淺談高等院校的照片檔案管理工作

趙佳森

【摘要】照片檔案同文字檔案一樣具有重要的憑證和查考作用。但由于人們對照片檔案的作用缺乏足夠認(rèn)識，致使照片檔案的管理一直是一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)。隨著辦公自動化的日益普及和新型信息介質(zhì)的不斷涌現(xiàn)，照片檔案的數(shù)量日益增多、內(nèi)容日漸豐富、作用愈益重要。照片檔案作為高校檔案的重要組成部分，對高校的各項(xiàng)工作起著舉足輕重的作用。

【關(guān)鍵詞】高校照片檔案管理服務(wù)

當(dāng)今社會已經(jīng)進(jìn)入了“讀圖時(shí)代”，人們不知不覺中已形成這樣一種閱讀習(xí)慣，看新聞喜歡有照片的，看書刊喜歡有圖片的，看展覽已經(jīng)不再習(xí)慣單調(diào)冗長煩悶的文字，可見，無論是報(bào)刊雜志還是展覽，最能吸引人眼球的始終是照片。從人們的閱讀習(xí)慣和喜愛偏好可以看出，照片的作用在現(xiàn)今社會日益顯著。

高校照片檔案是反映學(xué)校從創(chuàng)辦到發(fā)展，從教學(xué)研究到科學(xué)管理，從師資隊(duì)伍建設(shè)到桃李滿天下的最直觀最形象的真實(shí)寫照。照片檔案雖然從載體上與其他檔案有所不同。但與其他檔案之間卻有著密切的聯(lián)系。在為學(xué)校有效地進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動時(shí)，不僅需要依靠大量的文字檔案，同時(shí)也需要照片檔案。在日常教學(xué)與科學(xué)研究工作中取得成績后會形成許多重要照片，當(dāng)上級領(lǐng)導(dǎo)來學(xué)校檢查教學(xué)質(zhì)量、評估學(xué)科建設(shè)時(shí)，學(xué)校往往要提供許多材料進(jìn)行匯報(bào)，如果在提供的文字材料中再增加一部分重要的照片，可以使人感到真實(shí)、直觀、形象。也會增加說服力。

一 照片檔案的收集范圍

凡是在學(xué)校活動中直接形成的，具有保存價(jià)值的照片都屬于收集范圍，大致包括以下內(nèi)容：上級領(lǐng)導(dǎo)來校視察、參觀、檢查工作的照片；反映學(xué)校重大活動（重要會議、慶典等）、重大事件的照片；學(xué)校召開的國際、國內(nèi)學(xué)術(shù)會議的照片；國內(nèi)外知名人士、校外代表團(tuán)來校訪問、講學(xué)以及本校領(lǐng)導(dǎo)、專家、教師出國訪問、講學(xué)、進(jìn)修的照片；反映學(xué)校不同歷史時(shí)期的典型建筑物、校園風(fēng)貌、校園規(guī)劃及基本建設(shè)的照片；反映學(xué)校教學(xué)、科研活動，實(shí)驗(yàn)室建設(shè)，學(xué)科建設(shè)及獲獎證書的照片；論文答辯，學(xué)生重要社團(tuán)活動，歷屆運(yùn)動會、軍訓(xùn)的照片；反映學(xué)校歷史沿革的照片；各種表彰、授獎大會形成的照片；歷屆畢業(yè)生合影。

二 照片檔案的保管

由于照片檔案制成材料的特殊性，照片檔案的保管更困難，要求更高，同時(shí)隨著長期處于利用過程中及其自然損壞，照片檔案始終處于逐步損壞的過程中，為盡可能減少人為損壞因素，保管中應(yīng)采取如下措施：

一是照片、底片入庫前要認(rèn)真檢查，嚴(yán)格按照照片檔案管理規(guī)范，對污損的照片進(jìn)行翻拍復(fù)印等必要的處理，對沒有底片的照片進(jìn)行翻拍，制成翻拍底片，嚴(yán)格把好照片檔案入檔關(guān)。同時(shí)對庫存的照片檔案每兩年檢查一次。二是將經(jīng)常利用和永久性保存的照片檔案復(fù)制一套，原件按照照片檔案的保管要求裝入照片、底片共用的質(zhì)地較好的照片檔案裝具，復(fù)制照片則按照照片檔案管理要求分類整理，配上文字說明，編上流水號，方便利用。三是通過計(jì)算機(jī)掃描系統(tǒng)將照片影像轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息，輸入到計(jì)算機(jī)中。數(shù)碼相機(jī)拍攝的照片，也輸入到計(jì)算機(jī)中，以圖片文件的形式存放，建立以圖片、文字（文字說明包括檔案類別、編號、標(biāo)題、簡要說明及六要素等）為信息單元的數(shù)據(jù)庫，并儲存在光盤中，放入消磁柜中保存。這種方式保管降低了檔案原件利用率，延長其使用壽命。四是控制適宜的溫濕度。保存照片檔案的適宜溫濕度為：溫度以14℃～24℃，相對濕度45%～60%。同時(shí)，要做好檔案庫房的防潮、防光、防塵、防有害氣體等工作。

