中小型工業企業ERP的抉擇與分析

孫曉燕

【摘要】 中小型工業企業在我國經濟發展中占有重要的地位，但是目前其信息化管理程度相對大型企業卻低很多。文章通過分析信息化管理系統的優點及目前ERP市場的軟件、硬件系統環境，說明不是目前的ERP產品不適用于中小型工業企業，也不是中小企業的發展不需要ERP產品，而是兩者沒有找到合適的切入點。文章結合中小型工業企業自身的特點，從生命周期角度提出了中小型工業企業ERP抉擇的相關建議與分析。

【關鍵詞】 中小型工業企業； ERP； 生命周期

傳統觀念認為企業信息管理系統建設只適用于具有一定規模、企業組織結構復雜、職能完備的大型集團或企業，而事實上隨著硬件與軟件技術的不斷發展，企業信息管理系統以ERP為代表已步入了低風險、快融入、易上手時代，以前動輒幾千萬的實施安裝費用和幾年的實施安裝周期已經被價格適中的標準安裝包所取代，中小企業上ERP已經不再是高風險、高成本的一個項目了。國內用友及金蝶等企業更是推出了幾萬元的面向中小企業的ERP服務軟件，國外業界的標桿SAP于2002年就已宣布進軍中小企業，甲骨文也于2006年左右推出中小企業業務。一方面軟件商們大張旗鼓積極推出中小型企業服務業務，但另一方面作為購買者的中小企業卻不可以盲目跟風，要基于理性判斷進行相關抉擇，實施使用過程中要注意相關問題。本文就以上問題進行具體探討，希望能給正面臨信息化選擇的中小型工業企業一些啟示和建議。

一、中小型工業企業的最新定義及重要地位

2011年6月18日工業和信息化部、國家統計局、國家發展和改革委員會、財政部聯合印發了《關于印發中小企業劃型標準規定的通知》，其中定義工業行業從業人員1 000人以下或營業收入40 000萬元以下的為中小微型企業。其中，從業人員300人及以上，且營業收入2 000萬元及以上的為中型企業；從業人員20人及以上，且營業收入300萬元及以上的為小型企業；從業人員20人以下或營業收入300萬元以下的為微型企業。

改革開放特別是黨的十五大以來，我國的中小企業發展迅速，在國民經濟和社會發展中的地位和作用日益增強。目前，全國工商注冊登記的中小企業占全部注冊企業總數的99%。中小企業工業總產值、銷售收入、實現利稅分別占總量的60%、57%和40%。近年來的出口總額中，有60%以上是中小企業提供的。在20世紀90年代以來的經濟快速增長中，工業新增產值的76.7%來自中小企業。1998年全國工業企業中，小型企業銷售額增長率和工商稅收增長率分別為10.27%和11.64%，均高于大中型企業。全國工業就業職工1.5億人中，有1.1億人分布在中小企業，約占總數的73%。2011年9月31日美國《福布斯》雜志亞洲版發布了按業績排名的亞洲中小企業200強，中國內地和香港有65家公司上榜，在所有國家和地區中排名第一。

如此重要的經濟地位，如此好的發展前景，但調查顯示我國中小企業信息化水平很低，歐美中小企業信息化比例為60%，而我國卻只有3%左右。在工商部門登記的10萬家中小型企業中，只有10%的企業實現了部分信息化管理。難道ERP信息系統真的就離我國中小企業那么遠，對于我國的中小企業，ERP真的就作為舶來品不能很好地本土化？

二、中小企業的信息管理系統現狀分析

筆者首先從現階段中小企業的信息管理系統現狀入手，來分析目前企業信息管理系統的發展以及當前軟件、硬件的配套情況。

（一）企業信息管理系統界定

本文中所談的信息管理系統的概念是指ERPⅡ時代，概括來談其主要包括三部分：一是辦公自動化系統，如OA（Office Automation）；二是業務財務信息系統，包括AIS（會計信息系統），PMS（生產管理系統），SCM（供應鏈管理系統），HR（人力資源管理），CRM（客戶關系管理）等等；三是輔助決策系統，如BI（Business Intelligence）。需要強調的是，企業信息化建設涉及整個企業的經營管理系統，不能用局部模塊的信息化來代表。企業信息系統結構如表1所示。

