科研項(xiàng)目檔案管理中對(duì)項(xiàng)目任務(wù)書(shū)的解讀

蘇靜

摘要：本文從檔案管理的角度，提出了對(duì)科研項(xiàng)目任務(wù)書(shū)中涉及檔案管理內(nèi)容的把握，通過(guò)對(duì)科研項(xiàng)目任務(wù)書(shū)的解讀，有效地控制項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。

關(guān)鍵詞：科研項(xiàng)目任務(wù)書(shū)；項(xiàng)目檔案；完整；準(zhǔn)確；系統(tǒng)

《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》規(guī)定：科技檔案是企事業(yè)單位和國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料。一般情況下，科研項(xiàng)目檔案是在項(xiàng)目結(jié)束并完成成果鑒定后歸檔，也有研究周期長(zhǎng)的，可階段歸檔或按年度歸檔。基層檔案人員如果在項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中，沒(méi)有參與項(xiàng)目工作的開(kāi)展，在對(duì)項(xiàng)目檔案整理時(shí)，面對(duì)成堆的文件，會(huì)有無(wú)從下手的感覺(jué)，且檔案材料是否準(zhǔn)確、是否完整是心里沒(méi)底，一片茫然的，怎樣準(zhǔn)確有序地完成項(xiàng)目檔案的整理歸檔，是檔案人員必須要解決的一個(gè)問(wèn)題。

解決這個(gè)問(wèn)題，一個(gè)簡(jiǎn)單有效的方法就是認(rèn)真解讀項(xiàng)目任務(wù)書(shū)，充分了解項(xiàng)目開(kāi)展的工作內(nèi)容，把握任務(wù)書(shū)為我們提供的檔案信息，掌握所要產(chǎn)生的檔案材料，從而高質(zhì)量地完成檔案的收集、整理、歸檔。科研項(xiàng)目任務(wù)書(shū)一般包含幾個(gè)方面的內(nèi)容：項(xiàng)目目標(biāo)及工作內(nèi)容、計(jì)劃進(jìn)度要求、任務(wù)完成形式、主要完成單位及人員、經(jīng)費(fèi)概算等，我們檔案人員只要對(duì)這幾個(gè)方面的內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)分析，充分了解本項(xiàng)目要開(kāi)展的工作，完成的內(nèi)容，達(dá)到的指標(biāo)，并據(jù)此對(duì)收集來(lái)的檔案文件進(jìn)行整理核對(duì)，保證項(xiàng)目檔案的完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性是沒(méi)有問(wèn)題的。

一、目標(biāo)及內(nèi)容

1、在此項(xiàng)內(nèi)容中，對(duì)項(xiàng)目開(kāi)展的目標(biāo)、工作內(nèi)容、實(shí)施方案進(jìn)行了詳盡的規(guī)定：通過(guò)開(kāi)展某某方面的工藝研究，進(jìn)行某些功能的設(shè)備研發(fā)或設(shè)備改造，解決實(shí)際工作中存在的某些問(wèn)題，滿(mǎn)足特定領(lǐng)域的需求。其中要開(kāi)展的工作可能有研究方面的、工藝實(shí)驗(yàn)方面的、試驗(yàn)測(cè)試方面的、設(shè)備采購(gòu)方面的，……，那么針對(duì)每個(gè)方面的工作內(nèi)容，應(yīng)該產(chǎn)生的檔案材料，我們就有了宏觀的概念，能夠從管理角度把握項(xiàng)目檔案的完整性。

研究方面的工作，應(yīng)該產(chǎn)生研究方案、開(kāi)題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、科技報(bào)告、年度報(bào)告、階段報(bào)告、總結(jié)報(bào)告等；

工藝實(shí)驗(yàn)方面的工作，應(yīng)該產(chǎn)生工藝方案，工藝設(shè)計(jì)、工藝規(guī)范、工藝報(bào)告，以及相應(yīng)的檢驗(yàn)規(guī)范、實(shí)驗(yàn)記錄、檢測(cè)報(bào)告等；

試驗(yàn)測(cè)試方面：應(yīng)該產(chǎn)生試驗(yàn)大綱、試驗(yàn)方案、試驗(yàn)記錄，試驗(yàn)報(bào)告等；

設(shè)備采購(gòu)方面的工作，應(yīng)該包括相應(yīng)的采購(gòu)文件：計(jì)劃審批、采購(gòu)技術(shù)條件，調(diào)試記錄、調(diào)試驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，設(shè)備、配件的材質(zhì)證明、交貨清單等。

任務(wù)書(shū)中涉及到的工作內(nèi)容提示了我們應(yīng)該產(chǎn)生的檔案材料，我們?cè)趯?duì)項(xiàng)目檔案的收集過(guò)程中就能夠做到有的放矢，目標(biāo)明確，如有欠缺，就能夠及時(shí)質(zhì)詢(xún)相關(guān)部門(mén)，確認(rèn)材料的齊全。

2、工作內(nèi)容及要求中，有些任務(wù)書(shū)還詳細(xì)規(guī)定了各項(xiàng)工作應(yīng)達(dá)到的技術(shù)指標(biāo)，那么我們?cè)谑占降奈募牧现?，還應(yīng)開(kāi)展對(duì)相應(yīng)工作的核對(duì)，是否開(kāi)展了相關(guān)工作，產(chǎn)生了相應(yīng)的支持文件，完成了任務(wù)書(shū)的內(nèi)容。

