南昌大學(xué)共青學(xué)院學(xué)籍注冊(cè)管理中的問(wèn)題與對(duì)策

管慶 陳鳳鳳

學(xué)籍注冊(cè)管理主要是完成學(xué)生在校期間學(xué)籍相關(guān)事宜，是高校教學(xué)管理工作中不可或缺的一部分，是在高要求的環(huán)境下完成的一項(xiàng)高質(zhì)量的繁瑣工作。在教育普及的形勢(shì)下，學(xué)籍管理工作也面臨著巨大的變革。南昌大學(xué)共青學(xué)院創(chuàng)辦于1985年，是一所年輕的大學(xué)。南昌大學(xué)共青學(xué)院的學(xué)籍注冊(cè)管理體系是以傳統(tǒng)的教育體系為依托而沿用的，在進(jìn)行改革時(shí)期我院學(xué)籍注冊(cè)管理存在諸多問(wèn)題，也遇到了前所未有的挑戰(zhàn)。

第一，學(xué)籍注冊(cè)管理相關(guān)規(guī)定較少，近幾年全國(guó)高校學(xué)生學(xué)籍注冊(cè)管理工作有了很大的提高，先后出臺(tái)了各種相關(guān)規(guī)定。但是，我院針對(duì)高校學(xué)籍注冊(cè)管理方面的規(guī)定較少，很大程度上制約了我院學(xué)籍注冊(cè)管理工作的質(zhì)量和水平。

第二，學(xué)籍注冊(cè)管理手段滯后，隨著我院專業(yè)不斷增加教學(xué)學(xué)習(xí)班級(jí)和在籍在校總?cè)藬?shù)不斷擴(kuò)大，運(yùn)用傳統(tǒng)學(xué)籍注冊(cè)管理方法已經(jīng)不能滿足我院自身發(fā)展的需要。雖然我院引用了教務(wù)系統(tǒng)，但不能真正地實(shí)現(xiàn)校園辦公網(wǎng)絡(luò)化，學(xué)籍注冊(cè)管理人員經(jīng)常處于半手工半網(wǎng)絡(luò)化操作狀態(tài)。

第三，學(xué)籍注冊(cè)管理人員素質(zhì)有待提高。高校學(xué)籍注冊(cè)管理是一項(xiàng)掛紅線的工作，它要求學(xué)籍注冊(cè)管理人員在日常管理工作中帶有原則性和準(zhǔn)確性。從目前我院的實(shí)際情況看，我院學(xué)籍注冊(cè)管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)較少，日常事務(wù)性的工作較為繁瑣，這就造成了學(xué)籍注冊(cè)管理人員處理業(yè)務(wù)的效率極其低下。

針對(duì)我院的學(xué)籍注冊(cè)管理工作的實(shí)際情況，以這些狀況作為切入點(diǎn)，找到解決學(xué)籍注冊(cè)管理工作問(wèn)題的方法，使整個(gè)學(xué)籍注冊(cè)管理工作科學(xué)化、制度化、高效化、準(zhǔn)確化。

一、完善學(xué)籍管理制度。

建立新的管理制度是順應(yīng)學(xué)分制的發(fā)展新形勢(shì)下的要求。首先，為提高我院在籍在校大學(xué)生學(xué)習(xí)能動(dòng)性，在學(xué)分制的制度下積極開(kāi)展與南昌大學(xué)經(jīng)管學(xué)院、法學(xué)院等進(jìn)行雙學(xué)位專業(yè)選修、輔修工作，此項(xiàng)工作在校園形成一個(gè)強(qiáng)烈而持久的學(xué)風(fēng)潮。其次，為讓在籍在校大學(xué)生更好地了解自身的學(xué)籍狀態(tài)，我院建立學(xué)習(xí)預(yù)警機(jī)制，加強(qiáng)學(xué)生學(xué)習(xí)的全過(guò)程監(jiān)控。最后，在學(xué)籍注冊(cè)管理工作中，形成良好的規(guī)范。我院學(xué)籍注冊(cè)管理科室從組織、實(shí)施、檢查重新制定一套適合我院實(shí)際情況有效方法。在籍在校學(xué)生對(duì)待自身學(xué)籍問(wèn)題非常敏感并且關(guān)注度十分高，因此學(xué)籍注冊(cè)管理上有任何的變化，都會(huì)使他們的心理產(chǎn)生巨大的波動(dòng)，做出一些過(guò)激的行為。學(xué)籍注冊(cè)管理人員要嚴(yán)格按照所定制度進(jìn)行業(yè)務(wù)管理，形成制度化和規(guī)范化。如學(xué)生申請(qǐng)以下學(xué)籍異動(dòng)：休學(xué)、復(fù)學(xué)，轉(zhuǎn)專業(yè)、保留學(xué)籍、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)，在辦理過(guò)程中手續(xù)是大同小異的，只要查閱規(guī)定中相關(guān)實(shí)施細(xì)則，學(xué)生就可以詳細(xì)知道每個(gè)異動(dòng)的辦理流程，這樣不僅能提高學(xué)籍注冊(cè)管理人員的辦公效率，而且能確保整個(gè)學(xué)籍注冊(cè)管理工作井然有序地進(jìn)行。

