淺析高校教學檔案在教學評估中的作用

梅瓊 李濤

摘要：從目前的高校檔案管理來看，高校教學管理水平的高低以及教學質量的優劣都與高校教學檔案的好壞有著重要的聯系，教學檔案管理的好壞直接關系到了教學發展的快慢，也成為了高校的教學評估工作中最重要的一部分。

關鍵詞：教學評估；高校；教學檔案

高校教學檔案作為高校檔案的核心內容以及主題，教學檔案的完整與否成為了衡量高校教學質量的重要依據，而對教學評估的結果也有著舉足輕重的影響作用。

一、強化教學檔案管理制度

從高校教學檔案的管理現狀來看，目前的高校教學檔案仍然存在不少的問題：

（一）教學檔案不齊全

作為領導，一般來說只是重視教學授課究竟有如何成效，而對于教學實施過程中形成的檔案沒有明確的認識，導致教學檔案的管理制度不夠健全。在高校內，也沒有為教學檔案的管理配備相應的檔案管理人員，往往都是由教學管理人員兼任，兼職檔案管理人員沒有足夠的檔案管理專業知識和專業技能，對于高校的教學檔案缺乏足夠的認識，沒能夠及時的收集散布、存放于各個院系、部門的資料，從而最終導致高校教學檔案的材料不夠完整、齊全。

（二）對于教學檔案的整理不夠規范

雖然高校已經制定了相應的檔案整理制度，但是由于教學檔案的收集與整理存在較大的隨意性，也使得高校檔案歸類沒有明確的限定與規范，整理也沒有明確的要求，原來已經歸檔的檔案資料也不符合現代化的檔案管理要求。教學檔案工作是一項高校的基礎工作，一些高校對于教學檔案管理工作還存在不完善，不規范的情況，這也就要求我們在檔案管理的過程中要抓住教學評估的機遇，從而提高教學檔案管理的質量與水平。

教學檔案的管理工作是高校各項工作中不可或缺的一部分，它鑒證了高校教學歷史資料最真實的一面，也提供給教學工作最為詳盡、可靠的數據，為之后的教學評估工作奠定了基礎，所以，我們必須重視高校的教學檔案的管理工作。

二、高校教學檔案對教學評估的重要性

各個學校經過多年的教學實踐，逐步積累起一系列的原始資料，這些資料就構成了教學檔案。教學檔案是學校教學管理的工作縮影，對高校的教學工作的全貌有一個直接抑或是間接的展現，對學校管理質量、學校教學水平的衡量提供了一個重要的依據。雖然在學校的評估體系當中，“教學檔案”并沒有設立單獨的條目，但是各個條目的評分標準的依據都是教學檔案，且每一個條目的內容都對教學檔案有一個具體的體現。通過對高校的教學進行評估，使得檔案的建設普遍加強。

（一）教學評估的基礎——教學檔案

高校教學檔案是在高校的教學過程及教學管理工作中，形成的有實際保存價值的圖表、文字表格以及音像等不一樣的歷史記錄，高校的教學檔案可以反映一所高校的教學秩序、教學質量、教學水平如何。高校教學檔案在教學評估中，占據著基礎地位，如果一所高校缺乏教學檔案，教學評估就如那無本之木。

（二）教學評估的依據——教學檔案

高校教學評估工作最根本的依據在于高校教學檔案的真實性與原始性。曾經有這么一句俗話“空口無憑，立字為據”，而這句話中所講到的“字”也就指的是檔案，這就說明了在高校教學評估中，教學檔案起到了憑據的作用。高校的教學管理及教學水平是否達到高校教學評估的各項指標要求，都需要用大量檔案資料來證實，而詳盡的教學檔案資料是高校教學評估工作的可靠依據。

三、高校評估中教學檔案管理上的一些問題

（一）教學檔案的管理工作不受領導重視

有的領導十分重視本校其他文書檔案的整理工作，卻輕視教學檔案的整理工作。教學檔案是參評院校評估工作的重要組成部分。高等院校的社會活動主要是圍繞著教學展開的，其所形成的教學檔案是從當時直接使用的教學文件和教學過程的檔案材料轉化而來的，因此，教學檔案應成為高校檔案的重要組成部分， 教學檔案管理工作應受到各級領導的重視。

