現代高校研究機構辦公室功能、現存問題與人員配備分析

梁郁郁

摘要： 高校研究機構是高校自主設立的科研機構，是高校教師從事科研的主要陣地，也是高校學科發展、教學體系完善、行政機構健全的重要組成。作者通過調查與實踐，系統地論述了現代社會中，高校究機構辦公室的功能、現存問題與人員配備相關問題。

關鍵詞： 現代高校研究機構管理機制人員配備

高校研究機構是高校自主設立的科研機構，是高校教師從事科研的主要陣地，也是高校學科發展、教學體系完善、行政機構健全的重要組成。其主要功能是凝聚科研骨干，塑造領軍人物，突出學校主要研究方向，形成優勢、特色，承擔重大科研任務，培養高級專門人才。由于研究機構功能、人員構成、行政等級、規模不同，各研究機構設立的目的、層次和級別也千差萬別，冠名也不盡相同，一般有“研究所”、“研究院”、“研究中心”之稱。

隨著國家教育和科技體制改革的深入，國家中長期教育規劃的出臺，尤其是國家倡導科技興國戰略，重視高校科研機構建設和成果轉化，高等院校研究機構越來越顯示出它的生機和活力，日益在社會經濟發展、科技發展、學校學科建設中發揮出重要作用，有力地推動了社會的進步。時代發展、社會需求和國內大學的現代轉型，使得科研機構如雨后春筍般出現，隨之而來的問題是，如何健全科研機構的管理機制，在更大程度上發揮科研機構在科研中的核心優勢，在學校科研中的引領作用？如何使科研機構與現代大學相適應？如何理順科研機構，包括獨立的科研機構和非獨立性、與教學單位平行甚至交叉的科研機構與學校、學院、教師之間的關系？要想解決這些問題，牽涉到國家政策、學校行政制度、硬件軟件配備、未來發展計劃等。其中首要條件是明晰現代社會背景下高校研究機構的功能，管理機制上的獨特性，以及研究機構辦公室對人員配備的要求。

以浙江師范大學為例，浙江師范大學是一所教學、科研一體化的綜合型大學，其綜合實力位于浙江省前列，全國綜合高校百強。近幾年學校對科研極為重視，經費投入逐年加大，科研實力蒸蒸日上，研究成果對社會影響日益擴大，研究機構也日益增多和成熟。就目前來看，全校共有校級研究機構（研究院、研究所、研究中心）近80個，如規模相對龐大的研究院有3個：教科院、兒童研究院、非洲研究院；研究所有30個；研究中心有44個。部分研究院（所）師資水平、科研實力、設備條件居于全省、全國領先地位。在這些研究機構中，一部分是獨立建制的，一部分是院所一體化。大部分研究機構都設立有獨立的院所辦公室，有專業的辦公室人員（辦公室主任和秘書）負責該研究機構的日常事物。

通過對眾多研究機構辦公室功能、管理機制與人員配備現狀的研究，以及對國內其他高校科研機構的比較分析，我對這三個方面的問題進行了系統的闡釋與歸納，并提出了新的觀點。

一、現代高校研究機構辦公室功能

（一）服務、管理功能。

服務是高校研究機構的基本功能，也是高校行政辦公室的基本職能，與行政辦公室不同的是，高校研究機構辦公室要以機構中的領導、科研人員為主要對象，將研究機構作為服務平臺，通過自身努力，做好后勤保障，力求科研人員從繁雜的事務性工作中解脫出來，從而全身心地致力于科學研究。為減少不必要的事物干擾，確保科研人員專心研究，辦公室理應擔當起將科研器具、材料采購，社會成果轉化，經費支出匯總，日常報銷等工作，解除科研人員的后顧之憂。同時，辦公室又要加強與學校行政部門、院系之間和與社會之間的聯系，做好科技成果的轉化與服務工作。

所謂管理功能，也就是說高校研究機構辦公室及歸屬于本所或本中心領導管理，也歸屬于學校領導管理，同時要行使自我管理權限，管理研究機構的日常事務、各個分研究中心。更為重要的是，辦公室要具有理順上下各級機構的管理權限和關系的能力。

總體來看，研究機構的辦公室與學校、學院各級行政辦公室雖然都是以服務為核心，但在具體職能、業務上還是有著顯著區別，研究機構辦公室及其工作人員是以服務院所之內的科研工作者（一般是教師）為核心，是聯系科研機構與學校行政部門、同級科研單位、學院各個機構、國內外科研機構或學術專家及本院師生的紐帶和橋梁，也是科研機構能夠順利運行的有力保障。

（二）政務處理功能。

高校研究機構雖然同屬于高校辦公室系列，具備一般辦公室的日常政務處理功能，但由于其主要目的是以科研為核心的，因此，研究機構的日常行政事務處理就淡化了行政性，多了專業性和繁雜性。如獨立建制研究機構的日常政務包括國內、國際間的學術交流活動，科研人員往來接待，科研成果的社會轉化，各類基金的申報、通知、整理，科研經費的管理、分配，等等。作為相對獨立的機構，以所長或中心主任為中心的辦公室集財權、人權、行政權力為一體，而且當前各種費用、票證名目繁多，為不讓科研人員過分操心，專心搞科研，辦公室人員必須一肩挑。實行院所一體化或一套班子兩個名稱的研究機構的日常政務還包括排課、教學資源安排、處理上課教師與學生之間的事務等。

