加強醫(yī)院檔案管理的幾點思考

康繼萍

摘 要:醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作的一個重要組成部分。做好醫(yī)院檔案管理對規(guī)范醫(yī)護行為、保障醫(yī)護合法權(quán)益有著重要作用;更能為醫(yī)院管理和發(fā)展提供更好的服務。

關(guān)鍵詞:醫(yī)院檔案管理重要性制度思考

中圖分類號:R197 文獻標識碼:A 文章編號:1674-098X(2012)05(c)-0206-01

醫(yī)院檔案是以病例檔案和醫(yī)院管理檔案為基礎(chǔ),同時包括設(shè)備檔案、圖像檔案、錄音以及錄像等,是醫(yī)院在從事醫(yī)療、預防、科研、教學等活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖標、聲像等資料,是醫(yī)院工作計劃和決策的可靠依據(jù),是指導醫(yī)療實踐并協(xié)調(diào)各項工作正常運行的參考資料。檔案管理是醫(yī)院的一項非常重要的基礎(chǔ)性工作,也是醫(yī)院日常管理工作的重要內(nèi)容。但是,由于管理者檔案意識淡薄,檔案管理制度不健全,管理手段落后,以及素質(zhì)偏低的管理者等現(xiàn)實問題,因此需加強檔案管理人員的培訓,不斷提高檔案管理水平。

1 醫(yī)院檔案管理工作的重要性

在經(jīng)歷的社會實踐活動中,個人或者組織對形成的真實的有價值的歷史記錄稱之為檔案。檔案具有歷史再現(xiàn)的基本特性,可以把真實的歷史面貌呈現(xiàn)出來,查考、研究價值很高。而把醫(yī)院發(fā)展以及建設(shè)的原始記錄和真實再現(xiàn)稱之為醫(yī)院檔案。醫(yī)院檔案記錄的內(nèi)容包括:醫(yī)院的教學、科研、保健預防、藥品登記、醫(yī)療診斷、行政衛(wèi)生等具有價值的管理記錄。醫(yī)院檔案科研通過音像、文字或者表格的形式進行記錄保存,醫(yī)院的決策以及下一步的計劃都需要參考醫(yī)院檔案,同時,在維護醫(yī)院的正當權(quán)益、對醫(yī)院的各項工作的協(xié)調(diào)、指導等方面都具有很重要的作用。

2 健全管理制度

建立綜合檔案室,制定系列完整的檔案管理規(guī)章制度,實現(xiàn)醫(yī)療機構(gòu)內(nèi)部檔案集中、統(tǒng)一、規(guī)范管理,綜合檔案室負責將不同職能部門己形成的醫(yī)院文件檔案、醫(yī)療業(yè)務檔案、科研檔案、儀器設(shè)備檔案、專業(yè)技術(shù)人員檔案、病例檔案、特種載體檔案、教學檔案、會計檔案和基建檔案等收集匯總,集中統(tǒng)一管理。在不涉密、不影響個人隱私前提下,盡量向本單位甚至社會開放,實現(xiàn)檔案規(guī)范和有效管理的同時提高檔案的再利用率。著力醫(yī)療機構(gòu)自身規(guī)章制度匯編建設(shè),建立健全規(guī)章制度是規(guī)范管理的前提。

建立并且完善檔案管理的規(guī)章制度,能夠減少、避免檔案管理工作的隨意性,確保檔案管理工作能夠穩(wěn)定、持續(xù)地發(fā)展。醫(yī)院可根據(jù)我國頒發(fā)的《檔案法》與《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī),并且結(jié)合醫(yī)院自身的工作情況,制定出相關(guān)的檔案管理規(guī)章制度。使得檔案管理的歸檔、保管以及借閱和保密等工作都有章可循,都有較為明確的要求與制度對其進行制約。并且應當制定相關(guān)制度對各個門類、載體的檔案進行統(tǒng)一的管理與考核,使得醫(yī)院的檔案管理和醫(yī)療業(yè)務能夠同步考核、評價與發(fā)展。

