企業信息管理與應用研究

[摘要] 從企業中存在的信息管理問題和各類信息應用的層面重點闡述信息的管理與應用策略，強調企業信息管理的重點在于重視信息的收集、分析和歸納總結，以提高企業信息的安全性及其應用所產生的效益。

[關鍵詞] 信息管理信息應用企業

1引言

隨著企業信息管理技術和方法的實踐與發展，企業信息管理對于信息化建設的作用越來越重要，應用也越來越廣泛，企業信息管理的安全性建設及其應用的理論研究也正在指導企業信息化走向成熟。企業信息不但是在宣傳產品以及企業形象，而且其中蘊含了大量公開或保密的競爭情報[1]。信息是情報的本質，對企業效益和發展程度的影響越來越大。

2企業存在的信息管理問題

近年來人們逐步認識到信息管理對于企業的重要性，有的企業已經實現了統一管理，目的就是更大限度地保障企業信息管理的安全性和從信息中獲取最大的利益。

雖然企業已經認識到了信息管理問題的重要性，并在信息管理建設方面取得了一些成績，但企業內部仍然存在著很多問題：①員工缺乏完備的企業信息管理意識，高層管理人員對信息管理的認識和管理決策水平不高[2]；②高層管理人員忽略了企業信息管理發展戰略和計劃，信息管理資本投入不夠；③信息管理人員不足，崗位職責不明確，不能有效地實施和執行相應的管理和應用措施；④缺乏技術深厚的信息管理專業人才；⑤企業信息管理策略不明確，缺乏信息管理制度和專業的信息系統，導致管理不到位；⑥許多企業不斷增加各類信息管理系統（如資產管理系統、人力資源管理系統、財務管理系統、項目管理系統、費用控制系統等），并且存在著依賴性，但是在信息系統運作中對信息情報的搜集、鑒別、分析、存儲以及效益等問題，并沒有予以太多的重視，使企業運作中產生的信息大量流失，企業出現運作問題時，不能及時收集相關信息，最終給企業造成了一定的損失。在外部監管環境和業務需求快速變化的雙重壓力下，我國企業正在不得不為信息化管控體系的缺失付出高昂的代價。

業界專家們也在不斷地總結我國信息化存在的幾大問題，如信息技術規劃錯位、信息管理滯后、IT信息孤島、IT運營脫軌、信息技術管理合作困難等。企業信息管理問題成為企業運作越來越關鍵的問題之一。

3信息情報機構的改革與發展

企業的發展戰略只有恰如其分地應用企業信息管理中產生的信息優勢，進行信息鑒別分析和歸納總結，才能確保高層管理者在企業決策中的策略適應企業的發展。

對企業信息情報機構的運行進行控制，目的是使競爭情報機構更好地服務于企業管理。企業信息情報機構只有與其他業務單位的工作結合起來，其工作效能才可以發揮出來[3]。

隨著科技的發展，產業技術分析在科學研究中起著越來越重要的作用，也正是認識到這一點，福州大學于2011年6月份成立了產業情報研究所，探索產業技術分析工作。福州大學產業情報研究所掛靠于福州大學圖書館，以福建省企業情報需求為導向，以圖書資源為基礎，充分發揮圖書情報信息人員收集、整理、分析的能力，提供覆蓋全面、服務規范、響應及時的“一站式”情報服務工作，為福建省企業開展情報信息服務，同時為政府、科研機構提供前瞻性、導向性、綜合性的決策咨詢服務，促進決策的科學化。

2011年9月23日在北京召開的“中國社會科學院信息情報研究院”成立大會，表明了該院今后的主要職責就是圍繞黨和國家的中心工作，收集、編輯和報送中國社會科學院專家學者開展綜合研究、跟蹤分析、預測研判、對策咨詢所形成的具有重要理論和實踐意義的科研成果，以及國際國內重要思想理論觀點、戰略要情及動向、重要事件、活動和熱點問題的信息動態，為黨和國家決策提供及時有效的智力支持和咨詢服務。全國政協副主席、中國社會科學院黨組書記、院長陳奎元為信息情報研究院題詞：“今時世界信息如潮，孰惡孰善須得要領。明日家國憂患何出，知彼知己言必由衷。”