二、充分利用現(xiàn)代先進(jìn)的管理手段，讓學(xué)籍注冊(cè)管理走向現(xiàn)代化、科學(xué)化。

隨著學(xué)校辦學(xué)規(guī)模日益壯大，原始的人工管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代管理的理念，必須充分利用現(xiàn)代先進(jìn)的管理手段，讓學(xué)籍注冊(cè)管理走向現(xiàn)代化、科學(xué)化。我院利用先進(jìn)的教務(wù)管理信息系統(tǒng)軟件，讓學(xué)籍注冊(cè)管理走向現(xiàn)代化，同時(shí)加強(qiáng)校園網(wǎng)絡(luò)信息基礎(chǔ)建設(shè)，提高校園網(wǎng)絡(luò)的覆蓋率，促進(jìn)學(xué)院和各系之間的管理信息的共享，保證共享信息安全、準(zhǔn)確。利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)管理手段，與傳統(tǒng)管理模式相比，大大減少不必要的無(wú)效率重復(fù)工作，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍注冊(cè)管理工作的現(xiàn)代化、科學(xué)化。我院根據(jù)教育廳規(guī)定，實(shí)行在籍在校學(xué)生的學(xué)籍電子注冊(cè)。學(xué)籍注冊(cè)管理管理以現(xiàn)代管理手段為依托，確保注冊(cè)數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)，為學(xué)籍電子注冊(cè)工作奠定了良好的基礎(chǔ)。

三、把學(xué)籍管理人員素質(zhì)的提高和管理隊(duì)伍的建設(shè)作為一項(xiàng)常態(tài)工作長(zhǎng)抓不懈。

學(xué)籍管理和其他日常教學(xué)管理有些不一樣，它是政策性非常強(qiáng)的一項(xiàng)工作，不能有半點(diǎn)馬虎。特別是在處理有關(guān)學(xué)生學(xué)籍方面的問(wèn)題，我們要按照學(xué)籍管理有關(guān)規(guī)章制度嚴(yán)格執(zhí)行，稍有粗心很有可能給學(xué)生的畢業(yè)和就業(yè)帶來(lái)許多麻煩。學(xué)籍管理人員作為學(xué)籍管理戰(zhàn)線的先鋒及第一責(zé)任人，要提高學(xué)籍管理綜合水平，就必須多思考，并且不斷學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)好的做法，從而提高自身素質(zhì)及處理問(wèn)題的能力。要成為優(yōu)秀的學(xué)籍管理人員不僅僅要有高度的責(zé)任心和一絲不茍的工作態(tài)度，還要具備系統(tǒng)的理論知識(shí)，組織管理能力，一定的計(jì)劃決策能力和協(xié)調(diào)溝通能力。因此，學(xué)院應(yīng)以提高學(xué)籍管理人員的素質(zhì)為出發(fā)點(diǎn)，經(jīng)常組織學(xué)籍管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)研討，交流經(jīng)驗(yàn)，推廣好的做法，以此提高學(xué)籍管理人員的業(yè)務(wù)技能和管理水平，從而使其能夠更好地適應(yīng)快速發(fā)展的社會(huì)對(duì)學(xué)籍管理提出的挑戰(zhàn)。

四、充分利用現(xiàn)代管理手段，特別是信息化技術(shù)帶來(lái)的便利，推動(dòng)學(xué)籍管理信息化。

隨著我國(guó)高等教育招生人數(shù)的逐年增加，學(xué)校辦學(xué)規(guī)模及專業(yè)類別的不斷擴(kuò)大，單靠傳統(tǒng)的人工管理方法已經(jīng)越來(lái)越難以適應(yīng)發(fā)展的需要，因此可利用現(xiàn)代化的管理手段，促進(jìn)學(xué)籍管理的信息化，提高學(xué)籍管理的效率。我們可以從以下三個(gè)方面考慮：第一，通過(guò)教務(wù)管理信息系統(tǒng)軟件實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理日常工作的信息化；第二，通過(guò)加大校園網(wǎng)建設(shè)的力度，促進(jìn)各系及管理部門之間的信息共享交換，從而使數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)更為可靠、準(zhǔn)確，情況反映及時(shí)、迅速，信息收集客觀、全面，更主要的是可以減少不必要的重復(fù)勞動(dòng)和手工作業(yè)，增強(qiáng)學(xué)籍管理工作的科學(xué)性和有效性；第三，充分利用好學(xué)生信息電子注冊(cè)信息平臺(tái)。教育部推行的學(xué)生學(xué)籍電子注冊(cè)是對(duì)高校陽(yáng)光招生這一“進(jìn)口”的把關(guān)，而學(xué)歷證書電子注冊(cè)是對(duì)高校的畢業(yè)生“出口”進(jìn)行規(guī)范，穩(wěn)抓好這兩條線實(shí)現(xiàn)全程網(wǎng)絡(luò)化的學(xué)籍注冊(cè)管理。

五、加大對(duì)教育部及省教育廳學(xué)籍管理精神及相關(guān)管理制度的宣傳力度。

學(xué)籍管理工作是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，并且它涉及學(xué)生整個(gè)學(xué)習(xí)過(guò)程的方方面面，這項(xiàng)工作直接關(guān)系到學(xué)生切身利益，因此學(xué)校要積極宣傳，讓學(xué)生熟知各項(xiàng)學(xué)籍管理制度。學(xué)校可以通過(guò)宣傳欄張貼、校園電臺(tái)廣播、網(wǎng)上查詢等多種途徑讓學(xué)生了解學(xué)籍管理制度，還可以通過(guò)編印學(xué)籍管理宣傳小冊(cè)和組織學(xué)生座談會(huì)，讓學(xué)生清楚明白《學(xué)籍管理制度》中的學(xué)籍管理規(guī)定，促使學(xué)生自覺(jué)遵守。學(xué)籍管理的對(duì)象是在校的學(xué)生，只有讓他們都了解學(xué)籍管理制度，管理才更有效。