高校檔案資源整合探究

衛(wèi)勝

摘要針對當(dāng)前高校檔案資源建設(shè)和管理工作“政出多門”、“多龍治水”的格局，通過對皖北某高校檔案資源建設(shè)和管理現(xiàn)狀的梳理，分析了高校檔案資源整合的必要性和整合的現(xiàn)實意義，提出對高校檔案資源進(jìn)行有效整合的工作思路。

關(guān)鍵詞高等學(xué)校檔案資源整合

中圖分類號：G47 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

對高等學(xué)校檔案資源的整合進(jìn)行立項研究，其動力源于安徽省檔案管理模式改革的探索和實踐，同時也結(jié)合多年從事高校檔案資源建設(shè)的實踐，特別是結(jié)合了對安徽科技學(xué)院檔案資源建設(shè)現(xiàn)狀的分析和思考。

1安徽科技學(xué)院檔案資源建設(shè)現(xiàn)狀及存在的主要問題

1.1檔案資源建設(shè)現(xiàn)狀

安徽科技學(xué)院創(chuàng)辦于1950年，其前身是農(nóng)業(yè)部直屬的中專學(xué)校—農(nóng)校，1964年安徽農(nóng)學(xué)院農(nóng)牧系下遷鳳陽農(nóng)校，更名為安徽農(nóng)學(xué)院鳳陽分院，開始舉辦本科教育。學(xué)校現(xiàn)有全日制本科生15000人，管理檔案逾3萬卷，各類檔案分布在校辦、學(xué)生處、人事處、財務(wù)處、后勤處等多個管檔單位。目前學(xué)校擁有檔案庫房總面積達(dá)200m2、空調(diào)5臺，綜合檔案室和干部人事檔案室還配有計算機(jī)、碎紙機(jī)、除蟲防濕等設(shè)備。

1.2存在的主要問題

從該校管檔現(xiàn)狀不難看出，盡管辦學(xué)（管檔）歷史較長（超過60年）、管檔規(guī)模較大（大于3萬卷），但檔案資源極度分散，學(xué)校既存在庫房、計算機(jī)、空調(diào)等設(shè)備重復(fù)投資浪費(fèi)現(xiàn)象，同時也存在設(shè)備老化、建設(shè)水平偏低的問題。另外，由于專職管檔人員偏少，兼職管檔人員力量分散，管理水平參差不齊，導(dǎo)致管理手段落后、管理功能弱化以及提供利用水平不高等諸多問題。人員偏少還導(dǎo)致一些該歸檔的材料沒有收集歸檔，許多檔案業(yè)務(wù)未能正常開展。

2高校檔案資源整合的必要性

2.1上級主管部門相關(guān)行政法規(guī)的要求

2008年9月1日起，由國家檔案局和教育部聯(lián)合頒發(fā)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡稱“27號令”）正式生效，這標(biāo)志著全國高校的檔案工作步入了法制性、科學(xué)性、先進(jìn)性的新階段。①按照該“辦法”規(guī)定，高校檔案工作應(yīng)當(dāng)納入學(xué)校的總體規(guī)劃，辦學(xué)歷史在50周年以上的高校或全日制在校生規(guī)模在1萬人以上，以及集中管檔在3萬卷以上的高校應(yīng)當(dāng)建立獨(dú)立建制的檔案館。27號令的頒布實施，明確要求對檔案工作組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行整合，在加強(qiáng)檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)的同時，要加大高校內(nèi)部檔案資源的整合力度，全面提升高校檔案事業(yè)服務(wù)學(xué)校發(fā)展和經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的綜合能力，逐步實現(xiàn)高校檔案管理與學(xué)校事業(yè)發(fā)展同步規(guī)劃、同步發(fā)展，同時促進(jìn)高校對地方文化的傳承、引領(lǐng)與創(chuàng)新。

