摭談檔案資源的開發與利用

陶醉

摘要學校檔案客觀反映著學校的管理工作、教學教研活動以及學生動態發展情況，是學校教育工作和管理工作不可缺少的重要組成部分，因此，重視檔案資源的開發與利用是學校工作全面發展的重要體現，是學校走內涵發展之路的必然選擇。

關鍵詞檔案資源管理體現層面效能

中圖分類號：G47 文獻標識碼：A

1檔案制度資源的開發與利用

學校對檔案工作的指導與管理除了必須遵循教育主管部門制定和頒布的各項規章制度外，還必須結合本校實際制定內部檔案管理制度，小到明確檔案材料的收集范圍，大到檔案的保存存儲都應該體現明確的工作細則，把檔案工作具體分解和落實到相關人員，以此量化工作標準。檔案制度一旦制定并頒布后，主管部門就必須嚴格按照要求狠抓落實，并突出以下幾項工作，首先，體現制度的奠基作用。學校檔案材料的及時收集與有效管理對于學校發展的意義顯而易見，其中材料的真實性、客觀性不僅是學校檔案管理實績的具體體現、學校領導科學決策和解決學校重要問題的文本依據，而且也是學校領導開展研究和瞻前規劃的基礎，檔案制度無疑是最后的保障，因此，我們要通過制度的約束既確保檔案的及時歸檔，又確保檔案的完整性。其次，發揮制度的引領作用。學校應通過檔案制度敦促檔案人員規范自己的工作行為，減少被動工作和不規范操作情形，防止工作中的各類失誤；通過制度確立的獎懲標準鞭策落后、鼓勵先進，提升檔案人員工作主觀能動性；通過制度培養檔案人員應有的工作意識，諸如，檔案人員對于上級部門發放的用于傳閱的各種文件材料要做到心中有數，體現跟蹤意識，確保出得去、回得來；通過制度形成對本單位生成各種文件資料的收集與保管意識，因為這些材料往往在很大程度上體現著學校的發展過程。

2檔案技術資源的開發與利用

計算機技術在檔案工作運用中的不斷發展對傳統以紙質為支撐檔案管理工作構成了嚴峻挑戰，并同時對檔案人員的工作方式、工作理念產生著深刻影響。首先，它帶來了檔案工作的革命。從傳統檔案整體工作流程看，它屬于典型的實體控制類型，而計算機技術的運用使檔案工作突破最初檔案載體的一味制約，客觀揭示著檔案信息的科學運行過程。隨著檔案在學校各項工作中地位日益突顯，僅僅依據原始實體檔案難以高效適應學校發展的需要，計算機技術的介入實現了檔案從題名、文號等層面的直接檢索，提高了檔案運行效率。其次，它推動著檔案工作方式的轉變。檔案人員在長期工作過程中已經習慣了傳統紙質檔案的整理與保護，傳統繁瑣的工作使得他們被迫接受現有的工作模式并不斷適應。計算機技術的適時介入使得檔案人員在深入思考檔案工作的質量與效率基礎上，自覺打破一成不變的工作方式，他們通過運用新技術和新方法實現了檔案工作的長足發展。當然，開發與利用計算機資源為檔案工作服務是一個逐步推進的過程，應該體現循序漸進原則，事實上，計算機技術的運用雖然實現了檔案自動組卷的目的，但是，計算機輔助立卷更是其主要特征，檔案人員仍然需對檔案實體實行人工組卷，計算機則輔助完成檔案的分類與分工工作，即，計算機在有效控制下，機模仿人的思維方式進行檔案分類組卷，這種方式體現了傳統與現代的有機結合，大大提高了檔案工作效能。

3檔案人力資源的開發與利用

檔案工作能否順利進行與人的關系有著密切聯系。結合高等師范學校發展實際，檔案人力資源的開發與利用主要體現在兩個“量級”方面，即，檔案人力資源的數量和檔案人力資源的質量。隨著辦學規模日益擴大，學校內部教學活動、后勤管理服務、學生信息管理都對檔案工作提出了更高要求，繁重的工作對學校檔案隊伍的數量構成了客觀挑戰，檔案人員的數量必須能夠滿足檔案工作正常開展的需要。當然，檔案人員的數量也并非多多益善，我們應該將人員數量概念定位在人員必須結構合理、工作職能必須全面的基礎上，結合高等師范學校檔案工作實踐，檔案人員的配置包括了檔案策略研究人員，檔案查閱與咨詢服務人員，并由他們共同組成檔案研究開發團隊負責學校檔案工作。檔案人員的素質是檔案工作發展的關鍵，學校必須把好檔案人員準入門檻，一般而言，學校檔案人員的質量涵蓋了兩大方面，過硬的政治素質和高超的業務能力。檔案工作從大的層面而言必須體現國家意志、符合國家的大政方針，檔案人員必須體現一定的政治操守和職業道德，真正在工作中做到堅持事實，熱愛檔案工作；檔案工作是一個細致入微的工作，檔案人員除了具備熟練的文字策劃能力和工作組織能力外，還必須加強專業理論知識學習，不斷提高自己的學歷層次，擴大自己的視野，只有這樣才能體現具體問題具體分析的能力，才能在工作中做到游刃有余。

4檔案處室資源的開發與利用

檔案室是開展檔案管理工作的實體支撐，開發與利用檔案室資源體現了檔案工作的基本要求，學校檔案室資源的開發與利用主要體現在兩個層面，首先，硬件資源的開發與利用。學校檔案室硬件資源開發與利用的原則可以概括為“小處著手，有的放矢。”具體而言，學校檔案室硬件資源既包括了外在的醒目門牌提示，也包括了內部櫥柜協調統一、擺放齊整，尤其檔案人員辦公用品要嚴格按照上級主管部門所制定的檔案人員工作職責以及學校檔案室管理制度等規范性文件配足配齊；學校檔案室的重要性決定了檔案室的保護要長遠規劃、明確職責，因此，檔案室必須重視各種保護設施的建設，包括防盜網、防盜門等防盜設施的建設；包括防火、防水等設施的配備；包括防蟲、防蛀、防強光、防潮濕等手段的運用等。其次，軟件資源的開發與利用。我們在重視學校檔案室硬件資源開發與利用的同時，也要加強學校檔案室軟件資源的開發與利用，其中最為突出的工作是建設學校數字化檔案室。學校數字化檔案室建設指的是利用數字設備及數字技術實現檔案信息資源共享的目的。新形勢下，學校數字化檔案室不能簡單地理解為在形式層面超越傳統檔案室，事實上，數字化檔案室在相關功能方面是傳統檔案室的延伸，但是，數字化檔案室又與傳統檔案室有著明顯的區別，尤其它有效借助了諸如電腦設備；數碼相機設備；掃描儀器設備；打印設備等提高了工作運行的質量和效率，誠然，檔案室資源的開發與利用既體現了傳統與現代兩個方面的內容，又反映著效率與效能兩個層面的實際意義，因此，開發與利用好檔案室資源有著毋庸置疑的意義。

5結束語

學校檔案資源的開發與利用一方面體現了社會客觀形勢發展對檔案工作的要求，另外一方面也體現了檔案工作可持續發展的內在需要。因此，我們必須開發與利用各種相關資源為檔案工作服務。

參考文獻

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