醫院藥庫盤點計算機存在的問題及解決方法

艾學瑛

摘 要：應用計算機軟件對藥品管理已經成為現代化醫院的主要工作模式。如何使藥品計算機管理的誤差降至最低，控制好藥品管理也是醫院管理的一項重要工作，衡量藥品盤點的準確率是通過賬物、賬實相符來把關的。文章結合醫院藥庫計算機藥品盤點的賬物不符來發現原因，同時提出了相應的解決方法，從而加強醫院的藥品管理，嚴格對藥庫把關。

關鍵詞：醫院 藥庫 藥品盤點 計算機賬實不符 解決方法

中圖分類號：F224.39

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2012）08-250-02

藥品是醫院開展正常業務，用于診治疾病的特殊商品，它是醫療工作中必不可少的物質保證和重要手段，也是醫院中重要的流動資產，在醫院的流動資金中占了一定的比例。因此如何加強藥品管理，對藥品進行有效的控制，是醫院管理資產的一大課題。通常管理藥品可通過日常管理和定期盤點來運行，日常管理是對藥品管理的基本方式，定期盤點是對日常管理的考查。現在隨著信息科技的不斷發展，各大中小型醫院對計算機都已經普及，利用計算機軟件系統對醫院的藥品進行管理極大地方便了藥庫各項工作，但在簡化了盤點工作的同時又會出現一些數據上的出入，使藥品實物數量和計算機上記錄的庫存數量不相符，從而對藥庫的藥品管理工作造成影響，有時還可能無法正常運轉。所以筆者結合湖北醫藥學院附屬太和醫院在對藥庫的藥品盤點時發生的實物與賬面數量不符的問題，有針對性地加以分析，從而進一步加強藥品管理，提高醫院管理水平。

一、醫院藥品盤點的狀況

1.實際盤點藥品準確率不高。因為藥品盤點是一項很寵大的工作，費時、費力，加之藥品種類繁多，所以就會很可能造成藥品盤點出現差錯。藥品盤點的準確度分為兩個方面：一是盤點整個藥品數量的準確性，二是盤點單個藥品種類的準確性。其實盤點藥品的盈虧只是工作的一個方面，主要是把握各個藥品盤點的準確性。數量的準確度高了其藥品計量的準確度就高，本次盤點的結果對下次或歷次的盤點結果都會有影響。（1）藥庫盤點前沒有徹底清庫。藥庫盤點前應該進行徹底清庫，如果盤點期間隨時有送貨單位送貨而沒及時辦理入庫的，或有臨床科室退貨、送貨單位報損、藥房借藥等沒有處理的都能造成賬實不符。（2）平時辦理出入庫數據錄入時數據輸入不準確。在數據錄入時有時也可能會因為一時疏忽從而出現輸入數量、品種等錯誤，造成差錯。（3）誤盤、漏盤。在盤點的過程中，盤點人員對藥品的規格，存放位置不熟悉引起的誤盤和漏盤。當然這種漏盤或誤盤的情況畢竟是很少，但是這個因素造成的賬實不符也是不可小覷的。

2.辦理藥品入庫時誤差。（1）藥品入庫時負責辦理藥品入庫的負責人由于工作的疏忽錯把本來是1盒的數量錄成1支，或者數字沒有看清楚而出錯沒有被發現的。（2）入庫驗收不仔細。現在送藥時間每天都有，而倉管人員又同時要辦理各科室、各藥房藥品發放工作，所以難免會因為驗收不仔細而成的入庫差錯。（3）急需藥品借入。因為某種急需藥品短缺，臨時從外面醫藥公司或別家醫院借入的藥品沒有辦理入賬手續的，也沒有出具任何借入單據。

3.倉管人辦理出庫時誤差。（1）藥房領藥差錯。藥房每天會報計劃，列出當天所需藥品，倉管人打出庫單時可能會發生錯輸、漏輸現象，當時沒有及時發現的。（2）臨時藥品借出。有時會有醫藥公司或別家醫院需要此種藥品臨時借出，以后補還的，倉管人未及時銷賬。

4.計算機軟件系統原因。（1）計算機軟件系統在盤點時，庫存數據在取出的時間范圍內存在誤差。（2）軟件系統出現漏藥情況。有時系統輸出的盤點庫存表會有漏藥的情況發生。

5.發票與入庫不能在時間上同步。因為供應商存在著某種原因發票和藥品不能同時送達，只有送貨清單，所以倉管人員只能根據送貨清單辦理入庫，財務會計在沒有發票的情況下是不做賬的，在這種情況下就出現賬實不符的現象。

6.財務實際藥品掛賬時間與藥品會計結賬時間不一致。太和醫院財務做賬時間與藥品會計結賬時間相差一個月的時間，藥品會計結賬時間是當月的25號，而財務藥品掛賬時間卻在次月15號左右，因此庫存藥品的實際庫存數與財務數據出現差錯。