2.2信息化時代的必然選擇

信息化社會背景下，檔案信息源擴(kuò)大化，極大地豐富了檔案信息服務(wù)的文獻(xiàn)信息資源基礎(chǔ)。②海量化的信息資源，涵蓋了眾多的學(xué)科、門類。從檔案信息來源來看，有來自不同國度、使用不同語言的；提供檔案信息的機(jī)構(gòu)包括國有的、社會組織的還有個人的；網(wǎng)絡(luò)信息的受眾相當(dāng)廣泛，幾乎是所有的網(wǎng)民，盡管具體的利用者在目的性、使用領(lǐng)域和方法等方面可能存在比較大的差異。信息化社會背景下，出現(xiàn)的這些新情況，無論是檔案的收集、整理和提供利用等各個環(huán)節(jié)都必須有新的要求，新的措施，一個地方或一個單位檔案工作“政出多門”、“多龍治水”的管理格局，不能夠適應(yīng)這種新形勢和新要求，檔案的集約化管理、檔案資源的整合成為必然趨勢。

2.3高校檔案事業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實需要

高校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。其包括黨群類、行政類、教學(xué)類、科研類、財會類等11個一級類目。隨著高校事業(yè)的快速發(fā)展，檔案產(chǎn)生的數(shù)量急劇增長，形式更加多樣，提供利用的頻率也大大增加（尤其在科研及服務(wù)社會產(chǎn)學(xué)研合作方面）。當(dāng)前，不少高校在信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程中由于資金、理念等主客觀原因制約，投入不足且缺少統(tǒng)籌，科研、人事、教學(xué)等部門為了實現(xiàn)各自的管理職能，按照自己的思路從事館藏數(shù)字化及數(shù)據(jù)庫建設(shè)，校園內(nèi)各個部門使用的管理軟件不能做到兼容，形成各自的數(shù)據(jù)庫，由于庫結(jié)構(gòu)不同，格式標(biāo)準(zhǔn)不同，其結(jié)果是共享性能很差。③建立健全檔案機(jī)構(gòu)、人員、功能和信息資源集中統(tǒng)一的管理體制成為高校檔案事業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展的現(xiàn)實需要。

3高校檔案資源整合的實現(xiàn)路徑

3.1和縣檔案管理模式改革的成功經(jīng)驗值得借鑒

安徽省檔案局在全國率先推行國家檔案資源管理與利用的新模式，“徽式模式”的實質(zhì)就是進(jìn)行檔案資源整合，創(chuàng)新體制機(jī)制和社會化服務(wù)，探索國家檔案資源如何更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)和社會，充當(dāng)市場經(jīng)濟(jì)的生力軍和社會和諧的穩(wěn)定劑。這項重大改革措施在推行之初進(jìn)行了小范圍的試點。2004年5月，和縣被安徽省檔案局定為檔案管理模式改革試點縣。經(jīng)過一年多努力，試點工作取得了成功。④概括起來，和縣模式集中表現(xiàn)在“三化”上：一是整合實體，集中管理，實現(xiàn)檔案資源集約化；二是依托科技，提升能力，加快業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化；三是改進(jìn)方式，強(qiáng)化服務(wù)，實現(xiàn)服務(wù)社會優(yōu)質(zhì)化。和縣檔案管理模式改革的成功為高校的相關(guān)改革提供了很好的借鑒。

