探析會計憑證無紙化的實現

吳婷

【摘要】 隨著電子商務的發展和企業管理手段的信息化，會計憑證出現無紙化的趨勢。會計憑證無紙化對于提高會計核算效率、加強企業管理、促進低碳辦公有重要意義，但目前會計憑證無紙化的實現還存在著諸多障礙。文章通過分析這些障礙提出了解決建議，以促進會計憑證無紙化的實現。

【關鍵詞】 會計憑證無紙化； 會計核算； 真實性； 保密安全性； 標準化； 檔案管理

一、會計憑證無紙化的發展背景

（一）電子商務快速發展催生了大量電子憑證

據統計，2010年我國電子商務全年交易規模達4.8萬億元，同比增長33.5%。其中，企業間（B2B）交易額達到3.8萬億元，網上零售交易額達到5 231億元，連續三年同比增長超過100%。電子商務的迅猛發展，帶動了相關產業快速增長。2011年12月1日，《電子商務“十二五”發展規劃》出臺，該規劃明確提出電子商務“十二五”發展的總體目標，即到2015年，電子商務進一步普及深化，對國民經濟和社會發展的貢獻顯著提高。由此可見，電子商務在未來五年將獲得更快發展。電子商務的出現改變了傳統的交易方式，催生了大量電子原始憑證，如網上交易形成的電子訂單、電子提單、電子結算單據等，無紙化趨勢非常明顯。

（二）企業管理手段日趨信息化使會計憑證無紙化成為可能

企業信息管理日趨“無紙化”、“自動化”和“智能化”，將企業的生產、財務、銷售、工程技術、采購等各個子系統整合成一體化的系統。企業經濟業務發生后，通過信息系統準確和及時地傳遞、加工、匯總信息，使得企業整體效率大大提高。從會計角度來看，核算所需要的原始憑證通過網絡和信息系統可以直接從企業內部或外部獲取，再借助應用程序自動生成記賬憑證，并自動記入賬簿，最后生成報表。實際上，早在原始憑證無紙化成為趨勢前，記賬憑證的無紙化實現的技術條件早已具備，只要實現會計電算化，就可以實現記賬憑證無紙化了。

（三）會計憑證無紙化的發展現狀

雖然會計憑證無紙化趨勢越來越明顯，但紙質的會計憑證也同時存在。對大多數企業而言，電子憑證只是紙質憑證的后備，這直接導致了記賬憑證無紙化無法真正實現。會計核算中，必須將電子憑證打印出來，再像處理紙質原始憑證那樣完成簽字、蓋章的程序，與打印出來的記賬憑證一起作為會計檔案保存。這種“有字為據”的傳統會計核算思想，弊端有三：一是沒有充分利用現代化的信息技術，強求一式多聯的原始憑證，其實這些反映業務活動的原始數據，早已分別存儲在企業信息化系統中的各子系統中，從而制約著企業會計核算和辦公效率的提高；二是人為增加會計核算成本，要求打印記賬憑證和一式多聯的原始憑證并存檔保管，浪費了紙張、油墨、打印機、電力、人力，不符合低碳辦公的環保理念；三是反映的信息量少，只反映用貨幣計量的經濟信息，而通過網絡和自動化信息管理系統可獲取的不僅是單純的會計數據。

二、會計憑證無紙化實現的障礙

（一）會計憑證的真實性無法保障

電子商務催生的大量電子原始憑證，企業信息集成系統產生的電子數據使電子符號代替了傳統的會計數據，磁介質、光電介質代替了紙介質，會計信息通過數據庫或網絡技術進行傳遞，這種信息傳遞的無紙化雖可以回避一些由于人為原因導致的會計信息失真問題，但由于Internet本身的開放性和本身資源的缺乏，電子原始憑證、記賬憑證仍可能被隨意修改而不留痕跡，使會計憑證的真實性無法得到保障。例如內部人員可能會對原始會計信息進行非法篡改或泄密，造成會計信息在傳遞之前是虛假的；另外在網絡傳遞的過程中，也有可能被網絡黑客或競爭對手非法截取或惡意修改，使會計信息在傳遞過程中失真，而且由于缺乏有效的確認標志，信息的發送方也會擔心所傳遞信息能否被接收方正確識別并下載。