2011年10月9日，工業和信息化部副部長劉利華到工信部電子科學技術情報研究所調研時，對該所下一步改革發展工作提出的明確要求之一就是要求該所按照“固本求新、轉型發展”戰略的總體要求，在鞏固情報研究服務特色的基礎上，進一步提升核心能力，實現情報研究與媒體出版的優勢互動，更好地服務于部、服務于行業、服務于國防建設，為加快工業轉型升級、全面提升信息化水平提供支撐。

現代企業信息情報實踐中，競爭情報主要用于企業的以下5類工作內容，即：新產品開發、企業發展戰略的制定和執行、銷售策略的制定和執行、人力資源管理和市場營銷交流。企業信息情報機構的工作流程與上述5種企業管理工作流程是相互作用的，其相互關系如圖1[3]所示：

美國科學情報研究所（Institute for Scientific Information， 簡稱ISI）多元化的數據庫收錄16 000多種國際期刊、書籍和會議錄，橫跨自然科學、社會科學、藝術及人文科學各領域，內容包括文獻編目信息、參考文獻(引文)、作者摘要等一系列關鍵性的參考信息，從而構成了研究信息領域內最全面綜合的多學科文獻資料數據庫。這些數據庫產品和服務包括現刊題錄數據、引文索引、可定制的快訊服務、化學信息產品以及文獻計量學方面的資料，版本包括書本型、CD-ROM光盤、磁盤，也可以通過互聯網檢索和獲取相應的全文服務。

當前我國信息化建設正處在深化、整合、轉型與創新發展的關鍵時期。信息化建設在經歷20年的“摸著石頭過河”后，從來都沒有像今天這樣渴望科學的世界觀和方法論的指引。

信息資源得不到充分利用、信息化效益低的背后，核心問題是缺乏信息化建設制度，缺乏信息化績效評估和信息化管理與控制體系。情報研究質量控制的重點是情報質量評估問題，這是所有質量控制相關工作都要參照的目標，也是落實情報質量控制措施的起點[4]。

4現階段的信息化管理與應用

在管理學和經濟學領域，評估是重要的課題之一，無論是人力資源管理、工程管理還是項目管理都非常重視評估工作。而作為新生事物的信息化管理建設領域，評估卻是一個薄弱環節，而且也已經造成了一系列問題。

盡管項目通常會經過前期立項、可行性研究、預算審查、招投標、專家評議，到項目中期的規劃會議、選型會議、技術方案研討會，再到項目結束時的測試、驗收、總結、評獎等階段，但在回答信息系統項目有多大價值，或者能對企業績效產生多大貢獻的時候，通常只能用工作效率提高、業務處理速度改善、使用更加方便、資料更易于更新等模糊指標來回答。然而，就信息化項目相對于企業的戰略地位而言，其價值并非簡單地回答“要不要上”這樣較為概括的問題，而是要明確地回答“值不值”的問題。

由于在企業內部信息情報機構的設置沒有統一的規范，各企業內部信息情報機構的工作模式和任務重點有所不同，因此對信息情報機構的評估也難有統一標準。信息化項目評估缺乏可具體參照的標準，也是導致項目陷入“泥潭”的根源之一。目前較為使用的評估方法可以有兩種：一種是從業界認同度較高的信息情報循環出發所得出的循環要素評估法，另一種是參照信息情報實踐成功企業的經驗所總結出的經驗要素評估法[4]。

ITGov中國IT治理研究中心孫強曾經指出：沒有度量，就沒有管理，沒有管理就沒有目標的實現。如果我們沒有度量和監控信息化的框架，那么，治理、IT與業務戰略的一致性、價值交付、風險管理以及資源的有效利用等都將無從談起[9]。中國信息化推進聯盟專家委員會副主席陳拂曉指出：中國信息化二十年進程，能夠傳承下來的東西不多，而且一些地方的信息化建設在“前進-退回-再前進-再退回”，而無法跨越式持續發展的主要原因在于我們沒有把體制和機制，以制度和法規的形式固化下來，這種固化下來的表現形式即是信息化管控體系，并且還要注意運用體系化、標準化和流程化的方法[10]。

