內部控制的實施對企業會計電算化的影響

許勤

【摘要】企業管理的信息化必然導致會計電算化的實施，本文談談內部控制對企業會計電算化的影響，并以此為基礎探討關于電算化會計信息系統環境下的內部控制建設問題，以確保企業實行會計電算化后，系統能夠正常、安全、有效地運行。

【關鍵詞】信息化 會計電算化 內部控制影響

內部控制制度作為企業一種管理手段，在企業內部管理監控系統中起著舉足輕重的作用，建立和完善內部控制制度對提高企業管理水平、防止錯誤和舞弊、增強抗風險能力、保護投資者的合法權益并保證資本市場有效運行具有重要的意義。研究結果表明，內部控制存在缺陷是導致企業經營失敗并最終鋌而走險、欺騙投資者和社會公眾的重要原因。本文主要分析會計電算化對會計業務內部控制的影響，并以此為基礎探討關于電算化會計信息系統環境下的內部控制建設問題，以確保企業實行會計電算化后，系統能夠安全、穩定、高效地運行。

一、會計電算化的實施對企業內部控制的影響

（一）控制對象的變化

手工會計系統中，內部控制對象主要是會計對象、工作情況、信息處理方法和處理程序等，企業的經濟業務發生均記錄于紙張之上并按會計數據處理的不同過程分為原始憑證、記賬憑證。會計電算化后會計憑證轉變為以文件記錄形式儲存在磁性介質上，使會計核算的初始記錄無需記于紙張上，且數據修改后不留修改過程中的痕跡。由于電算化系統中內部控制具有人工控制與程序控制相結合的特點，因此在考慮電算化系統的應用程序的設計時便須包含內部控制功能的設計，將內部控制功能嵌入到會計電算化應用程序中， 使這些程序化的內容控制的有效性由應用程序來進行控制。

（二）交易授權方式的變化

授權、批準控制是一種常見的、基礎的內部控制方式。在手工會計系統中，對于一項經濟業務的每個環節都要經過某些具有相應權限人員的簽字、簽章，自然形成了一目了然的授權機制。在會計電算化信息系統中，大部分處理由計算機完成，審查、復核由不同權限的用戶通過控制口令、密碼來實現。

（三）內部控制形式的變化

會計電算化軟件都實現了賬、證、表的統一，使得原來手工操作下一些內部控制措施在實行電算化后沒有存在必要性。如編制科目匯總表、憑證匯總表、試算平衡的檢查、總賬和明細賬的核對；原手工操作下一些內容控制措施在電算化后轉移到計算機內了，如憑證借貸平衡校驗，余額發生額平衡檢查。

（四）存儲介質的變化

在手工會計環境下，企業的經濟業務發生均記錄于紙張之上，并按不同的會計數據處理過程分為原始憑證、記賬憑證、會計賬簿和會計報表。紙張上的書面數據形成會計人員所熟悉的會計證據原件，這些紙質原件的數據若被修改，則容易辨別出修改的線索和痕跡，這也是傳統紙質原件的一個基本特征。但是，電算化系統下原來紙質的會計數據被直接記錄在磁盤或光盤上，是肉眼不可見的，很容易被刪除或篡改，由于在技術上對電子數據非法修改可做到不留痕跡，這樣就很難辨別哪一個是業務記錄的“原件”。

（五）內部控制的范圍變化

傳統的內部控制主要針對交易處理。計算機技術的引入，給會計工作增加了新的工作內容，同時也需要增加了新的控制措施。由于系統建立和運行的復雜性，內部控制的范圍相應擴大，包含了傳統手工系統所沒有的控制。

二、建立和完善電算化會計信息系統環境下的內部控制制度

實現會計電算化以后，嚴格的內控制度以及電算化系統正常、安全、有效的運行是會計電算化信息真實可靠的保證。內部控制制度要求處理同一筆經濟業務的人員既要相互聯系，又要相互制約。此外，嚴格的內控制度有助于防止違法行為的發生。就目前我國開展會計電算化的應用現狀來看，大部分還停留在一般應用水平上。人們對于人員職責分工，數據備份和保管，軟硬件使用和維護等方面的重要性往往認識不足。因此，強化內控管理，提高電算化的科學管理水平是建立現代企業制度的內在要求，也是提高企業競爭能力的重要途徑。

建立和完善電算化會計信息系統環境下內部控制可從以下幾個方面進行：

（一）組織與管理控制

組織與管理控制是指通過部門的設置、人員的分工、崗位職責的制定、權限的劃分等形式進行的控制，其基本目標是建立恰當的組織機構和職責分工制度，以達到相互牽制、相互制約、防止或減少舞弊發生的目的。會計電算化后的工作崗位需分開基本會計崗位和電算化會計崗位。基本會計崗位可包括會計主管、出納、會計核算、稽核、會計檔案管理等工作崗位；電算化會計崗位包括系統管理、操作、系統維護等工作崗位。其中較重要的崗位有系統管理和審核崗位。系統管理主要負責系統的硬軟件管理工作，從技術上保證系統的正常運行。

（二）系統日常操作管理控制

系統操作控制主要表現為操作權限控制和操作規程控制兩個方面。操作權限控制是指每個崗位的人員只能按照所授予的權限對系統進行作業，不得超越權限接觸系統。操作權限控制常采用設置口令來實行。操作規程控制是指系統操作必須遵循一定的標準操作規程進行。操作規程應明確職責、操作程序和注意事項，并形成一套電算化系統文件。

（三）系統維護控制

系統的維護是指日常為保障系統正常運行而對系統硬軟件進行的安裝、修正、更新、擴展、備份等方面的工作。系統維護控制就是針對這些工作而實施的控制。系統維護包括硬件維護和軟件維護。

（四）數據和程序控制

數據和程序控制主要是指對數據、程序的安全控制。程序的安全與否直接影響著系統的運行，而數據的安全與否關系到財務信息的完整性和保密性。數據控制的目標是要做到任何情況下數據都不丟失、不損毀、不泄露、不被非法侵入。通常采用的控制包括接觸控制、丟失數據的恢復與重建等，而數據的備份則是數據恢復與重建的基礎，是一種常見的數據控制手段，采用磁性介質雙備份保存。會計檔案要定期進行檢查和定期復制，并在年終打印成冊，裝訂歸檔，防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失。

程序的安全控制是要保證程序不被修改、不損毀、不被病毒感染。常用的控制包括接觸控制、程序備份等。接觸控制是指非系統維護人員不得接觸到程序的技術資料、源程序和加密文件，從而減少程序被修改的可能性；程序備份則是指有關人員要注明程序功能后備份存檔，以備系統損壞后重建安裝之需。程序的安全控制還要求系統使用單位制定具體的防病毒措施，包括對所有來歷不明的介質和在使用前進行病毒檢測，定期對系統進行病毒檢測，使用網絡病毒防火墻以防止日益猖獗的網絡病毒侵入等。

（五）網絡的安全控制

隨著網絡技術快速地發展，公司應加強網絡安全的控制，在技術上對整個財務網絡系統的各個層次（通信平臺、網絡平臺、操作系統平臺、應用平臺）都要采取安全防范措施和規則，建立綜合的多層次的安全體系。

參考文獻

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