照片檔案的管理工作應(yīng)該嚴(yán)格按照時(shí)間、內(nèi)容來分類，把照片在全宗內(nèi)按年度來分，同一年度的照片再按照內(nèi)容分類。同一內(nèi)容的照片還可以按照同一主題來分類，將同一主題的照片進(jìn)行編號。這樣，就形成了一個(gè)“全宗號—年度—類別—專題”的組卷形式。完整的照片檔案應(yīng)該包括照片、底片、說明三個(gè)部分，而其中的說明又包括符號說明和文字說明。在編寫照片檔案說明時(shí)應(yīng)包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者六要素。說明要真實(shí)可信、準(zhǔn)確無誤、詳盡概括地體現(xiàn)照片影像的全部信息，力求簡潔通順、言簡意賅、字?jǐn)?shù)要求在100字以內(nèi)。確保照片檔案的保存和利用價(jià)值。

三 認(rèn)真核查、反復(fù)對比，做好照片檔案的鑒定

照片畫面清晰、內(nèi)容完整、真實(shí)可信在很大程度上決定著照片的保存和利用價(jià)值。因此在歸檔之前，首先要對照片進(jìn)行鑒定工作，要選擇畫面清晰完整，具有代表性，能夠反映出事物全貌和事件全過程的照片，同一角度反映同樣內(nèi)容的照片只需一張即可。另外，隨著計(jì)算機(jī)處理圖像的技術(shù)日漸完善，隨意更改和偽造照片的現(xiàn)象使數(shù)碼照片很難從畫面上辨認(rèn)，從而給鑒定工作帶來了很大的困難。因此，在歸檔時(shí)，檔案工作人員要對數(shù)碼照片是否進(jìn)行過修飾、刪改、合成進(jìn)行核查鑒定，確保歸檔照片的真實(shí)有效。

四 照片檔案的利用

收集和保管照片檔案的目的是為了利用。離開了利用，照片檔案就失去了其保存的價(jià)值。高校照片檔案比其他檔案有其自身的優(yōu)勢，直觀、生動形象、真實(shí)，可以為學(xué)校的各項(xiàng)工作提供服務(wù)。通過舉辦專題照片展、編輯宣傳畫冊等活動，向師生和校外人士展示學(xué)校悠久的辦學(xué)歷史，不同時(shí)期的校風(fēng)校貌，優(yōu)秀的教學(xué)科研成果，以及豐富多彩的校園文化等，培養(yǎng)師生以校為榮，開拓進(jìn)取，勇于創(chuàng)新的精神，樹立師生主人翁意識，為學(xué)校發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。同時(shí)，也可以為一線教師提供授課素材，將相關(guān)照片檔案做成幻燈片用于課堂教學(xué)，豐富教學(xué)內(nèi)容，提高教學(xué)質(zhì)量。

對于數(shù)碼照片檔案的利用，檔案工作人員可以利用網(wǎng)絡(luò)，達(dá)到信息交流和資源共享的目的。提高照片檔案的利用率，促進(jìn)照片檔案信息更深一步的開發(fā)和利用。

高校昭片檔案的利用，筆者認(rèn)為可以從以下兩方面著手：一是提供“專人、專線、專機(jī)、專欄”的快速服務(wù)通道。其中，專人是指有專門照片檔案管理人員為利用者提供服務(wù)；專線是指有專門的服務(wù)熱線為利用者開放；專機(jī)即在館內(nèi)配備專門的計(jì)算機(jī)供來館照片檔案利用者自行查詢和下載；專欄即在高校檔案館網(wǎng)上開辟一塊專門的照片檔案利用欄目，無論是老師還是學(xué)生，凡需利用照片，都可在此留言，管理人員應(yīng)快速做出回復(fù)。通過這種方式，不僅使照片檔案利用更加便捷、透明，而且增強(qiáng)了管理人員和利用者之間的溝通與互動。二是“電子相冊式”與“菜譜式”服務(wù)相結(jié)合。將照片按年度或主題制成一本本電子相冊，并添加背景音樂和其他動態(tài)效果，供利用者觀看和挑選。此外，還可以將館內(nèi)最有特色和極其重要的照片制成餐廳菜譜式的精美雜志冊，供不習(xí)慣使用電腦查詢的利用者們翻閱和挑選這些措施不僅能節(jié)省利用者的查詢時(shí)間，而且能讓利用者們享受到別樣樂趣。

總之高校照片檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，對學(xué)校的發(fā)展有著重要的歷史意義和現(xiàn)實(shí)意義。因此，我們要做好學(xué)校照片檔案的收集整理工作，要充分發(fā)揮照片檔案在教學(xué)、科研以及各項(xiàng)工作中的作用。高校照片檔案在學(xué)校的發(fā)展中會得到重視、支持，照片檔案會越來越齊全、完整、規(guī)范。

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