企業(yè)檔案管理信息化

王瑩

摘要:在網(wǎng)絡(luò)時代背景下,檔案管理也需要向著信息化的方向發(fā)展。由于檔案管理對企業(yè)的發(fā)展有著非常重要的意義,因此企業(yè)檔案管理的信息化已經(jīng)成為全社會關(guān)注的話題。本文將從信息化檔案管理的特點、存在問題以及對策等進行深入討論。

關(guān)鍵詞:檔案管理信息化資源共享

中圖分類號:G239 文獻標(biāo)識碼:A 文章編號:1674-098X(2012)06(c)-0192-01

1 信息化檔案管理的特點

1.1 一體化的管理模式

在過去,企業(yè)檔案管理的實現(xiàn)是不同部門對其內(nèi)部文件進行整理、分類并歸檔的過程。而信息化的檔案管理則改變了這一狀態(tài),信息化的管理模式可以將企業(yè)的文件,部門的基本文檔進行有機的結(jié)合,從而實現(xiàn)歸檔與管理的同步,將不同部門對于同一事務(wù)或者同一事務(wù)的不同角度的記錄歸入檔案數(shù)據(jù)庫中,實現(xiàn)檔案管理的一體化。通過對檔案管理自動化系統(tǒng)的應(yīng)用,實現(xiàn)公文和業(yè)務(wù)性文件整理與歸檔工作在同一時間完成,既可以節(jié)省大量的時間,節(jié)省勞動力,而且提高了檔案管理的準(zhǔn)確性。從事檔案管理的工作人員可以從繁雜的工作中抽離出來,從而獲得更多的學(xué)習(xí)時間,加強檔案管理信息資源的開發(fā)。與此同時,負(fù)責(zé)檔案管理工作的部門也能夠通過自動化系統(tǒng)對公文以及業(yè)務(wù)性文件的管理狀態(tài)進行隨時的掌控,以便盡快的做出指導(dǎo),實現(xiàn)檔案管理的預(yù)見性。

1.2 方便存儲與查找

企業(yè)的行政部門與業(yè)務(wù)部門,可以通過對檔案管理自動化系統(tǒng)的應(yīng)用,將已經(jīng)形成的有查考利用價值的文件隨時存儲到服務(wù)器上。而檔案管理工作人員他也可以把原有檔案的掃描件存儲到服務(wù)器上。這樣,只需要通過身份驗證,用戶就可以通過企業(yè)內(nèi)部的局域網(wǎng)查找所需要的檔案信息,即節(jié)省了時間,又節(jié)省了資源,真正實現(xiàn)了信息化檔案管理給企業(yè)的工作帶來的方便。

1.3 檔案業(yè)務(wù)管理自動化

企業(yè)檔案管理工作非常復(fù)雜,其全過程不僅包括統(tǒng)計、鑒定、借閱還包括了參考資料的編研工作,甚至是資料的銷毀,這都需要管理人員定期對檔案的情況進行分析,而且企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策提供參考資料。實現(xiàn)檔案信息化管理模式,可以對檔案進行隨時隨地的管理,例如各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、各種報表的打印、借閱登記、催還提醒等,這樣可以便于領(lǐng)導(dǎo)或各部門通過電腦獲取所需要的資料和數(shù)據(jù),避免了因為距離問題而造成的時間浪費。

2 企業(yè)檔案管理信息化存在的問題

2.1 檔案管理的信息化意識不足

實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化不是一項簡單的工作,需要大量的時間來逐步完成,而且投資較高。因此部分企業(yè)選擇繼續(xù)使用傳統(tǒng)的檔案管理模式,而將資金更多的用于例如設(shè)備改造、產(chǎn)品銷售等直接投資上,疏于對檔案的管理,忽視對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),導(dǎo)致管理人員缺乏經(jīng)驗、缺乏服務(wù)意識,使得檔案管理水平一直處于落后的地位。然而,事實上雖然檔案管理信息化的應(yīng)用不能直接為企業(yè)創(chuàng)造效益,但是通過對檔案的合理管理能夠為企業(yè)的發(fā)展提供可靠的支持,間接為企業(yè)創(chuàng)造價值。對檔案管理模式的忽視必然會阻礙企業(yè)的發(fā)展。

