數字水利檔案館建設探析

劉曉艷

(北京工業大學 100022)

黨中央、國務院高度重視水利工作，2011年中央先后出臺一號文件、召開中央水利工作會議，對水利改革發展作出了全面部署。伴隨著水利事業的蓬勃發展，近年來水利檔案數量激增，水利工作對水利檔案管理和利用要求不斷提高。而與此不相適應的是，水利檔案管理水平不高，管理手段比較落后。加快推進水利檔案信息化建設特別是數字水利檔案館建設已迫在眉睫。

1 建設數字水利檔案館的必要性

水利檔案是指水利系統各單位，在從事水利工作及相關活動中直接形成的，具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、數據等各種歷史記錄，是水資源管理、防洪抗旱和水利工程建設等的重要依據，也是國家檔案資源的重要組成部分。

數字水利檔案館則是指收集電子水利檔案并將紙質、照片、聲像等傳統介質的館藏水利檔案數字化，通過網絡設備進行管理和利用，是傳統水利檔案館功能的延伸。數字水利檔案館具有館藏數字化、存儲海量化、服務網絡化、信息共享化、形式多樣化等特征。

1.1 數字水利檔案館是信息時代發展的必然結果

20世紀50年代末，由于計算機的出現并逐步普及，信息的數量、傳播速度、處理能力和應用程度等都以幾何級數的方式增長，信息在社會發展中所起的作用越來越大，和能源、原材料并列為自然界的第三大資源。人類由此進入了信息時代。20世紀末互聯網的發展和普及更是引發了前所未有的信息革命和產業革命，信息爆炸時代已經到來。今后，隨著以下一代通信網絡、物聯網、三網融合、新型平板顯示、高性能集成電路和云計算為代表的新一代信息技術的發展，社會全面信息化必將走向高潮。水利檔案作為一種重要的信息資源，不可避免的受到時代的沖擊。隨著水利電子檔案數量激增，以及對水利電子檔案利用需求的迅猛增長，如何管理水利電子檔案并為用戶提供快捷服務成為重大難題。傳統水利檔案館顯然已經無法滿足信息時代的要求，只有擴展傳統水利檔案館功能，加快建設數字檔案館才能解決上述難題。

1.2 建設數字水利檔案館是水利事業發展的內在需要

我國水利事業發展已經進入了新的歷史時期，水利工作逐步從傳統水利向現代水利和可持續發展水利轉變。水利信息化建設步伐不斷加快，水文站網、水資源自動監測系統、國家防汛抗旱指揮系統、水土保持監測網絡系統建設都取得了可喜的成績。隨著水利事業的發展，信息量不斷增大，傳統的水利檔案管理方式很難保證檔案的利用效率和管理質量。水利工作的快速發展要求水利檔案工作必須逐步改變過去傳統的工作手段與工作方式，大力興建數字水利檔案館，統一管理水利工作中產生的大量電子信息，并將其他介質水利檔案數字化，為水利現代化工作提供便捷的網絡化服務。

1.3 建設數字水利檔案館是做好水利檔案工作的必由之路

水利檔案利用頻繁，水資源管理、水政監察、水行政執法、水利建設、防洪抗旱等都離不開水利檔案。傳統水利檔案館管理模式下，檔案利用時間、精力耗費多，利用門檻相對較高。用戶必須到檔案館借閱檔案，借閱手續較為繁瑣，檢索效率準確率較低。借閱檔案前，必須明確查詢線索，然后檢索相應目錄才能查到所需的檔案實體。如果查詢線索稍有出入，要查到所需信息即如大海撈針。檢索到檔號后，查找實體方法專業而復雜，需要由專職檔案管理人員完成。而目前水利檔案專職管理人員普遍較少，加之水利檔案種類多、數量大，于是大量水利檔案利用需求與水利檔案管理人力不足之間的矛盾日益激化。此外，傳統水利檔案管理主要對水利檔案實體進行管理，所以每次檔案利用大多提供檔案原件。隨著檔案利用的增多，檔案原件的損害程度日益嚴重。建設數字水利檔案館，可以克服水利檔案利用在時空上的障礙并簡化檔案利用業務流程，用戶可以通過網絡應用平臺直接到數字水利檔案館中快速、準確地查找所需檔案信息進行利用。

2 數字水利檔案館應實現的功能

數字水利檔案館是數字水利檔案信息資源高度整合、網絡利用便捷的現代化服務型檔案館，應該具備收集、管理、保存、利用數字水利檔案信息的功能。

2.1 水利檔案數字化和電子文件采集功能

傳統水利檔案資源大部分是以紙張、膠片、膠卷等為載體。這些檔案信息完全依附在檔案載體上，無法與載體分離。對于這類水利檔案信息，數字水利檔案館必須借助掃描設備、數碼相機、計算機、聲卡等信息處理設備，將館藏紙質檔案，照片、圖紙及音、視頻檔案等轉換成數字檔案信息。隨著水利工作現代化，水利業務信息化日益普遍，直接形成了大量具有保存價值的電子信息。這些電子信息屬于數字水利檔案的收集范圍。數字水利檔案館應按照國家標準的要求，利用ERP數據自動歸檔接口、OA數據自動歸檔接口、MES數據自動歸檔接口、PDM數據自動歸檔接口、移動載體聯機歸檔接口、多媒體聯機歸檔接口及時采集需歸檔的水利電子信息，經審核、檢驗、原文批量封裝后，歸檔到檔案服務器中，實現電子文件網上實時歸檔。