（三）組織與協調功能。

研究機構辦公室主要任務是針對科研方面進行組織與協調。為確保科研任務的完成，在人員梯隊組織配備上協助所長做好工作。“一個好漢三個幫”，在課題負責人明確后，調兵遣將，在人力上給予保證，包括校外引進、校內、所內調動，與校內外的橫向、縱向聯系，等等。當前尤其要著重進行科研人員的勞動優化組合，揚長避短，發揮課題組成員的整體效能。

當今學科分工日益精細，同一課題需要多方協作方能攻堅成功。在協同作戰中，不免出現同總體目標相矛盾摩擦情況，這樣協調工作就顯得特別重要，必須使局部目標服從總體目標。這種協調包括：工作關系、人際關系、經濟關系等。因此，組織與協調能力直接決定著研究機構的和諧運行與發展。

（四）規劃與反饋功能。

科研機構的規劃功能包括課題組或研究機構的年度發展規劃、近期和長遠規劃，組織申報課題、已立項課題的年度檢查、年度經費分配預算、圍繞科研開發而進行的人才引進規劃、科研成員國內外進修訪學計劃、科研團隊或研究機構與國內、國際間的學術交流、年度會議或承辦重要學術會議的籌劃等。

作為科研管理的辦事機構，在為領導決策服務過程中，要及時做好信息反饋工作。當領導決策實施過程中遇到阻力時，辦公室要立即調查研究，并及時向決策者反映，協助領導及時疏導溝通渠道，溝通內外，保證整個機構的團結、和諧，充分地發揮團隊的作用。

二、當前高校研究機構辦公室現存問題

（一）人事制度與觀念局限導致人員配備嚴重不足。

由于研究機構非行政單位，也非教學單位，以致學校在觀念上普遍重視點在于設立研究機構，做好科研，出成績見效益，但對于研究機構的日常運轉、管理機制缺乏明確的規定，管理隨意、寬松，甚至根本不把研究機構當成一個實體單位配備相應的辦公室，沒有專職的管理人員，大多數情況下高校研究機構辦公室人員要么是所長或中心主任一肩挑，要么是院所合一，研究機構沒有專職人員，而是由教學單位的行政人員兼職。因此，面對繁雜的研究機構事務，人員配備嚴重不足，影響了研究機構的健康運行。

（二）研究機構性質導致研究所日常事務繁雜，工作量大，現有管理模式難以兼顧。

高校研究機構是以科研為核心的，通過成果轉化聯系學校與社會，并服務于學校與社會，同時又兼顧一部分教學任務或者通過成果轉化服務于教學。因此，科研機構的這一特殊性質決定了其所設辦公室的管理內容和人員素質要求也不同于一般的高校行政機構。辦公室人員所面對的首先是服務好研究機構的科研人員，盡可能為科研人員分擔日常瑣事的管理功能，以便科研人員更好地、全身心地投身科學研究。同時，辦公室還要廣泛與國內外其他科研機構聯系，匯總各種信息，以便為本單位的領導、研究人員提供全方位的科研信息、學術信息、交流信息；辦公室管理人員要協調好學校行政部門、學院教學單位與研究機構之間的關系；做好科研成果的社會轉化工作，等等。面對如此繁雜而廣泛的事務，現有的人員配備與管理模式顯然是捉襟見肘。

（三）管理人員缺乏基本能力，難以應付相對專業的管理事務。

由于研究機構的專業性，不同研究機構有著不同的學科特色，這就要求辦公室管理人員具備一定的專業素養、工作能力。由于辦公室人員嚴重短缺，管理事務繁雜，這就迫使辦公室管理人員不斷進行不同事務、不同專業的管理，繁瑣事務很容易使辦公室管理人員產生職業厭倦或倦怠，而職業倦怠又會使管理人員的生理、心理和行為等處于不良狀態，并在工作上呈現出一些消極行為，影響工作質量。具體表現為：注意力無法集中、思維效率降低、理解能力和創新能力下降，同時情緒上容易沖動，焦躁不安，無故遷怒他人，甚至對工作產生厭倦感，工作熱情降低。久而久之，工作缺乏主觀能動性，服務意識淡薄。

三、現代高校研究機構辦公室人員配備要求

如何配備合適的辦公室人員？或者說研究機構的辦公室管理者應具備何種基本條件？首先，要明確一點，即現代高校研究機構辦公室的任務與職責是什么？高校研究機構的建制模式有獨立建制型、院所（中心）合一型、基地掛靠型、校企合作型等，其所轄辦公室與教學單位辦公室、學校行政辦公室有著明顯區別。具體來說，研究機構辦公室是高校研究機構在其內部所設立的一個綜合辦事機構，是集綜合性、協調性和服務性于一體的多功能部門，在管理系統中處于溝通上下、協調左右、聯絡內外的中心樞紐位置，承擔著“管理事務、搞好服務”的重要職責。因此，高校研究機構辦公室的工作職責和作用是：服務、組織、協調、聯絡。以此為出發點，研究機構辦公室人員應具備以下五個基本條件。