（二）會計憑證的保密安全性受到威脅

企業的管理信息、會計信息涉及許多商業機密，在電子化會計憑證生成、審核、入賬、歸檔、保管的過程中，任何環節的內控失效都會造成泄密，輕則會計信息滅失或失真，重則泄露企業的核心機密，損失不可估量。例如：會計憑證無紙化環境下，各種會計信息主要依靠自動化集成系統生成，這種功能往往很集中，自然或人為的微小差錯和干擾，會對數據造成重大影響，而且數據的處理要依賴計算機軟硬件完成，一旦計算機軟硬件出現問題，如火災、水災、灰塵甚至病毒都會對計算機軟硬件造成損壞，嚴重的會造成系統故障乃至崩潰，會計憑證的安全性堪虞。因為企業需要利用網絡來尋找潛在的合作伙伴，完成交易，所以這些無紙化的會計憑證信息通過網絡與企業外部聯接，加密手段的失效、未授權人員的非法入侵或者病毒的感染都可能無法保證會計憑證的保密性。

（三）原始憑證的內容沒有標準化

原始憑證是會計核算的起點，企業的日常經營管理過程中涉及的原始憑證是電子與紙質形式并存，雖然其內容構成基本一致，但因其內容沒有標準化，在入賬前需要經過人工審核，據以確定正確的借貸科目和金額，這一方面使會計信息系統的記賬憑證和原始憑證之間的監控難以達到高效，另一方面也使會計人員無法從機械地錄入記賬憑證的工作中脫身，使會計憑證無紙化無法真正實現，會計核算效率難以獲得更大的提高。

（四）會計檔案的保管發生問題

無紙化會計憑證形成的電子檔案，不必像紙質檔案一樣，完成整理、裝訂、登記、上架等諸多歸檔程序，只需整理保存即可，歸檔比紙質檔案更為便捷。但從檔案保管的角度看，會計憑證無紙化后，會計檔案的載體由紙介質過渡到磁介質、光電介質，除了保密性、安全性的問題外，這些介質的保存要求較高，會受到外界環境因素的影響，數據容易丟失；另外企業信息化管理系統不斷升級，從單機版、局域網版財務軟件升級到網絡版的高度集成管理信息系統，數據格式、數據接口會發生變化，數據庫加密方式也會不同，現行的管理信息系統不一定兼容以前版本的或其他開發商的管理軟件，導致以前的會計信息無法及時錄入現行的信息系統，而隔代保存的會計檔案更無法兼容。因此，以前的會計憑證在現行系統中可能無法查詢，即會計檔案面臨不完整和失效的風險。

三、會計憑證無紙化實現的對策

（一）加強對無紙化原始憑證的審核

無紙化的原始憑證之所以難以成為一種真正有效的原始憑證，最主要的原因就在于人們對其真實性存在諸多疑慮，因此要實現會計憑證無紙化，最重要的是加強對無紙化原始憑證的審核。

1.對經濟內容的審核

無論何種介質，憑證經濟內容的審核都是重點，而且要點相同，即關注該憑證是否真實、完整反映經濟業務的全貌，憑證要素是否齊全、正確。在對經濟內容審核的過程中要注意以下幾點：（1）不同經濟業務使用的無紙化原始憑證的格式不同，例如運輸業的電子客票、零售業的電子發票、服務業的電子發票、網上銀行的電子支票等都不一樣；（2）由于無紙化原始憑證的內容與載體是相分離的，而且其內容相對于紙質原始憑證來說更容易篡改，因此要從管理和技術手段等方面加強對其真實性的審核。例如關注原始憑證生成的系統環境的安全性、內控的有效性、電子簽名的真實性。

2.對無紙化原始憑證生效要素的審核

主要是對無紙化原始憑證的完整性和身份確定性的審核。審核完整性可以利用計算機應用程序對電子原始憑證的各個要素進行分類搜索，自動查出內容不合格的項目。身份確定性就是對發送方的身份進行審核，確定憑證是否由發送方發出，這是無紙化原始憑證審核的核心環節，主要是通過對電子簽名的審核進行，從技術上來看，可以借助計算機和第三方認證機構來完成，第三方認證機構獨立于簽名人和依賴方，通過審核交易雙方的身份，核發數字證書，通過技術手段，保證交易雙方身份的確認、交易數據的保密和完整性，非常可靠和便捷。

