搞好檔案信息資源共建共享是未來發展的主航道。

第一，加強信息資源共建共享的全局觀念

要實現檔案信息資源的共建共享，就要打破傳統的孤立局面，加強全局觀念，集眾之力，走合作之路，以虛擬化的管理模式為發展目標，以開放客戶的姿態，拓展服務范圍，只有這樣才能建立完備而具特色的信息資源，促進檔案管理事業更好更快的發展。

第二，加強標準化體系建設

信息資源的共建共享意味著系統越開發就要求系統本身具有更高的兼容性和可移植性，這就需要加強標準化體系的建設。否則，檔案信息資源共建共享就失去了基礎保障和可行性。對于數據采集、標引工作以及錄入都要嚴格按照國家標準來執行，以保證在網絡上能夠與其他數據進行互聯互通。除此以外，標準制約著數據庫的規范，保障共建共享的進一步實現。

第三，完善檔案信息資源共建共享的法規制度體系

從檔案信息資源管理的實際出發，盡快制定與之相適應的法律、法規和條例，加快檔案法的制定步伐。對檔案信息資源的社會地位、經費保障、工作流程、行業素養、權利義務等做出明確規定，對其引起的一系列問題制定統一運作的標準規范，有力協調行業間的利益和職責，旨在保證廣大用戶能充分利用公共信息，只有這樣才能更好地調動檔案管理機構的積極性，共同致力于圖書館信息資源的共建共享。

（作者單位：遼寧省葫蘆島市92493部隊88分隊）