淺談中學檔案管理

尹麗晶

[摘 要]中學檔案是國家檔案的組成部分，切實把中學檔案管好，對發展我國的教育事業具有重要的作用。通過對中學檔案的內容、中學檔案的性質、中學檔案的整理和中學檔案管理應注意的問題的闡述，使人們知道做好中學檔案的管理對中學的黨務工作、行政工作和教學工作有著重要的現實意義和深遠的歷史意義。

[關鍵詞]中學檔案；內容；性質；管理

[中圖分類號]G47 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2012）06 — 0110 — 02

中學檔案是指學校在各項工作活動中形成的具有查考價值、和歷史研究價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。他是反映中學教育實踐活動真實面貌的記載，做好中學檔案的管理對中學的黨務工作、行政工作和教學工作有著重要的現實意義和深遠的歷史意義。

一、中學檔案的內容

中學檔案的內容較為豐富，大體包括黨政檔案、教學檔案和學生檔案三大類。

（一）黨政檔案

凡是學校政治工作、思想教育、行政管理財務會計等工作中形成的文件材料都可納入黨政檔案的范圍。黨政檔案是檢查學校執行黨的路線，特別是執行教育方針、政策情況的依據，是了解學校基本情況的第一手材料。

黨政檔案包括：1、上級下發的有關教育工作、政治思想工作和學校行政管理等方面的文件，特別是真對本校的各種文件材料。2、本校在貫徹黨的方針政策，以及上級有關文件精神過程中形成的材料：本校向上級主管部門的報告、請示和批復；上級有關本校重大問題的通知、公函、工作簡報等。3、本校黨、政、工、團、民主黨派和其他組織的情況統計表，工作計劃、總結、會議記錄、活動記錄、匯報材料和所屬成員花名冊等；4、本校教職員工登記表及人事任免、調動、獎懲、晉升和調整工資的有關材料，黨團、員的發展材料及上級批復，黨團、員組織關系介紹信或存根；5、各種規章制度，教職員工工作安排一覽表、考勤表等。6、本校房地產契據、證明、基建方面的文字材料和圖紙等。7、本校財務方面的會計憑證、經費收支賬冊、報表和財產登記冊等，以及其他有保存價值的材料。

（二）教學檔案

是記載和反映本校教育工作、教學實踐、科技研究、課外活動和實驗設備等方面的真實情況，具有保存價值的的文件材料。是衡量一個學校教學水平的依據，又是學校作出決策、制定規劃、開展教學活動、教育科學研究、教學質量分析、實現管理科學化的依據和參考材料。

教學檔案包括：1、教學計劃、總結，教研組（室）、班主任工作計劃、總結，和典型經驗，師資培訓計劃、總結和典型材料。2、教學大綱、課程設置及安排，教學方案，教改方案，結合教學進行生產的計劃、總結。3、自編充實教材、鄉土教材的定稿、油印本或鉛印本，校內錄制的各種教學內容的錄音帶、錄像帶及原稿，電化教學的教案及補充教材。4、科技活動、課外活動的計劃、總結、成果、論文、計算數據圖（表）及與活動有關的照片、錄音、錄像等材料。5、各種典型教案、公開課教案及講評記錄，教學經驗介紹，教學情況調查報告，教學研究成果及各種教學圖表，期考各科試卷及試卷分析材料，單獨招生時的試卷及成績分析，各學年（或學期）各科成績對比分析。6、本校出版的刊物、校報、簡報、資料的正本及定稿。7、本校老師在外發表的論文的正本，科技成果的正本或手稿，對外交流材料、經驗介紹等。8、校務日志、班級工作記錄，各項教育活動的材料、圖片、照片（畢業生留影）、學校傳統教育材料、校史材料。9、實驗室、圖書館工作情況登記，實驗儀器模型機其他教學設備的保管使用情況登記，各種教學設備的說明書，技術材料以及維修情況登記，各種教學設備的說明書，技術材料以及維修情況登記等。10、開展各種文娛、體育、衛生工作的情況記錄，如校運動會秩序表、比賽成績、最高紀錄，文藝匯演節目表及獲獎節目、獲獎者名單。11、教師任課情況，業務考核結果的記錄，教學重大事件記錄。12、學習質量分析，生留級及升學考試成績分析。13、學生情況統計表，每屆學生（分班）登記冊，畢業肄業證書存根等。14、學生干部（校級、班級）名冊，黨團員名冊，三好學生名冊，基本情況登記表。15、學生在校外報刊發表文章，在各級競賽、匯演、會考、統考中獲得優異成績的記錄材料。學生畢業后給學校寫來的具有保存價值的信函等，以及其他有保存價值的教學檔案。