（一）服務意識。

辦公室工作人員要當好領導和科研人員的工作助手、信息助手、生活助手、服務助手，做好調查研究工作，做好日常服務工作，做好信息搜集整理、分類工作，多研究國家有關教育方面的政策、法令、制度、上級文件等，在領導決策時，及時提供政策、法令方面的參謀咨詢意見。為領導出主意、想辦法，協助領導安排好一個時期的工作布局；協助領導安排、組織科研會議，學術論壇與交流，院所之間的交流等工作；協助做好研究機構相關人員的出行差旅、日常報銷等服務工作。代替領導接待方方面面的領導、客人和辦事人員，減輕領導的負擔和壓力。當然，辦公室工作人員要少一點私心，堅持廉正之心，敢于負責，勇于承擔責任，對于不該辦的事情，必須堅決回絕。

（二）政治素養、學科專業素養。

高校研究機構是以科研為核心的，日常管理事務都是圍繞科研而進行，因此，辦公室管理人員首先要具有政治素養和本學科的專業素養。所謂政治素養是要求管理人員從科學出發，準確把握大局，講政治方向和政治立場，能正確理解并準確把握黨的政策、領導的意圖和上級的指示精神，在大是大非和突發性事件上頭腦清醒，立場堅定。只有具備較高的政治素質，才能發揮好溝通協調作用。只有具備學科的專業基礎知識才有資格擔當領導的助手，有目的地服務好科研人員日常需求，才能夠合理、準確地處理日常的科研事物、對外的科研聯系、對社會的科研成果服務與轉化，等等。

（三）較強的人際溝通能力和組織能力。

高校研究機構辦公室既是反映學校工作狀況、科研進展和精神文明的窗口，又是與外界廣泛接觸的中樞。辦公室工作人員必須具備較強的社會交際能力，儀表端莊、舉止文雅，待客禮貌、不卑不亢，真誠、自信、熱情、沉著、謙和、豁達。辦公室人員如果不能熟練地運用人際溝通的技巧，就難以收到理想的工作效果。只有具備較強的處理人際關系的技能，才能正確處理全局利益和局部利益的關系，有效聯通內外、上下，使領導之間、部門之間、領導與科研人員之間、師生之間在思想上、行動上協調一致，團結向上，把各項管理工作搞好。

（四）掌握現代傳媒手段，樹立正確理念，提升服務意識水平。

研究機構辦公室人員除了具備語言文字表達能力，熟練掌握各種公文的格式及其寫作要求之外，還要熟練掌握現代傳媒手段。當前整個社會辦公自動化已經成為普遍現象，尤其是高校研究機構，本身走在科研的前列，并時刻與國際接軌，因此，管理人員應掌握現代傳媒，熟悉辦公自動化，并善于運用現代傳媒加強與國內、國際科研機構之間的溝通與交流。

當然，研究機構辦公室工作不能簡單停留在完成領導交辦的日常事務上，要善于從繁瑣的事務性工作中解脫出來，自覺培養超前服務的意識。管理人員首先應提高分析問題和解決問題的能力，善于從工作中發現問題，并對其產生的原因、可能造成的后果做出合理的預判，提出解決問題的途徑；其次，具有淡泊名利、任勞任怨的奉獻精神，凡是自己能辦的事情就盡量去辦，盡力而為，而且一定要積極主動地去做，主動給自己加擔子，不管是大事小事，都要高效、圓滿地完成好，杜絕草率、輕率，注重工作實效；再次，學會從領導的角度思考問題，認真領會研究機構發展規劃和建設目標，準確把握工作重點，充分發揮主觀能動性，協助領導制定切實可行的政策，確保各項工作的正常開展，真正發揮參謀和助手的作用；最后，擺脫傳統行政工作觀念的束縛，進一步強化服務意識，樹立良好的服務形象。

（五）良好的品質與學習意識。

研究機構辦公室工作事無巨細，千頭萬緒。人品、人格是科研團隊長期共事的基礎，辦公室工作人員必須做到正確對待自己、同志、組織，做到大事講原則，小事講風格，難事不推，好事不搶，榮譽不爭；做到公道正派，誠懇待人，嚴于律己，寬以待人。

要樹立不斷學習的意識，無論是輔助決策、調查研究、協調事務、督促檢查、處理信息、組織會務，還是處理文書、管理印信、接待來賓，都要學習相應的專業知識，掌握崗位業務。只有不斷學習，才能敏銳發現問題、合理分析問題、正確解決問題。尤其當前信息瞬息萬變，科研機構突飛猛進，辦公室人員不與時俱進，很難發揮研究機構的引領作用。

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本論文系2011年度浙江師范大學人文社科（教育管理研究）項目階段性研究成果。