（二）加強對無紙化會計憑證的安全防護

無紙化會計憑證的形成、傳遞、接收、審核是在一個較為開放的網絡環境中進行的，如果沒有專門的安全防護措施，信息就很容易被截留、竊取、篡改。因此使無紙化的會計憑證的使用、傳遞和傳統的紙質會計憑證一樣安全可靠是會計憑證無紙化實現的關鍵。

1.加強對無紙化會計憑證的技術管理

給計算機系統加上電磁屏蔽，防電磁輻射和干擾，采取防火墻預防病毒，開啟殺毒應用程序的實施監控功能，及時清除已感染的數據文件，在會計憑證形成和傳輸的過程中運用數據的加密技術防止泄密。

2.健全會計憑證的內部控制

建立健全計算機機房管理制度，如防水、防火、防盜、防鼠蟲等措施；限制非授權人員接近計算機等主要設備和檔案，如可采取把守重要通道或電子鎖、指紋核對、用計算機控制進出并記錄進出人員姓名和時間等防范措施，在信息管理系統中運行數據防護功能，調用文件時登錄用戶名、密碼，并自動記錄日期、使用方式和使用結果，修改數據和文件也是如此，還要登錄備案。當有非授權用戶企圖登錄或口令錯誤超過限額，系統會鎖定，凍結此用戶標識，記錄有關情況并報警。

（三）原始憑證內容實現標準化

從現有情況看，原始憑證的無紙化無疑是既定的事實，要想提高會計核算的效率，還應實現記賬憑證的無紙化，這不僅指記賬憑證不由手工形成紙質文檔，更關鍵是指其形成能否通過計算機自動生成。這要求無紙化原始憑證的內容須實現標準化，標準化的內容可以任意變換載體，用任意符合標準的軟件就可讀取內容而不需要人工干預，實現了原始憑證到記賬憑證的自動傳遞，而不再要用鍵盤輸入憑證。

現有的技術條件中，條碼技術可以采集和錄入標準化的原始會計信息，如單位名稱、商品名稱、金額、交易日期等；射頻技術可以用來識別無紙化原始憑證指導信息，通過掃描器和接收器形成射頻標簽，再通過閱讀器讀取射頻標簽獲取標準化的會計信息；電子數據交換技術則可以實現原始數據在不同部門或不同權限會計人員中的傳遞；對于剩余的實在無法通過這些技術標準化的紙質原始憑證則可以運用影像和掃描技術使原始憑證實現無紙化，存入計算機內的原始憑證數據庫，為記賬憑證的生成提供直接依據。

（四）加強對會計檔案的保管

1.加強會計檔案的安全管理

一是通過技術手段加強會計檔案的安全管理，如加密、防火墻、授權、殺毒等，防止非法訪問和病毒入侵；二是做好備份，對此，《電子文件歸檔與管理規范》中有明確的指導：“把帶有歸檔標識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存，對于加密電子文件，則應在解密后再制作拷貝。”

2.采用標準的數據轉換接口

為使不同開發商的軟件產生的會計數據能夠兼容，便于財務軟件或管理軟件升級，同時確保通過網絡傳遞的數據、報表在銀行、稅務機關、財政部門相互兼容，必須使用標準化的信息系統的數據轉換接口，保證會計檔案存儲形式的連續性和一致性，解決不同時期形成的會計憑證無法兼容的問題，最大程度地降低會計信息不完整和失效的風險。

3.采用“雙軌式”的會計檔案管理模式

因為紙質的會計憑證與電子會計憑證將在很長時期內并存，因此，一方面要通過多種技術手段形成完整的會計憑證電子檔案，通過磁介質或光電介質妥善保管；另一方面也打印成紙質檔案，便于長期保存或在計算機硬件或軟件出現故障時作補救之用。此過程中要注意“雙軌”之間最好建立通道，有統一的鑒別標識，可以從一種檔案找到另一種檔案，但從長遠來看，會計檔案管理將從“雙軌式”模式逐漸向“電子檔案為主，紙質檔案為輔”的方向發展。

【參考文獻】

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