上述幾點賬實不符是醫院計算機盤點庫房藥品突出的問題，通過這幾個問題我們可以看出造成賬物的不相符并不是藥品的真正損壞和耗失，而是在實際工作中負責人員計量的誤差導致的賬面藥品差異。盤點結果的不準確直接導致了庫房庫存量的虛盈虛虧，對醫院各個藥房的庫存量也形成影響。譬如，被錯盤的某藥品由于實盤數誤為零，那么盤點結果確認為零后，庫存賬面就被調整為零，可該藥品實際存在，也通過藥房銷售結轉了成本，那么該藥品就形成了負庫存。如何采取有效的措施來解決這些問題呢？

二、解決的辦法

1.提高藥品盤點的準確率。（1）控制入庫流程。醫院藥品會計嚴格檢查所有出入庫單據的入賬情況，做到實物流與財務信息流的統一，每月藥品結賬后定期與藥學部藥品倉管員核對，這樣就可以有效地避免藥品實物已入庫而財務賬面未記賬的現象。嚴格把關,堅持藥品實物入庫的驗收制度，保證藥品賬物相符。（2）藥品入庫所用的憑據必須嚴格采用三聯單，一份藥品倉管員留底備查，一份藥品采購員對賬，一份藥品會計做賬，這樣層層把關,確保藥品的賬物相符。（3）規劃好合理的藥品盤點時間，盤點過程中采取兩人搭班盤點制。盤點規劃好時間,在這期間做好清庫工作，不接收任何供貨商供應藥品，保證計算機提取的賬面盤存時間與實物盤存時間的一致。靈活掌握藥品盤存的方式，對性質不同的藥品采取不同的盤點時間，如麻醉藥品采取每天盤點一次，銷售快的藥品采取一月盤點一次，大輸液單獨分為輸液庫采取單獨保管的方式，獨立核算。有效控制虛盤漏盤等盤點差異的發生，提高準確率。

2.藥品出入庫管理采用專人責任制。一人負責辦理藥品入庫數據的輸入，一人對所辦入庫藥品的數量、規格、單價進行嚴格校對，最大程度降低藥品庫存的誤差。（1）有外單位外借藥品時，必須經藥學部負責人批準方可借出，還要出具借藥憑據，外借人和倉管人同時簽字。（2）辦理出庫時要及時準確，嚴格執行醫院內部下發的藥品核對請領單制度，仔細核對計算機賬面數、發藥時間與實際發藥時間的一致性。如發現計算機藥品賬面數已下賬而實物未領用的要及時下賬，保證賬物相符。在我院就經常會有外單位或個人調撥藥品，調撥單已開出，但因為某種原因未能交款，這時就會造成賬面已下賬而實物未領用的情況，到盤點時就形成賬實差異，造成計算機庫存數的虛減，所以藥品會計與倉管員人員要及時溝通，按時對賬，確實做到賬物相符。

3.供應商的發票不能及時送達的，采取不入庫的方式，藥品單獨存放，到發票送到后再辦理入庫手續。但是倉管人員要建立一本備查賬，及時催促供應商開具發票，如遇有臨床科室急需用藥時，醫院內部可自由調節，和科室之間先辦理下借藥手續，等發票到后再重新辦理正式入庫手續，同時及時辦理出庫。

4.加強倉管人員的業務學習，提高業務水平。用計算機管理藥品時，藥品的規格、數量、保質期等都要有明確的標注，倉管人員每月定期對過期藥品或者滯銷藥品進行清查，如需要退貨或換貨時要及時與供應商聯系，盡快辦理退換貨手續。加快倉庫保管的運轉率，也節約了倉管成本。

5.完善信息系統，制定配套規則。醫院對藥品管理實行“金額治理，數目統計，實耗實銷”的治理辦法，藥品會計除了每月制定當月藥品領用匯總表，當月藥品進貨賬表單據外，還需要制定出一整套如藥品消耗匯總表、庫存藥品明細賬、盤點清冊表等報到賬務，月底對全部庫存藥品進行盤點，看與賬面金額是否相符。

三、結語

藥品的盤點工作看似簡單，可真正要做到全面準確卻不是那么簡單的事情。只有平時在工作中打好基礎，責任到人，實物與賬面及時掛鉤，及時發現計算機誤差，才能提高實際盤存數與計算機庫存數結果的準確率。盤存結果的準確度提高了也有助于醫院進一步加強內部管理，降低因管理不善而導致的盤點結果與計算機差異，降低盤點損耗，使醫院的管理工作邁上一個新臺階，提高醫院的核心競爭力。

參考文獻：

1.黃炳川.影響藥房計算機帳物相符的原因及對策.海陜藥學，2003，15（5）：152

2.彭海瑩，季波.我院門診西藥房藥品盤點方法的實施及討論.中國藥房，2004.15（12）：728

3.潘理平.淺談軍衛一號門診藥房管理子系統應用中的體會.藥學實踐雜志，2001.19（3）191

4.魏巍.淺談藥房管理.天津藥學，2000，12（3）：79

（作者單位：湖北醫藥學院附屬太和醫院財經處 湖北十堰 442000）

（責編：若佳）