（二）管理檔案意識不強，忽視對本部門與教學管理工作相關的原始資料的收集和積累

高校評估的重要內容之一是通過對高校教學和教學管理在某段時間內情況的查驗，來測評該校的教學質量和水平。評估反饋信息表明，有些部門缺乏檔案意識，對本部門在教學和教學管理活動中形成的文件材料不能及時收集與整理，未能將有憑證、查考、利用價值的文件材料轉化為教學檔案集中保存，甚至造成大量未經整理的重要文字材料丟失。有些新成立的部門對檔案工作不重視，產生的文件不能按時收集整理成檔案；也有些部門因需要撤銷或合并，本應成為檔案的重要材料卻因工作變動而留在個人手中，未能及時上繳。這就導致各部門在得到分解的評估任務后，出現資料殘缺不全、忙著補充相關材料的尷尬局面。 為應付評估，臨時補充搜集的材料，內容往往缺乏真實性。因此，各高校在日常工作中，應建立和完善檔案工作的各項規章制度，特別是加強在教學檔案管理方面的督導，使相關部門開展的每一項教學活動都留下真實的歷史記錄。

（三）檔案管理欠規范

根據評估工作的需要，在對大量教學檔案的查閱、搜集、整理而最終形成評估文件的過程中，發現在檔案管理中有不少專業技術問題。檔案管理工作是一門系統科學，有其自身的客觀規律，如果不能掌握檔案管理的技術和方法，往往會造成檔案管理欠規范現象。高校評估過程中，要解決檔案管理不夠科學和規范的問題，需要檔案工作者針對專業問題，掌握科學的檔案管理方法，長期不斷地總結和完善。

四、加強教學檔案管理建設工作

高校的教學檔案工作是一項基礎工作，部分高校在對于教學檔案的管理中還存在一定的盲目性，相應的制度不夠完善，所以在之后的教學檔案管理中，應當加強檔案管理制度的建設與完善。教學檔案管理的科學性、先進性也要求通過檔案制度的建設，通過有效的激勵機制，將教學檔案管理規范化、工作精細化。為了利于教學評估，加強高校教學檔案管理工作可以從以下幾點入手：

(一) 以教學評估為契機， 加強全員檔案意識

檔案意識的強弱直接影響著檔案工作的質量和檔案事業的發展。教學評估涉及學校各個部門和各個學院(系)，每個部門每個學院(系)都有許多同志參與其中。首先，要加強宣傳力度，通過校園網、校報、廣播、宣傳欄等多種形式，開展檔案工作宣傳活動，強化領導和教職工的檔案意識。其次，我們應緊緊抓住教學評估機遇，借助領導和教職工在迎評工作中切身體驗進行宣傳，便領導和教職工更充分了解檔案、關心檔案，自覺地為形成檔案、積累檔案、保護檔案作出貢獻。

(二) 加強隊伍建設，培養檔案管理人材

檔案工作水平的高低取決于檔案工作人員的素質，完整有序的檔案資料在評估中具有不可替代作用。

1、切實加強檔案工作的領導。學校要切實把檔案工作列入學校工作議事日程，根據學校實際情況，建立健全檔案工作機構，各部門各學院(系) 要有一位領導分管檔案工作，把抓好檔案工作列入分管領導的崗位責任制。

2、配好檔案管理人員。要選派年輕、思想素質好、工作認真負責、文化水平高并且具有一定檔案業務知識擔任檔案管理工作。

3、穩定檔案管理隊伍。學校應多為檔案管理人員創造有利條件，鼓勵檔案管理人員安心工作，不應將適合檔案管理工作的人員隨意調離，嚴格控制不合理的人員流動。

4、加強檔案工作培訓。學校應為專兼職檔案管理人員創造條件，支持他們參加培訓班、業務研討會、學術交流、專題講座。學習內容不僅是檔案方面的知識，還應有相關現代化辦公技術、計算機網絡技術的知識，還應有教學評估方面的知識。

（三）對高校教學檔案管理工作的建議

1、提高認識，重視教學檔案管理工作，強化檔案管理工作的地位

一方面，從學校領導層到教學管理的職能部門，要把教學檔案材料視為教學活動的實錄，認真整理和妥善保管；另一方面，學校檔案室工作人員要從思想上認識到自己所從事工作的重要性和所肩負的歷史責任，認識到檔案工作是學校一項重要的基礎工作，是衡量學校教育質量和管理水平的重要尺度，只有提高認識，才能重視教學檔案管理工作。

2、以高校評估為契機，完善教學檔案管理工作

通過評估，學校檔案管理工作要抓好服務這個根本。要從拓展服務領域，深化服務內容，優化服務方式，增強服務功能等方面來完善教學檔案管理工作，推動檔案事業的發展。

總之，對于高校教學水平的評估是對高校檔案工作一次全面的檢閱，通過有效的教學評估，高校的教學檔案工作才能夠得到加強，其檔案的管理層次也能夠得以提升，而教學評估為高校檔案工作提供了發展的最好契機，讓檔案工作以評促改，以評促管，把檔案工作更加規范更加科學。

參考文獻

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作者簡介：

梅瓊（1972-），女，湖北竹溪籍貫，本科，湖北醫藥學院教務處，主要研究方向教學檔案管理。