3 重視人員選拔,強化人員培訓

首先、在人員的選擇上要慎重。對預選人員的思想、工作表現(xiàn)、工作能力等方面進行考查,嚴格挑選。首先要讓員工有正確的思想認識:檔案管理工作不是一個養(yǎng)老的崗位。其次、醫(yī)院管理人員要加大對檔案管理工作這個崗位的重。以往有很多這樣的情況:醫(yī)院里有退休后年齡大的員工,因為他們曾為醫(yī)院做出貢獻,為照顧他們醫(yī)院會優(yōu)先考慮讓他們?nèi)プ鰴n案管理。這樣很大程度上制約了檔案管理工作的發(fā)展,也使檔案管理工作處于停滯狀態(tài)。可見,選擇適當?shù)娜藛T對檔案管理至關(guān)重要。

其次,對檔案管理人員進行培訓,根據(jù)專業(yè)知識、檔案管理范疇等分類,舉辦相應的技能培訓。在指導方面,可請檔案管理專家授課,哪方面“空白”對哪方面進行“填充”,哪方面薄弱對哪方面進行鞏固。通過進修、專題講座或參加小型研討會等方式的培訓,定期實行嚴格的專業(yè)理論與實踐測驗;要求撐握計算機專業(yè)知識,利用現(xiàn)代化管理手段,使自己有能力對高科技條件下產(chǎn)生的信息進行搜集、加工、整理,并了解和熟悉國內(nèi)外檔案工作的發(fā)展史和新經(jīng)驗,注重實踐,經(jīng)考核,合格者持證上崗,不合格者,自然淘汰。使醫(yī)院檔案工作人員不斷提高想政治覺悟與業(yè)務水平,更好地掌握檔案專業(yè)知識和政策。

4 增強創(chuàng)新意識.強化服務觀念

改變傳統(tǒng)觀念,提高檔案的開發(fā)與利用。檔案管理工作不能停滯于管理與保存階段,應加以開發(fā)、利用,更好服務于醫(yī)療管理。首先,開發(fā)檔案資源,可利用現(xiàn)有資源、加以分析、總結(jié)、編寫,使檔案信息更完善、更科學;將“加工”好的信息提交給相關(guān)需要的人員,為他們工作需要提供有利的參考文獻。在服務思想上要變被動為主動,應主動發(fā)現(xiàn)信息需要者所需要的信息,而不是等他們過來查詢信息時卻發(fā)現(xiàn)資料欠缺。

掌握計算機操作的技能。建立信息網(wǎng)絡(luò),隨著網(wǎng)絡(luò)的普及和信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應用,以紙質(zhì)檔案為主的檔案形式和以手工查詢?yōu)橹饕帐侄蔚臋n案管理模式工作效率太低,也無法滿足當今社會的需要,必須大力發(fā)展醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè),通過專門的管理軟件進行檔案管理、查詢、和信息傳遞等。

5 加大投入,提高配備,實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理

加強資金投入,引進現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理必需的條件。(1)提高檔案保護軟硬件現(xiàn)代化配備;以便于管理,因此,在檔案管理方面,充分發(fā)揮計算機功能,可以節(jié)省時間、減少人力、物力的消耗,提高工作效率。(2)傳統(tǒng)的檔案儲存占用大量空間,也加大了工作人員的工作量;運用現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備能大大減少空間,更重要的是增強了檔案保密性。利用計算機管理檔案,能使檔案管理工作更具條理、系統(tǒng)化。當前推行計算機檔案管理,有利于現(xiàn)實檔案的自動化、現(xiàn)代化。

6 重視開發(fā),充分利用,發(fā)揮檔案的社會效益

檔案管理的目的是使檔案的利用率達到最大化,同時也使管理工作更方便。因此,檔案部門要制訂嚴格、科學的管理制度,相關(guān)人員要樹立服務意識,最大程度的開發(fā)檔案資源,為臨床、醫(yī)療、教學和科研工作提供有力信息;其次,要積極發(fā)展檔案編制工作、對檔案信息進行加工、編匯,使信息更專業(yè)、系統(tǒng),為利用者提供多方面有效信息;最后,要加強檔案利用反饋信息的管理,實現(xiàn)醫(yī)院信息的縱向發(fā)展,使資源共享最大化,從而提高檔案的利用率。

7 結(jié)語

要知道新形勢對檔案管理的要求,就必須對檔案管理做一次改革,以新的姿態(tài)服務于大眾,實現(xiàn)檔案自身價值。醫(yī)院檔案管理工作是一門學問,涉及面廣,檔案管理工作需要全體員工的配合,從多方面多角度進行改革,如此,才能使醫(yī)院檔案管理工作保持特色和活力。

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