檔案部門運用公共關系策略初探①

楊莉

摘 要:結合檔案工作的特點,在檔案管理上運用公關策略,將檔案工作中公共關系活動的主體即檔案管理部門、客體即有關檔案工作的公眾之間信息傳播、溝通媒介有機的結合起來。向社會公眾傳播檔案部門的思想策略,使社會公眾感受到檔案工作者的使命感和奉獻精神,提升對檔案部門形象的認識,使更多的社會公眾了解檔案部門的工作職能、任務、服務對象。

關鍵詞:檔案工作公共關系公關策略

中圖分類號:G27 文獻標識碼:A 文章編號:1674-098X(2012)05(c)-0203-01

公共關系策略簡稱公關策略,它是為塑造富有個性的企業形象,并獲得內外公眾認同的策略,是提高企業形象影響力,改善企業管理,增強企業活力的有效工具。

公關策略在我國流行了近20年,但將其運用到檔案部門的實際工作中還不甚理想。當今在市場經濟條件下的市場競爭已經逐漸從質量競爭、價格競爭、服務競爭過渡到形象競爭,倘若能在檔案管理上運用公關策略,具有重要的現實意義。

1 檔案部門運用公關策略的內容

檔案部門運用公關策略應以公共關系的一般原理為指導,結合檔案工作的特點,將檔案工作中公共關系活動的主體即檔案管理部門、客體即有關檔案工作的公眾之間信息傳播、溝通媒介有機的結合起來,從而塑造檔案部門的整體形象。

1.1 確定思想策略,以精神為本,統一思想

檔案部門要塑造好自己的形象,提高自身在公眾中的美譽度,首先要確定自己的發展戰略、指導思想、服務宗旨等,努力使自己成為集中統一保管檔案的基地、社會各方面利用檔案信息資源的中心,以最方便、及時、快捷、優質服務為宗旨,滿足用戶對各類檔案信息的要求,提高檔案工作者的服務觀念、價值觀念,把愛心、熱心、誠心、耐心獻給用戶,通過向社會公眾傳播檔案部門的思想策略,不但使檔案工作者統一了思想,而且使社會公眾感受到檔案工作者的使命感和奉獻精神,進而提升了他們對檔案部門形象的認識。

1.2 確定行為策略,以人為本,統一規范

檔案部門的行為策略是思想策略的實施途徑和目標保障,包括兩方面內容。對內主要是針對檔案工作者自身的約束,目的是對他們的行為實行規范化、標準化管理,所以檔案部門要形成一整套組織管理制度及各項規章、服務公約等,使檔案工作者對制度、公約等規范的執行形成自覺,增加檔案部門的凝聚力和整體實力。對外是擴大檔案的社會知名度。通過開展各種形式的檔案服務和公關活動,使更多的公眾了解檔案部門的工作職能、任務、服務對象等,以獲得用戶的認同、有關門部的信任、領導的支持,為檔案部門創造良好的外部環境,展現檔案部門的形象優勢。

2 檔案部門運用公關策略的措施

公共關系的最基本職能就是為組織塑造形象,提高組織的信譽度和美譽度。組織具有了良好的社會形象,就有了一筆無形的資產,就會在市場經濟中處于有利地位。所以檔案部門運用公關策略的目標就是在社會上樹立一個全新的檔案部門形象。

2.1 宣傳型的檔案公關活動

常言道:“酒香也怕巷子深”,在這快節奏、高效率的時代,要塑造檔案部門形象必須加大宣傳力度,擴大檔案部門的社會知名度。

首先可采用大眾傳播媒介:電視、廣播、報刊等展開宣傳,如舉辦檔案展覽、電視專題宣傳、檔案周年新聞宣傳等,使更多的社會公眾了解檔案部門的工作職能、任務、服務對象等,提高公眾的社會檔案意識,不斷提升檔案部門自身的形象品位。

其次是搞好內部宣傳。它一方面是針對檔案工作者自身來說的,需要檔案工作者具有高度的責任感和使命感,及時掌握和了解檔案工作各方面情況,做行家里手,做稱職的檔案人員。

由于內部宣傳是檔案公關活動的日常活動之一,采用的方式很靈活,如黑板報、演講會、討論會、業務競賽等,既可以鼓舞檔案工作者的士氣,也能不斷提高自身的素質。

內部宣傳的另一方面是與領導的交流溝通,經常向有關領導反映和匯報檔案工作、邀請領導時常到檔案部門視察工作、幫助解決一些實際問題等,讓領導對檔案部門的情況有更充分的了解,主動爭取領導的支持,真正讓領導把檔案工作擺到議事日程上來。

2.2 服務型的檔案公關活動

檔案工作的目的就是提供利用,如何提供也是檔案服務型公關活動的內容。它是通過檔案工作者的實際工作來體現的,它的信息傳播媒介就是服務。也就是說它是以提供優質服務為主要手段的,這也是檔案部門的基本任務之一。

在開展服務型檔案公關活動上,許多檔案部門都從館室建設、閱覽室設置、服務手段、現代化設備配置等方面開展了多種形式的優質服務,如主動上門服務、咨詢預測服務、多種檢索目錄,尤其是計算機檢索,更加方便、快捷、準確,提高了檢索效率,使檔案利用群體不斷擴大,也大大提高了檔案部門的知名度和信譽度。

3 檔案部門運用公關策略的步驟

任何公關活動都有一套自己的公關活動方案,檔案部門開展的公關活動,除常規的外,較大型的活動,其公關步聚包括以下三步:調查研究、制定計劃、實施傳播。

3.1 調查研究

公關強調先有事實,后有公關的原則。檔案部門也應遵循這一原則,選好切入點,抓住時機。如在《檔案法》頒布周年紀念之際、檔案部門成立之際、檔案部門創立周年之際、領導班子更換之際、擴展業務范圍形成特色之際、走出困境之際等,都要搞好調查研究,收集信息。

3.2 制定計劃

公關計劃的制定是整個公關活動的靈魂,它是建立在周密的公眾調查基礎上的,出色的公關計劃應力求新穎、獨特、具有開拓性、可行性,制定公關計劃也要抓住特色,可以根據檔案部門在館藏、管理、服務等方面的優勢和特點來制定。擔負公關任務的人員要擔負起“參謀”的職能,為領導者提供有關公眾利益與需要方面的建議、咨詢、預測,以便保證公關計劃順利執行。

3.3 實施傳播

即是檔案部門進行的各項具體的公關活動。它包括大眾傳播和人際傳播。

大眾傳播除前面已說過的廣播、報刊、電視等新聞傳播外,還有檔案部門舉辦或參與的社會性、公益性公關活動。由于大眾傳播的傳播面廣,效果明顯,是宣傳型公關常采用的方法。

人際傳播是通過人的交往展開的公關活動,它包括團體和個人交際,如召開茶話會、座談會、招待會、拜訪、祝賀、交談等,其溝通比較直接、靈活。

4 結語

在當今市場經濟條件下的市場競爭已經逐漸從質量競爭、價格競爭、服務競爭過渡到形象競爭,倘若能在檔案管理上運用公關策略,具有重要的現實意義。是提高企業形象影響力,改善企業管理,增強企業活力的有效工具。