（二）硬件系統環境

當iphone拿在人們手中的時候，人類已經不能把它簡單地定義為一部電話了，它的數據處理能力遠遠超過了20世紀90年代的一部普通的臺式機。現代電腦技術不斷更新換代，個人電腦的運算能力已經能讓許多中小型數據庫服務器安裝本地化，實現單機及多機版軟件安裝成為可能。圖1是中興通訊ERP項目的硬件系統方案，同樣適用于中小型企業的硬件環境配備，交換機以及客戶端的數量可以根據需要減少。

（三）軟件產品發展

目前支持中小企業信息管理系統建設的相關產品很多，國內國外ERP軟件商目前都提供這方面的產品。本文只簡單提一些產品供大家了解。國外主要有：ORACLE中小企業版EBSSE（rapidstart），它是一個預先安裝和預先配置的解決方案，是專門為中小型企業市場量身定制的功能強大、成本低廉、低實施風險的商務應用產品。SAP的mySAP All-in-One和SAP Business One解決方案則是一種以mySAP 商務套件為平臺滿足行業要求的預打包式的解決方案，包括預配置的業務流程等內容并提供相應的實現工具和方法。國內主要有：用友U8、金蝶K/3、速達5000、神州數碼易助ERP、正航T357等。

三、抉擇分析

在進行中小型工業企業信息管理系統抉擇的時候，首先要認識到信息系統的相關優勢，然后了解其需要承擔的相關風險，并權衡其中的利弊。

（一）信息管理系統的優勢

筆者主要從成本優勢、管理優勢、效率優勢及協同優勢四方面列舉信息管理系統的優勢。

信息管理系統的優勢不言自明，曾經有很多這方面的資料和文章。在這里只簡單地提及一些供大家參考。比如節約成本。目前我國人口老齡化趨勢明顯，人口紅利優勢在不斷地削弱，勞動力成本隨著股價節節攀升，手工管理的成本優勢已不再明顯。信息管理系統的上線已經不單單是減輕勞動力強度的問題了，更重要的是給企業帶來實實在在節約勞動力成本的實惠。目前信息系統管理軟件及硬件成本有很大的降低，相關軟件賣價有的甚至低到了2萬元，計算機等硬件售價更是不斷下調，而且相關技術成熟穩定。

再比如ERP管理思想及方法的融入。今天的中小企業就是明天的大型集團企業，盡早從戰略上引進科學的管理方法，為企業更好更壯大地發展提供了一個開放式的平臺，規范了企業的相關管理流程，保存了相關管理方案和技術資料及數據等。

中小企業生存和發展面臨很大壓力，其市場反應及業務敏捷性是中小企業的優勢所在，ERP系統能夠讓企業更快捷準確地了解自身的情況，讓中小企業決策依據準確高效。

作為現代商業鏈條中某一個環節的中小型工業企業，上下游的大型企業往往已經實現了管理的高度信息化。這個時候，信息化往往成為某個市場的準入條件，中小企業通過進入整個供應鏈信息平臺，提高整個供應鏈的運行效率，最終實現協同商務的新型商業模式。

（二）信息管理系統的風險

要正確理解信息管理系統的風險，據相關資料，企業信息化管理的精髓是信息集成，其核心要素是數據平臺的建設和數據的深度挖掘，通過信息管理系統把企業的設計、采購、生產、制造、財務、營銷、經營、管理等各個環節集成起來，共享信息和資源，同時利用現代技術手段來尋找自己的潛在客戶，有效地支撐企業的決策系統，達到降低庫存、提高生產效能和質量、快速應變的目的，增強企業的市場競爭力。企業信息管理系統主要是解決業務處理復雜化和企業規模不斷增大而帶來的種種管理上的問題，它不是企業的盈利點或者說不是現金流入的渠道方式之一。它能夠幫助企業快速地了解企業自身的情況或問題，快速響應電子商務時代帶給企業的商機，準確及時地管理好自己的生產。需要說明的是，這一切好處的前提是企業信息系統能夠貼切地融合到企業的各種業務流程中。這一點很重要，它恰恰說明了企業信息系統的風險性。下面本文從資金影響、中小企業管理能力和中小企業自身特點三個方面對信息系統實施風險加以分析。

