供電局協同辦公自動化系統設計應用分析

阮麗敏

摘要：隨著我國經濟的飛速發展，各個省市的工業化進程逐步加快，工廠的數量也大幅度提高，因此電力的需求量迅速增大，這就要求供電局能夠提高工作效率，把握工作進度，將辦公自動化系統應用到供電局的日常工作中，為供電局的工作提供強有力的幫助。

關鍵詞：供電局；辦公自動化系統；功能設計；系統數據庫

中圖分類號：TP317文獻標識碼：A文章編號：1009-2374（2012）13-0106-02

21世紀是信息化的時代，在信息高速發展的今天，廣泛的互聯網技術已經不僅僅應用于IT行業，而深入到日常生活中的各行各業，同時在行業間的交流也起到至關重要的作用。作為供電局，肩負著整個城市的電力供應，不僅要充分調研各個地方的用電量，還要對各個地段的用電峰值有準確的把握。而這些如果只依靠人力，會浪費大量的人力資源而且要求極高的經費。因此辦公自動化系統應運而生，如果供電局協同辦公自動化系統，就會大大降低工作需要的人力物力，減少勞動時間，提高工作效率，從根本上提高公司的運營能力。

1辦公自動化系統的設計

由于供電局每日的工作量相對較大，而且處理的數據繁雜，因此供電局采用的系統為IE瀏覽器與Lotus Domino的組合形式，Lotus Domino的工作流技術較為成熟，而且操作方便，對于復雜的數據庫可以進行有效的整合和梳理。公司的用戶在平時工作中，可以用IE瀏覽器對WEB網頁進行瀏覽，瀏覽器的操作頁面也非常方便用戶進行信息的提取。而此系統共分為兩部分，第一部分為用戶操作界面，在使用之初，使用者可以通過管理員的幫助注冊屬于自己的用戶，并由管理員給予用戶權限，通過這樣的步驟之后，用戶就可以使用操作界面了。同時與傳統的服務器系統不同的是，該系統的客戶端不儲存任何數據和程序，使用者可以通過客戶端直接訪問數據，這樣的系統運行方式大大降低了維護系統所需的成本，同時也降低了不必要的維護時間。系統的第二層是管理員操作界面，使用該系統的供電局在使用之初會設定相應的管理員，便于對系統的維護與規范基本的操作流程。一般情況下，由于系統并不儲存數據和程序，因此系統的安全性較強，并不需要太多的精力進行管理和維護。

2辦公自動化系統的技術要求

針對供電局部門工作性質的特殊性，因此對于系統的要求相對也比較嚴格。一方面，要求系統必須完整，無漏洞。在供電局正常運營中，有高端的決策層，有中端的管理層，還有低端的操作層，這就要求系統能夠針對不同的層面有不同功能性。能夠完全涵蓋公司工作的各個方面，方便各個階層進行有效管理和實施計劃，由此成為工作人員的有效的工具。另一方面，由于供電局在平時工作中要處理大量枯燥的數據，這就要求系統要具有較強的操作性能，同時還要能夠直觀的表達一系列數據的特點。從而起到對工作人員的指引作用，節省工作時間，提高工作效率。

3系統的功能設計

對于龐大而復雜的供電局來說，它的系統構成也同樣復雜，其中包括公司人員都可以瀏覽的公司主頁，針對不同部門的個人事務、公司高層的公文管理，事務員需要辦理的日常事務，管理員負責的資源管理，保密級別較高的檔案管理，同時還有必要的系統維護管理等。在此不能對于系統功能的各個方面均做一一介紹，只針對要求較高的公文管理以及比較普遍實用的個人事務做簡單的說明。

公文管理是整個辦公自動化系統的核心，同時也是公司高層使用該系統的主要原因。在運用時，系統可以通過客戶端自動進行收文，并提示高層對其進行辦理，在審批的過程中，高層可以自定義工作流程，并要求系統自動跟蹤批辦公文的具體流程并做詳細的記錄進行反饋。在辦理過程中，系統可以實現方便靈活的查閱相關文件內容，并提供相關人員的信息交流平臺，有效地節省了辦理公文程序的時間。

個人事務的應用范圍比較廣，而且針對不同的工作人員，個人事務的內容也不盡相同。但是大體上總共包含以下幾項內容：待辦事項、已辦理事項、個人工作安排、密碼管理和公司公告。在每天的休息時間，系統會自動更新公司的相關公告以及不同人的待辦事項。每個人也可以在早上的時候通過瀏覽個人事務來了解自己需要辦理的事項以及公司未來的規劃，從而減少因為傳達事項所浪費的不必要時間。

4系統數據庫的設計

由于供電部門在平時的工作中要面對大量的數據并要對其進行分析，所以系統的數據庫必須符合這種復雜非結構化數據存儲的功能的特點。該系統所有的功能都必須圍繞數據庫的處理進行運作，通常情況的工作流程大致如下，首先由技術部門的工作人員按照供電局的部門結構組成對系統進行分層，其中包括文件夾、基本操作、數據分析、表單等，然后工作人員根據自己的職位在已經規劃的系統進行選擇操作使用。

對于公司高層，一般只涉及到對于下屬文件的簽字和蓋章，這些工作在系統中一般很難進行處理，雖然系統也準備了例如相應的文本文件，鏈接相應網頁或者多媒體的信息等，但是這種特殊非結構化的數據一般就只能通過系統存儲在系統文檔中。而對于數據庫來說，不僅僅要處理工作人員上傳的數據，同時還要對數據庫已存的數據進行相應的整理，從而方便工作人員在以后的工作中對其進行搜索和索引。這就要求在系統內要有完備的全文搜索引擎。一般情況下用戶只需要登錄IE瀏覽器并直接在客戶端就可以運用搜索引擎來提取所需要的文檔數據資料，同時系統還會根據上傳數據的時間先后順序進行分門別類，以便節省用戶的搜索時間。

對于日積月累的上傳的數據，建立龐大的數據庫是必然的。而且由于數據的種類眾多，除了對于各個層面的工作人員進行檢索數據，同時還要針對個別數據操作較為繁重的工作人員建立專門的郵件數據庫。這種數據庫要根據不同人的不同需要而分為不同的容量，不同的安全級別。用戶的個人郵件數據庫會存放在服務器的固定位置，而且不會輕易變動位置，這樣就方便了用戶在使用時可以直接通過登錄自己的用戶名對自己的數據庫進行調取。當然，如果是需要共享的數據，可以通過客戶端進行數據共享。

5系統的安全性

供電局的一些情況屬于國家機密，不能輕易滲透，因此系統的安全性要求也十分嚴格。通過管理員定期對系統的安全檢查以及對工作人員的授權訪問限制，是完全可以建立系統的保密性，嚴格科學的保密措施，權限的有效設立是實現系統安全性的基礎保障。公司要通過定期與不定期的安全檢查，保證系統的安全性，阻止無關人員的非法訪問，保證系統安全健康運行。

6結語

供電局在工作過程當中應用現代化手段辦理日常業務，不僅大大縮減了勞動時間，而且能夠對繁瑣的數據進行系統的整理以及相應的分析，在系統能夠正常運行的情況下公司還會擴大規模，對其下屬公司也將實行辦公自動化系統的運營方式，屆時上下級就可以通過網絡的交流處理各種突發情況，并第一時間了解相應的工作進展，全面掌握各地各個部門的實際情況，從而使供電局真正成為一個集體健康快速發展。

參考文獻

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（責任編輯：劉艷）