美國是世界上最早建立首席信息官制度的國家。美國從聯邦、州到地方都建立了以信息主管為核心的應急管理信息化制度。聯邦管理和預算辦公室下設首席信息官辦公室（CIOB)，主任由總統任命的聯邦首席信息官擔任，負責整個聯邦政府的信息資源管理。企業也可以建立以首席信息官為核心的信息資源管理制度，由首席信息官及其相應的管理機構負責企業內信息化的總體規劃、具體實施和全面管理。

溫家寶總理在視察國土資源部時，明確了信息化建設的新要求：大力推進科技創新，加快推進信息技術在國土資源工作各領域的深入應用，實現信息技術與國土資源管理的深度融合；充分運用“一張圖”和國土資源核心數據庫，全面掌控資源數量、質量、空間分布、開發利用現狀和潛力，優化土地利用、礦產資源開發的空間格局和時序，促進資源高效合理配置；以“一張圖”綜合監管平臺為基礎，加強數據統計、查詢、分析、預警等功能的建設，提高管理決策的科學化水平。

任何信息管理系統都是一串復雜的環節，信息的管理措施必須滲透到信息系統的每一個部位，企業在認識到信息管理好處的同時，應該加強基層員工和管理人員的管理和應用意識。信息如果應用得好，它就是一個保障創收創效的平臺。

5信息的管理與應用策略

在信息化發展迅速的今天，企業信息管理在信息化建設中的作用尤為突出。筆者基于對企業信息管理與應用策略的研究，具體提出以下幾點建議：

5.1聯合信息情報機構，用制度或法規建立企業信息化管理控制體系

原中國網通集團曾經與ITGov中國IT治理研究中心合作，構建了從集團到省份到地市均普遍適用的信息化管控體系，并且榮獲了國家級管理創新獎，基本實現了把優化的流程和調整的職能、辦事方式以制度或法規固定下來，把集中統一、科學有效的管理運行模式，通過預算、招標、監理、驗收、評估、考核等制度固定下來，把保密、公開、安全等要求用制度或法規明確下來，從而使得信息化的最佳實踐和成功經驗能夠在全國復制和傳承。

企業營銷是企業聯系市場的第一道關卡，也是企業獲得第一手數據的最可靠來源。一條信息救活一個企業的實例屢見不鮮，企業與市場聯系的直接表現便是營銷活動。營銷活動的結果包含顯性的物質流和隱性的信息流，物質流包括產品或勞務的輸出以及現金流的流入，信息流則是各種物質流的客觀反映，貫穿整個營銷活動始終。及時準確的營銷信息是企業進行正確營銷計劃和決策的基礎。現實的市場營銷環境是不斷變化的，新事物、新問題不斷涌現，任何人都不能輕易地及時對新情況作出反應和決策。

因此，企業必須依靠專門的信息情報機構搜集和提供信息，及時提醒需要作出決策的時機；必須以全面反映市場狀態和過程的信息分析為依據，經過分析判斷，明確市場營銷機會，找出解決企業現實營銷問題的最佳方案。及時準確的信息是企業不斷提高經濟效益的源泉。

5.2利用網絡廣告信息，作為企業的信息情報源獲取價值

利用網絡廣告信息作為企業信息情報源，對于不同的用戶具有不同的價值，也表明了網絡對于企業相互交流的重要性。

結合先進的技術手段，廉價便捷地獲取網絡廣告信息，利用分析軟件、數據挖掘（網絡信息的數據挖掘不僅包括對網頁內容本身的挖掘，也包括對其鏈接模式以及用戶訪問、存取、瀏覽、發布、操作等行為所產生的信息的挖掘。有效地研究、挖掘、利用網絡信息可以增強網站的吸引力，有的放矢地吸引用戶群，更有效地利用網絡資源[5]）等技術或工具對網絡廣告信息情報進行綜合精確的分析，可使企業在更短的時間內了解其所處的市場環境，了解企業所處行業的競爭情況、技術環境及其動態變化，識別新出現的競爭對手，了解最新產品的活動信息，預測競爭對手未來的行動策略等[1]，更好地為企業的戰略決策提供支持。