2.2 檔案管理信息載體的破損

在企業(yè)信息化的背景下,磁性載體的電子檔案成為繼紙質(zhì)載體的圖文檔案之后的又一重要管理對象。通過對計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用,許多企業(yè)實現(xiàn)了工程設(shè)計、施工和產(chǎn)品研發(fā)中的二維繪圖、三維仿真模擬設(shè)計的圖文并茂的多媒體信息。在檔案管理信息化中常見的載體有膠片、磁帶以及光盤等,這些載體會因為各種原因而發(fā)生破損,例如自然老化、害蟲的侵害以及使用過程中的損傷等。這些都有可能嚴(yán)重影響文檔等信息的使用,嚴(yán)重的還會導(dǎo)致系統(tǒng)運行出現(xiàn)問題。

2.3 標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不夠完善

檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化指的是在檔案實體管理向信息管理轉(zhuǎn)變過程中,必須有相關(guān)的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)對其進行指導(dǎo)。信息化是一個非常嚴(yán)密的信息系統(tǒng),各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的相關(guān)信息為數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性、及時性以及可靠性提供了保證。但是隨著檔案管理信息化的實現(xiàn),為企業(yè)檔案管理信息化提供數(shù)據(jù)計算的標(biāo)準(zhǔn)卻難以滿足企業(yè)的需求,企業(yè)管理和業(yè)務(wù)流程以及工作程序標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)交換等標(biāo)準(zhǔn)都需要進一步的完善。否則這些原本是為企業(yè)發(fā)展提供支持的因素將給企業(yè)內(nèi)部或企業(yè)之間的數(shù)據(jù)交換或資源共享造成諸多不便,甚至?xí)?yán)重制約企業(yè)獲得更多的經(jīng)濟效益和社會效益。

3 改善企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的建議

通過對企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題的分析,可以看出,只有在一定范圍內(nèi)實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置,完善檔案管理人員的培訓(xùn),才能徹底實現(xiàn)檔案管理的信息化,具體來說可以從以下幾個方面著手。

3.1 完善檔案管理制度

所有工作的順利展開與進行都離不開規(guī)范的要求和對標(biāo)準(zhǔn)的參考,企業(yè)檔案管理也不例外。實現(xiàn)檔案管理信息化的前提是健全的管理制度與明確的部門職責(zé),而同時這也是檔案管理部門為企業(yè)提供更高級別的服務(wù)的先決條件。所以,為了在激烈的市場競爭中立于不敗之地,現(xiàn)代化的企業(yè)必須要建立健全檔案管理制度,尤其要制定檔案自動化管理制度,通過合理的制度規(guī)范檔案管理信息化的實現(xiàn)。

3.2 加強監(jiān)管工作

在企業(yè)建立局域網(wǎng)時,要有計劃的實施檔案一級管理,對于文件從形成到歸檔的全過程要實施監(jiān)管,尤其是從文件行程的最初階段,以保證文件的整個生命周期都能在可控范圍內(nèi),使整個過程都做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化并努力貫徹執(zhí)行。

3.3 理順工作流程

不同企業(yè)的工作流程不一樣,相應(yīng)的檔案管理自動化程序也是不一樣的,所以要明確各部門工作的先后順序,例如檔案部門與文書,只有這樣才能保證檔案管理信息化過程中避免走彎路。檔案管理要與企業(yè)所講求的效應(yīng)原則保持一致,盡量以最少的投入來保證企業(yè)對于信息資源需求的滿足。理順檔案管理工作的流程,首先要做好數(shù)據(jù)收集與資料庫的維護工作;另外要充分利用計算機的功能,根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需求,及時編寫一些檔案文件匯編,并提供企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)用于決策所需要的信息。

3.4 實現(xiàn)管理工具的信息化

從事檔案管理工作的人員除了要做好文件的分類、歸檔等工作外,還要積極參加檔案管理軟件的功能開發(fā)工作中,充分了解企業(yè)檔案管理的全過程和檔案專業(yè)管理的全部內(nèi)容。在工作當(dāng)中,要及時征求各部門的意見,分析檔案管理與各部門之間的聯(lián)系,并將分析結(jié)果交給軟件開發(fā)人員作為依據(jù)選擇最合理的設(shè)計方案,使設(shè)計出的軟件能夠最大程度滿足企業(yè)的需要,從而真正實現(xiàn)管理的自動化和信息化。

4 結(jié)語

企業(yè)的檔案管理工作是一項難度非常大的工作,是促進企業(yè)發(fā)展的重要保證。隨著網(wǎng)絡(luò)時代的到來,實現(xiàn)信息化是企業(yè)檔案管理發(fā)展的方向,也是不可阻擋的發(fā)展趨勢。檔案信息所蘊含的大量信息都是企業(yè)發(fā)展過程中的重要資源,因此,實現(xiàn)檔案信息的資源共享,實現(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新,必然會給企業(yè)的發(fā)展注入新的活力,為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益和社會效益。

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