（三）學生檔案

中學生在校學習過程中形成的，能夠反映學生成長情況的材料，都歸入學生檔案。學生檔案是學校對學生進行了解、培養、管理的記錄和依據。

學生檔案包括：1、學生報名報，調查材料，學期操行評語，畢業生登記表，鑒定材料，各種活動中突出表現記載及有關證明，獎懲記錄，愛好特長及社會活動能力的記錄，入黨入團的有關材料等。2學生每學期的考試成績，畢業成績，升學考試情況，校內外單科競賽的成績，各種獲獎名次。3、學生本人的健康卡片，體育活動情況，達到國家體育鍛煉標準和運動健將的成績和證明，體育競賽的成績名次，文藝匯演中的獲獎情況記錄。

二、中學檔案的特殊性質

中學檔案除具有一般檔案的性質（如原始性、記錄性）之外，還具有一些特殊的性質。

（一）檔案來源分散性

中學檔案，少部分來源于上級機關（如上級黨政機關、教育行政機關），大部分來源于校內行政、教學管理部門和廣大師生。

從中學檔案的內容看：1、來源于上級機關的，經過文書的收文登記的文件材料，手續相對完備，制度健全，易于收集整理和保管。2、來源于校內部門的，絕大部分沒有經過收發文登記和嚴格的文書管理制度，缺少必要的制約條件。3、來源于校內師生的，如教案、文稿等，更不能履行收發文登記制度。而校內各部門和師生的書面材料，恰恰最能反映一個學校的具體教學工作和教學活動，是中學檔案中最重要的組成部分。同時，也是也是最難收集的部分。

（二）年代劃分特殊性

中學檔案的形成，主要有三種情況：第一種是公元年度，學校中的黨政檔案都是按照公元年度歸檔立卷的。第二種是教學年度，按照我國現行教育制度，上一年九月一日到下一年八月三十一日為一個教學年度，中學檔案的教學檔案（如教學計劃、教學大綱）都是按照教學年度歸檔立卷的。第三種是學制年度，我國現行教育制度規定小學六年，初中三年，高中三年。中學的學生檔案和教學檔案中的學生名冊、情況登記、統計等，都是按照其學制年度歸檔立卷的。

（三）檔案內容復雜性

中學是教育戰線的基層單位，“麻雀雖小，五臟俱全”，檔案內容豐富，全宗成分復雜，前面將中學檔案分成三大類，是十分粗略的。實際上科技檔案（如科研、設備、基建等）、會計檔案、實物檔案等由于數量不多，而且大多為教學服務的，所以可分別歸入黨政檔案和教學檔案之中。

（四）制成材料和格式多樣性

中學檔案除紙制外，還有大量的照片、錄音、錄像、幻燈等電化教學材料；紙制檔案形式也比較復雜，有的是表格（如課程安排表、學籍表等）有的是圖冊、圖畫，其紙張大小規格不一，印刷方式也不統一，給排列上架增加了難度。