5.3加強企業信息管理人員在信息行為和信息素養方面的培訓

隨著各類信息系統在企業中的應用，信息管理職位對企業來說越來越不可或缺。信息管理工作在企業信息化建設中起著橋梁和紐帶的作用。信息管理從業者的工作性質、環境和專業特點，要求他們具有良好的信息素養。信息素養被定義為對信息需求進行識別、查找、評價和有效使用信息的能力。信息素養影響著信息行為的最終效果[6]。

建立信息管理人員信息行為和信息素養的多層次培訓機制，提高他們的溝通能力和快速學習能力，就是在提高企業信息管理的核心能力。

5.4加強企業信息資源的管理，以科學地指導企業信息資源的組織、規劃、協調和調控[7]

ISI的科學引文索引（Science Citation Index，簡稱 SCI ）根據www所建立的超鏈接特性，建立了一個以知識為基礎的學術信息資源整合平臺——ISI Web of Knowledge。它是一個采用“一站式”信息服務的設計思路構建而成的數字化研究環境，以三大引文索引數據庫作為其核心，利用信息資源之間的內在聯系，把各種相關資源進行引文分析（引文分析是傳統文獻計量學和科學計量學的一種獨特研究方法[8]）后提供給研究人員。ISI Web of Knowledge還建立了與其他出版公司的數據庫、原始文獻、圖書館OPAC以及日益增多的網頁等信息資源之間的相互鏈接，實現了信息內容、分析工具和文獻信息資源管理軟件的無縫鏈接。

美國蘋果公司就是一個把市場銷售、產品研究開發、生產聯結在一起的信息網絡。它根據當天遍及全球各地千萬個銷售商的銷售情況進行匯總、分析，修訂第二天的生產銷售計劃，然后把計劃傳送給全球150多個生產廠家；生產廠家按計劃生產，各地的銷售商則按時、按量收到所需要的定貨，這種管理模式給公司帶來了豐厚的利潤。

信息資源管理是企業管理的新職能，產生這種新職能的動因是信息與文獻資料的激增，以及各級管理人員獲取有序信息和快速簡便處理信息的迫切要求。

6結束語

在激烈的市場競爭中，企業要及時而準確地收集、掌握、開發、利用信息，找準自己的發展方向，搶先開拓市場、占有市場，及時有效地制定競爭措施，從而增強企業競爭力。特別是在我國企業已經逐步邁向世界500強的今天，加強企業信息的管理與應用顯得更為重要。

參考文獻：

[1] 黃曉斌,柯麗.網絡廣告在企業競爭情報研究中的應用[J].圖書與情報,2008(4):59-62.

[2] 賈建輝.對教育科研單位信息安全管理現狀的問題分析與研究[J].中國現代教育裝備,2011(5):167-169.

[3] 王延飛.競爭情報方法[M].北京：北京大學出版社,2007.

[4] 王延飛,王林蘭.論情報研究質量[J].圖書情報工作,2010,54(10):35-39.

[5]中國電子商務研究中心.網絡信息資源的數據挖掘類型與應用研究[EB/OL].[2010-04-15].http://www.100ec.cn/detail--5100979.html.

[6] 賴茂生,趙康.企業信息管理人員信息行為和信息素養研究[J].情報科學,2010,28(7):961-965.

[7] 陳婧.國內外企業信息資源管理理論研究進展[J].情報資料工作,2008(6):98-101.

[8] 趙丹群.試論引文分析方法的網絡化發展與應用[J].圖書情報工作,2009,53(8):39-42.

[9] 孫強,孟秀轉.信息化績效評價缺失[EB/OL].[2011-08-22]. http://www.boraid.com/DARTICLE3/list.asp?id=176159#.

[10] CNET中國.誰來拯救信息化頑疾 IT治理成為良方[EB/OL].[2008-08-26]. http://cio.ccidnet.com/art/12129/20080826/1556083_1.html.

[作者簡介] 賈建輝，男，1985年生，助理工程師，發表論文2篇。