1.資金影響

近些年融資難是大家都避免不了的話題，而作為沒有政府依托背景、沒有足以抵押的固定資產的中小企業，融資更是難上加難。經查找相關資料了解，我國尚無專門為中小企業貸款的金融機構。商業銀行體制改革后權力上收，以中小企業為放貸對象的基層銀行有責無權，有心無力；實行資產負債比例管理后，逐級下達“存貸比例”，使本來就少的貸款數量更為可憐，貸款供應缺口加大；加之銀行只認可土地房產等不動產作抵押，中小企業擔保機構少，擔保品種單一，尋保難。因此，中小企業借貸成本高也影響了其融資能力。目前我國南方地下錢莊交易火爆可以充分地反映這一點。

企業資金的取得有兩個主要方式：一個是開源，另外一個就是節流。ERP通過企業的快速反應可以多爭取一些訂單，起到開源的作用；另一方面通過有效地管理控制企業的應收賬款和流動資金占用，減少企業資金的不必要浪費。但是需要指出的是，實施信息系統的風險會隨著企業規模的減小而增大，主要是因為信息系統實施所用資金流占企業總資金流的比例往往會隨企業規模的減小而增大。在這一點上，可以理解為規模效益的反向推理。強行上信息管理系統，追求企業中長期的利益，不如先走好當下，讓企業首先健康地活著，然后再考慮如何活得更好。在選擇ERP產品時要量力而行，可以分階段實施，把占用資金的影響化大為小，減少對企業整體資金流的影響。

2.中小企業管理能力影響

據相關資料，現在中小企業存在著很多的問題：管理水平低、人員素質相對較低，主要表現為管理理念落后、基礎管理薄弱、現場管理混亂、組織制度建設滯后、生產經營粗放等等。這些問題的存在，影響了中小企業信息系統使用的效果及日常維護。信息系統下強調企業的管理能力、管理的規范化、企業員工的個人素質和職業修養。在這種情況下，信息系統的人員培訓和再培訓成本也會增加。中小企業如何保證企業信息系統崗位人員的相對穩定性就需要從激勵機制、企業文化等角度來考慮這個問題了。

中小企業本身不可能擁有非常優秀的IT技術人員，也不可能像大型企業那樣有專業規范的部門負責ERP的相關事宜，加之正處于發展階段的中小企業其自身業務也會隨市場的變化不斷進行調整，這些對ERP的順利實施應用產生了影響。所以選擇一個后繼服務穩定、產品功能伸縮性較強的軟件服務提供商是很重要的。

3.中小企業自身特點影響

信息系統實施的難點就在于系統和企業業務的整合，而中小企業的首要特點和優點就是業務形式比較靈活。據有關資料顯示，當今時代人們越來越突出個性的消費需求，消費品生產已從大批量、單一化轉向小批量、多樣化。中小企業作為個體普遍存在經營品種單一、生產能力較低的缺點，但從整體上看，由于量大、點多，且行業和地域分布面廣，它們又具有貼近市場、靠近顧客和機制靈活、反應快捷的經營優勢。讓信息系統時刻跟上中小企業業務流程的發展和需要，這個要求比較難滿足，維護成本也較高，并且中小企業員工人數較少，組織結構簡單，信息傳遞過程簡單，往往體現不出信息系統的優勢所在。所以在選擇ERP產品時，沒有必要一味求全求大，簡單靈活才是選擇軟件時首先需要考慮的因素之一。

四、抉擇建議

中小企業信息管理系統從生命周期角度主要分為系統規劃階段、系統分析設計實施階段和系統維護階段三個階段。下面從以上這三個階段給出中小型工業企業信息系統選擇的相關建議。