二、項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃

在本項(xiàng)內(nèi)容中，規(guī)定了項(xiàng)目每項(xiàng)工作開(kāi)展的節(jié)點(diǎn)，那么我們?cè)趯?duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行收集時(shí)，就有了相應(yīng)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，哪個(gè)時(shí)間段該完成哪些工作、提交哪些報(bào)告、產(chǎn)生哪些記錄，便于我們向相關(guān)部門(mén)進(jìn)行索取，這是檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，也是對(duì)項(xiàng)目工作開(kāi)展的督促。同時(shí)，在過(guò)程中對(duì)檔案進(jìn)行控制，還有利于把握檔案材料的質(zhì)量，對(duì)于有缺頁(yè)、錯(cuò)頁(yè)、簽署不全等問(wèn)題的材料責(zé)成相關(guān)責(zé)任單位及時(shí)進(jìn)行整改，對(duì)測(cè)試數(shù)據(jù)與任務(wù)書(shū)目標(biāo)值有差異的與責(zé)任單位進(jìn)行確認(rèn)，從而避免檔案材料的質(zhì)量問(wèn)題，影響日后的驗(yàn)收，甚至利用。幫助項(xiàng)目管理部門(mén)推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)度，實(shí)現(xiàn)了檔案管理部門(mén)的主觀能動(dòng)性，保證了檔案的準(zhǔn)確性。

三、項(xiàng)目達(dá)到的技術(shù)指標(biāo)及成果

在本項(xiàng)內(nèi)容中，確定了項(xiàng)目?jī)?nèi)容中必須達(dá)到的技術(shù)的量化指標(biāo)，對(duì)項(xiàng)目應(yīng)該產(chǎn)生的成果形式也作了具體的規(guī)定，比方有些項(xiàng)目就具體到研究報(bào)告多少篇，GF報(bào)告多少篇，實(shí)物樣件多少件、樣品幾批，甚至還有專(zhuān)利申請(qǐng)、成果申報(bào)方面的規(guī)定，那么我們?cè)谡眄?xiàng)目檔案時(shí)，就能夠據(jù)此對(duì)檔案材料的完整性進(jìn)行核對(duì)，在工作總結(jié)、技術(shù)總結(jié)中是否對(duì)成果完成有所描述，專(zhuān)利、成果的申報(bào)、獲批、授權(quán)資料是否齊全，樣品、樣件的照片、圖片檔案是否豐富完整，多角度收集檔案材料，從而有效的控制項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性、完整性。

四、主要完成單位及人員

這里的單位和人員，是項(xiàng)目檔案的產(chǎn)生主體，他們才是實(shí)現(xiàn)整個(gè)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確的責(zé)任者，在我們收集、整理檔案過(guò)程中，遇到問(wèn)題、疑問(wèn)需要求助，在對(duì)檔案材料的內(nèi)容、數(shù)據(jù)需要確認(rèn)，在根據(jù)工作內(nèi)容，有所欠缺，需要補(bǔ)充時(shí)，他們就是檔案人員索取的對(duì)象。也就是說(shuō)，與項(xiàng)目完成人員保持緊密的聯(lián)系，是我們高質(zhì)量的完成項(xiàng)目檔案的歸檔工作的保證。

五、經(jīng)費(fèi)概算

在實(shí)際工作中，財(cái)務(wù)與檔案似乎總是兩個(gè)部門(mén)，各自負(fù)責(zé)的領(lǐng)域少有交集，但實(shí)際上，經(jīng)費(fèi)概算中也隱含了許多檔案信息：如項(xiàng)目論證、方案論證評(píng)審費(fèi)，檔案材料中一定應(yīng)有與項(xiàng)目論證報(bào)告對(duì)應(yīng)的專(zhuān)家評(píng)審意見(jiàn)及上級(jí)部門(mén)批復(fù)；技術(shù)查新費(fèi)一定對(duì)應(yīng)有相應(yīng)的查新報(bào)告；技術(shù)人員國(guó)內(nèi)外學(xué)術(shù)交流及差旅費(fèi)一定對(duì)應(yīng)有交流文章及會(huì)議資料；材料費(fèi)對(duì)應(yīng)的是廠家的材質(zhì)證明文件及我方的復(fù)驗(yàn)記錄，……，從經(jīng)費(fèi)的使用情況，檔案人員對(duì)任務(wù)書(shū)內(nèi)容及成果形式中沒(méi)有規(guī)定到的檔案材料也能夠充分把握，進(jìn)行有目標(biāo)的收集，為項(xiàng)目檔案完整、系統(tǒng)提供了進(jìn)一步的有效保證。

總之，一份項(xiàng)目任務(wù)書(shū)在手，無(wú)論檔案人員是否親身參與了項(xiàng)目的工作，只要認(rèn)真解讀項(xiàng)目任務(wù)書(shū)，充分挖掘任務(wù)書(shū)中項(xiàng)目檔案材料的隱含信息，對(duì)項(xiàng)目檔案的管理就能夠做到心中有數(shù)，目標(biāo)明確。我們對(duì)項(xiàng)目檔案的管理工作也就不是被動(dòng)盲目的，高質(zhì)量地完成項(xiàng)目檔案的收集、整理、組卷，保證科研項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、有效性、系統(tǒng)性，是完全可能、可行的。