3.2檔案管理機(jī)構(gòu)和人員的整合是前提

按照27號令，在條件成熟的高校建立檔案館和檔案管理處（實行一個機(jī)構(gòu)、一套人馬、兩塊牌子），在加強(qiáng)對學(xué)校檔案業(yè)務(wù)工作指導(dǎo)的同時，強(qiáng)化檔案資源的統(tǒng)一管理，即強(qiáng)化管理職能。組織架構(gòu)完成以后，緊接著就要完成對檔案業(yè)務(wù)人員的整合。高校檔案事業(yè)，必須走人才強(qiáng)檔之路，這就要求各高校必須建立一支數(shù)量適中、高素質(zhì)的檔案信息資源管理人才隊伍。將原來分散在各職能部門的人員編制集中收歸檔案館所有，挑選熱愛檔案事業(yè)、熟悉業(yè)務(wù)的人員作為專職管檔隊伍并不斷加強(qiáng)繼續(xù)教育，在此基礎(chǔ)上，建立各單位（部門）兼職檔案員網(wǎng)絡(luò)，建立定期檔案收集、整理制度；鑒于二級單位兼職管檔人員的高流動性，經(jīng)常化的業(yè)務(wù)培訓(xùn)制度也必須建立并有效實施。

3.3檔案信息資源的整合是基礎(chǔ)

高校檔案資源整合的基礎(chǔ)性工作是進(jìn)行檔案信息資源的整合。要實現(xiàn)檔案信息資源的整合，必須加大高校信息設(shè)備投入的力度，并做到統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一施工、統(tǒng)一建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一驗收、統(tǒng)一管理。部門間在信息錄入、信息加工、信息更新方面要實現(xiàn)“共享”，避免形成各自為政的“信息孤島”。作為一項基礎(chǔ)性工作，一是周期比較長，二是前期的投入會比較大。因而，27號令高度重視領(lǐng)導(dǎo)體制問題，并在“總則”中加以規(guī)定，明確了高校檔案工作的主要責(zé)任者為校長。這些規(guī)定對提高檔案工作在高校內(nèi)部的重要地位，實現(xiàn)高校檔案事業(yè)又好又快發(fā)展起到了很好的保障作用。各高校檔案管理機(jī)構(gòu)要以此為契機(jī)，制定好檔案信息資源整合的規(guī)劃和相關(guān)財務(wù)預(yù)算，扎實推進(jìn)檔案信息資源的整合工作。

3.4制度建設(shè)是保障

任何一項事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，不能指望領(lǐng)導(dǎo)的興趣和一時的關(guān)心，必須依靠制度作為保障。因為領(lǐng)導(dǎo)人的更換、領(lǐng)導(dǎo)興趣和工作重心的轉(zhuǎn)移都是經(jīng)常發(fā)生的事情，高校檔案管理機(jī)構(gòu)只有在認(rèn)真貫徹落實國家相關(guān)行政法規(guī)并結(jié)合校情的基礎(chǔ)上，出臺系列科學(xué)性、可操作性強(qiáng)的規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理工作，保障檔案事業(yè)沿著健康的軌道發(fā)展。

3.5強(qiáng)化服務(wù)是目標(biāo)

高校檔案資源整合的終極目標(biāo)是為師生員工、為社會大眾提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。檔案提供利用是否得到加強(qiáng)，服務(wù)質(zhì)量和水平是否得到提升，是檢驗高校檔案資源整合（或稱之為改革）成功與否的重要標(biāo)志。高校檔案管理機(jī)構(gòu)要通過提高專業(yè)人員素質(zhì)，推進(jìn)精細(xì)化管理等有效途徑，在檔案提供利用的權(quán)威性、時效性、實效性、主動性和擴(kuò)展服務(wù)面向等方面下工夫，實現(xiàn)高校檔案工作從“有為”（有所作為）到“有位”（有地位，受重視）。

本文為安徽省教育廳人文社科研究課題（批準(zhǔn)號為：2010sk388）研究成果之一

注釋

①劉萍等.由27號令引發(fā)的對高校檔案資源管理的新思考[J].蘭臺世界，2009（9）.

②單紅生.新時期高校檔案信息資源整合的研究[J].中州大學(xué)學(xué)報，2007（10）.

③徐欣.整合高校檔案資源實行“大檔案”管理研究[J].檔案學(xué)研究，2008（5）.

④王雅慧.對和縣檔案信息資源整合的思考[J].蘭臺世界，2007（4）.