（一）信息系統在系統規劃階段

信息系統在系統規劃階段一定要做好可行性分析。在規劃階段就要明確要解決的問題，確定新系統的目標，并做好相關的準備規劃。企業信息管理系統是一把手工程，在中小企業里則體現得更為明顯，老板切不可一時頭腦發熱，在一切沒有調查了解清楚的前提下就決定采取更先進的管理工具，畢竟先進并不意味著適合。中小企業的信息系統實施難度不大，所以技術上很容易通過，資金流的可行性分析對中小企業而言才是更為實在的要務。不建議通過短期融資渠道解決信息管理系統的資金問題，因為ERP系統是一個長期投資項目，短期融資渠道風險比較大。

信息系統在系統規劃階段一定要做好必要性分析。新的系統能否解決公司在經營管理中面對的問題呢？是否更需要企業在管理制度上的改進和完善？如有的企業主要問題是產品老化，沒有市場需求；有的企業設備陳舊，工藝落后，這類問題，都不是上企業信息系統就能夠解決的問題。再比如說管理體制問題、經營策略問題、人員素質問題，這也不是能通過上企業信息系統就能解決的。

當家人的技術狂熱和管理控制狂熱，會讓原本還可以繼續使用的舊信息系統提前退休，增加企業不必要的成本和人員的工作量。勞民傷財的結局不一定會達到企業露出嶄新面貌的結局。企業信息系統上馬或不上馬，上到一個多大的范圍，更不更新，更新到一個多大的水平，需要一個準確客觀可靠的必要性分析作支持。

（二）系統分析設計實施階段

中小型工業企業系統分析設計實施階段要遵循“整體架構、分步實施、追求最大回報率”的原則。整體架構是指系統設計要從高到低高屋建瓴，要考慮到企業整體，切不可追尋局部功能的完善而不考慮整體的信息流的需要。分步實施是指先對照企業最重要的業務關鍵點來實施企業信息系統，做到盡快實施，盡快見效。如果購買通用企業信息系統軟件能夠滿足中小型企業分批應用軟件各個部分的要求，可以先應用財務軟件部分，也可以先應用進銷存軟件部分，或應用生產管理軟件部分等。企業信息系統實施既要考慮到成本支出，也要為企業未來的發展留有余地，模塊搭建盡量靈活，可以隨業務流程改變而作適當調整。讓系統有擴展性和彈性，給中小企業更多的業務流程空間和發展空間，這也符合中小企業本身的優點和特點。在系統與靈活性選擇的時候，時刻注意不要舍本逐末，正處于發展中的中小企業尤其要注意這個問題。

在實施階段還要注意不要奢望把所有管理上的問題和漏洞通過ERP全部一步到位地解決，這會讓本身身處變革和矛盾中的ERP實施步履維艱。不要把戰線拉得太長，包括前面講的調整的功能及范圍，也包括實施時間。

（三）系統維護階段

中小企業信息管理系統盡量選擇成熟的軟件開發服務商合作，這樣能夠降低很多開發成本和風險。對于軟件服務商的選擇，中小企業應更重視后期維護以及維護成本。被實施企業要加強企業自身人員的培訓，沒有一支高素質的管理隊伍，再先進的信息系統也只能是空中樓閣。企業在信息系統實施過程中要對企業的各層次業務人員進行不同方面的培訓，讓系統應用人員統一認識、了解系統能夠帶來的好處，避免產生排斥心理。企業信息系統對初始端信息輸入的質量要求很高，要避免信息的遺漏、冗余和錯誤，進而減少系統的維護成本。優質的信息源才能保證優質的信息產出，這對信息管理系統尤為重要，否則就會產生“垃圾輸入，垃圾輸出”的現象。中小企業中員工的流動性相對較大，這對系統的正常維護很不利，建議儲備好系統維護人才，對關鍵人才給予相關非物質獎勵。

維護階段建議做好備份工作，防止由于意外事故而造成企業數據的丟失和遺漏，同時加強系統安全的認識，做好信息管理系統的內部控制工作。系統的安全是中小企業信息管理系統中經常忽視的環節。

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