三、中學檔案的整理

中學檔案在歸檔立卷的方式方法上要“按照自然形成規律，保持文件之間的歷史聯系，便于保管和利用”，做好以下兩方面工作；

（一）立卷歸檔的準備

首先，必須遵循國家規定的檔案要實行集中統一管理的原則，明確學校文件材料的歸檔范圍，具體規定學校各部門、教師、班主任等在工作中形成的文件材料的立卷歸檔范圍。

第二，文件材料的收集。對歸檔范圍的文件材料，必須通過大量和細致的工作，從各部門和學校領導、教職員工手中收集上來。對已調離的人員手中有價值的材料也應征集。

（二）分類組卷

首先，以年度為標準，將所有的文件材料按年度分開，中學檔案立卷工作以一年一歸檔為宜。中學檔案的年度劃分頗為復雜，按教學年度立卷，適用于教學檔案。黨政檔案也可改變公元年度立卷慣例，服從于教學檔案的立卷要求。學生檔案按學年制度，每年對應屆畢業生的檔案進行一次立卷，在畢業生離校后向檔案室移交。對在校生的檔案則按平時歸檔要求，分門別類存放。

第二，以材料內容劃分為黨政檔案、教學檔案和學生檔案三大類。對黨政、教學和學生三大類材料分別劃分保管期限進行立卷，舉例如下：

1.黨政檔案。可分為：上級和政府來文和會議文件；教育機關來文和會議文件；其他機關來文和會議文件；本校的請示報告、工作匯報、計劃總結及上級的批復；本校黨組織文件及會議記錄；校史材料、校務日志；本校行政文件及會議記錄；黨團員年報表和名冊，教職員工年報表和名冊，工會會員登記表和名冊；教職員工獎懲、調資、晉升名冊；招工、退職、退休、死亡的人員名冊或統計數據；調入、調離、工資、組織等方面介紹信或證明存根；來往公函、重要來信來訪及處理情況材料；基建相關材料；會計憑證、賬簿、報表等；校產登記；其它有保存價值的材料等。

2.教學檔案。可分為：各種教學計劃、總結；大綱、教材、教法；教學研究、經驗、成果、論文、典型教案、公開課評議；實驗設備、說明書；科技、衛生、文藝、體育等的材料；師資培訓、進修、業務考核；班主任工作情況及考核；各班學生名冊、基本情況、學習成績、獎懲記錄、畢業合影；學籍冊、學生登記表等；招生、退學、休學、留級、開除、死亡、畢業的記載、證明及有關材料；學生會、共青團、成員名冊、活動記載材料；其它有保存價值的材料等。

3.學生檔案。學生檔案記載了學生本人在校的成長過程，學生畢業后檔案隨之轉到新的學校或工作崗位。學生檔案的整理，可參照人事檔案整理方法進行，每人一袋。

立卷時，一般不必過多的考慮文件材料的數量，即時同一內容的材料少一些，案卷薄一些也是允許的。主要注意保持文件文件材料之間的聯系，盡量把同一問題、同一項工作、同一次會議、同一案件、同一種活動的材料立成一卷，數量多的可立成幾卷。

四、中學檔案管理應注意的問題

中學檔案是國家檔案的組成部分，切實把中學檔案管好，對發展我國的教育事業具有重要的作用。然而，還有一些具體問題需要探討。

（一）領導的重視是開展好學校檔案管理工作關鍵

領導重視，應該做到四落實：

1.人員落實。確定一名校領導分管檔案工作，檔案室要配備一名有專業素質的專職檔案員，各教研室確定一名兼職的檔案人員，形成校園的檔案網絡體系。

2.資金落實。學校檔案工作所需經費應列入學校預算，為檔案工作提供必需的設備。

3.保管條件的落實。要有滿足十五年檔案使用空間的檔案庫房。要做到檔案庫房、辦公室、閱覽室三分開。

4.制度落實。學校必須把檔案工作納入學校整體發展規劃。

（二）做好基礎基礎性工作，方便利用

學校檔案室要認真做好檔案的收集、整理、分類、統計、保管工作，維護檔案的完整與安全，還要編制檔案檢索工具及有關參考資料，積極開展檔案利用工作，為學校教育教學工作服務。

（三）選擇最佳立卷時間

學校各部門和能按年度歸檔的部門，應在次年六月底前歸檔；各教學部門和按學年歸檔的部門，應在次學年暑假前后歸檔，以每年的九、十月為最佳立卷時間。

〔責任編輯：馮延臣〕