淺談高職院校文秘專業檔案管理課程應用性教學

李敏

摘要高職院校以培養滿足社會需要的實用型、技能型高級人才為教育目標。高職院校文秘專業檔案管理課程教學目的是使學生掌握從事文秘工作所需要的檔案管理基本知識和技能，恰當地處理各種文檔信息，成為合格的文秘專業人才，具有很強的實踐性。而目前，很多高職院校文秘專業在檔案管理課程的教學中依然存在理論知識過多，應用性不足的問題，筆者根據自己在實際課程教學中的經驗，淺要地談論一下如何進行高職院校文秘專業檔案管理課程的應用性教學。

關鍵詞高職院校文秘專業檔案管理課程應用性

高職院校以培養應用型人才為主要目標，旨在培養出具有大學知識，而又有一定專業技術和技能的人才，其知識的講授是以能用為度，實用為本。檔案管理是高職院校文秘專業的核心課程之一，主要培養文秘人員的檔案管理能力。筆者根據自己在檔案管理課程教學中的實踐，體會到檔案管理課程教學內容與從事文秘工作實際有很大的距離，教學效果不佳。那么，檔案管理課程如何進行教學才能與高職院校文秘專業的培養目標相適應呢？

1明確教學培養目標，培養專業文秘人才

檔案管理是文秘工作的重要組成部分，是文秘人員必須掌握的一項基本業務能力，科學地管理好檔案，用好檔案，在需要時能夠迅速查閱到任意一份歸檔文件，可以極大地提高文秘人員的工作效率。所以，文秘專業開設檔案管理課程是為了培養適應社會需要、適應就業崗位需要的合格的文秘人才，而不是專門的檔案人才。然而，當前很多高職院校文秘專業開設的檔案管理課程與高校檔案學專業開設的檔案管理課程沒有太大區別，沒有體現出秘書專業特色，技術能力特點不突出，與文秘工作崗位實際需求的檔案管理能力有很大的差距。因此，我們必須首先結合文秘崗位工作實際，明確人才培養目標，明確教學目的和重點，研究秘書崗位所需要的檔案管理工作的內容和特點，使文秘專業檔案管理課程具有自己獨立的特色體系，而非沿襲傳統的培養檔案專業人才的檔案管理課程體系，應使文秘人員具備應有的檔案管理知識理論和技能，具有較強的檔案意識，在文件處理階段有意識地、專業地進行前段控制，在文件歸檔階段，具備立卷歸檔的基本技能，有能力把文秘工作中的文件和檔案管理程序真正交融在一起，保證檔案的質量，使文檔工作流程科學化、合理化，使文檔實體形成一體化、管理一體化、利用一體化，實現文書工作和檔案工作的完美銜接，實現檔案信息資源共享。

2與時俱進，更新教學內容，適應就業崗位需求

高職院校應選擇符合當前職業教育和就業形勢的新教材，近年來，雖然有一些針對職業院校文秘專業的檔案管理教材出版，理論性和專業性降低了一些，也加入了技能訓練環節，但基本仍是按照專業檔案管理的環節編排，與文秘工作實際不符。因此，在實際教學中我們應與時俱進，及時、大膽地更新教學內容，突出文秘工作崗位中檔案管理的特點，貼近文秘工作實際，圍繞職業能力、辦公自動化、信息化等要求選擇教學內容，減少與工作實際缺少聯系的理論知識，跳過與高職學生專業培養無關的章節，增加具體實際應用操作內容。比如，目前文秘專業檔案管理課程教學內容主要針對黨政機關，而高職院校學生的就業對象多是中小企事業單位，教學內容與學生的就業崗位現狀嚴重脫節，無法滿足社會就業的需求，因此教學內容應著重基層企事業單位文秘人員文檔管理的知識和技能，適當增加企業檔案、人事檔案、會計檔案、工程檔案、設備檔案等管理知識，增強教學內容的適應性。又如當前信息化時代，辦公自動化及網絡化已廣泛應用于各個領域，已嚴重影響到文檔管理的內容和方法，文件的形成、處理、歸檔、管理、利用等都發生了相應的巨大變化，而目前教材大多仍是針對傳統辦公環境的、紙質載體進行的，這就要求我們跟上時代發展的快速步伐，與時俱進，及時更新教學內容，增加檔案管理現代化教學內容。

3改進教學方法，激發學生興趣，強化職業技能訓練

高職教育的培養目標是培養滿足社會需要的實用型、技能型高級人才。文秘專業檔案管理課程的教學目的在于讓學生掌握檔案管理的基本知識和技能，有能力恰當地處理各種文檔信息，它的實踐性很強。但目前不少高職院校文秘專業的檔案管理課程仍是以理論課為主，沿用文科的理論教學方法，學生雖然獲得了一定的專業理論知識，但倍感枯燥無味，而且一到工作崗位就手忙腳亂，無法進行實際應用。要想改變這種現狀，我們教師必須要采用靈活多樣的教學方式，激發學生學習積極性，以強化職業技能訓練的教學為突破口，增加實踐課時，讓學生在實際操作中學會理論知識，掌握檔案管理技能。比如老師可運用靈活多樣的課堂教學方法，如啟發式、討論式教學，結合前沿案例，借助網絡、多媒體等現代技術，增強學生的學習積極性，使課堂教學氣氛活躍起來，讓檔案管理不再遙遠、不再枯燥。同時，大膽的增加學生技能訓練實踐課時，調動學生的學習熱情，在實訓課堂中可采用情境教學法，讓學生模擬現實中文秘工作任務，通過“角色扮演”來體驗文秘工作特點，讓學生實際進行文件材料的歸檔、分類、裝訂、排序、著錄編目等檔案整理工作的訓練，通過動手操作，加深印象，鞏固和消化課堂所學知識，真正提高檔案管理職業技能。另外，還可讓學生通過參觀、實習，提高檔案管理的綜合能力。可到校內檔案室進行參觀、實習，聯系校內各職能部門，開展校內實習；也可通過各種途徑聯系企事業單位，建立校外實習基地，盡可能地為學生提供實踐的機會，在實踐中將檔案管理知識融會貫通，真正地提高文秘專業學生檔案管理職業能力。