2.2 數字檔案存儲功能

數字水利檔案館一般應配置數據庫管理服務器、數據應用服務器、數據存儲服務器(主要指全文數據)等計算機服務器，以及大型數據庫管理系統、服務器操作系統、數字檔案管理系統等軟件系統。數字水利檔案館應能全面有序管理元數據，實現水利檔案不同形態、基本屬性集、背景屬性集、關聯屬性集等元數據的統一管理;可以長久獨立保存水利檔案信息，實現檔案資源庫脫離系統軟件和目錄數據庫，依然可以查閱和管理;可以全方位監控系統中連接的計算機;有詳細的管理權限控制;可以全方位跟蹤日志痕跡，詳細記載系統用戶在系統中的操作痕跡;可以實現系統數據備份恢復和格式批量封裝、數字水印功能。

2.3 數字檔案信息服務

數字水利檔案館相對傳統水利檔案館，利用更加便捷、服務更加人性化。數字水利檔案館借助網絡為用戶提供多層次、多渠道的數字檔案信息服務。數字水利檔案館應提供網上檢索、查閱、借閱和統計功能。網絡檢索功能應包括全文檢索、跨檔案類檢索、模糊檢索、高級檢索、常規檢索等。網絡查閱功能應實現用戶通過一站式登錄到數字水利檔案網絡中異地查詢信息資源，在操作權限內下載、打印所需信息。網絡借閱功能應實現網絡化借閱，并實時掌握檔案借出、已歸檔、超期未歸檔情況。統計功能是統計當前有庫存總數、總頁數、總卷數、原文數目、無原文數據、檔案的借閱率等。

3 建設數字水利檔案館建議

目前我國數字水利檔案館建設尚處于起步階段，已經建設投入使用的數字水利檔案館寥寥無幾。關于數字水利檔案館的研究也很少，筆者以“數字水利檔案館”、“水利數字檔案館”、“數字檔案館、水利”為關鍵字，在中文期刊網中檢索，未能找到符合項目。根據已建數字檔案館的建設經驗及其他行業數字檔案館的研究成果，結合水利檔案工作的特點和實際需要，建議建設數字水利檔案館應做好以下幾項工作:

3.1 建立健全規章制度

“沒有規矩不成方圓”，建立健全數字檔案館各項規章制度是數字水利檔案館健康發展的必要保障。數字水利檔案館不同于傳統水利檔案館，它既要做到管理規范化，又要實現技術標準化。首先要根據《檔案法》、《檔案館條例》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《計算機信息系統安全保護條例》、《互聯網信息服務管理辦法》、《檔案管理軟件功能要求暫行規定》、《涉及國家秘密的信息系統分級保護管理辦法》等管理辦法，結合水利系統的實際情況，研究制定數字水利檔案館的《數字水利檔案立卷歸檔制度》、《數字水利檔案保管制度》、《數字水利檔案保密制度》、《數字水利檔案人員崗位責任制》。《數字水利檔案立卷歸檔制度》應當明確數字水利檔案的歸檔范圍和歸檔期限、接收方法、元數據采集規范、數據整理規范等。《數字水利檔案保管制度》應當包括檔案數據安全管理辦法、網絡運行安全辦法、計算機機房管理辦法等。《數字水利檔案利用制度》應當明確信息利用權限規定、信息發布規定、軟件操作管理規定等。

另外，根據國家標準、《電子公文歸檔與管理辦法》、《靜態影像壓縮標準(JPEG)》《動態圖像編碼標準(MPEG)》、《紙質檔案數字化技術規范》等，制定《數字水利檔案數據存儲壓縮格式規范》、《數字水利檔案數據長期保存格式規范》、《數字水利檔案數據加密算法規范》、《數字水利檔案網絡數據傳輸規范》、《數字水印標準》等技術規程規范。

3.2 加強軟、硬件建設

基礎設施建設和檔案應用系統開發是建設數字水利檔案館的必備條件。水利數字檔案館建設的基本保障包括:?網絡設施建設，包括水利數字檔案館業務網絡系統建設、數字水利檔案館與公共網絡的對接建設、數字水利檔案館對外網絡的建設與維護;?硬件基礎設施建設，主要有服務器、交換機、海量儲存設備、檔案數字加工設備、電子信息采集設備、數碼照相機、攝像機、掃描儀、光盤記錄設備、數據庫及安全保密設備等硬件設施建設;?數字檔案需要的系統軟件和應用軟件，系統管理平臺應滿足數字水利檔案信息化功能需求并適應水利工作發展需要。

3.3 提高數字檔案的安全防范水平

與傳統水利檔案館相比，數字水利檔案館的安全問題尤為重要。數字水利檔案信息的易逝性、易變性和可操作性極大地威脅著檔案信息的安全。數字水利檔案館極易出現安全隱患主要有:服務器的非正常停機;數據信息泄密、復制、篡改、丟失、刪除;數據庫系統管理失控或破壞。目前，由于技術限制，上網的信息在不同程度上存在安全隱患，所以凡是需要保密的非公開信息都應確保不上傳至網絡。

數字水利檔案館對于上網的信息必須做好安全防范。?要確保物理安全，建立符合要求的機房，配備門控系統、監控報警系統以及磁帶備份系統、光盤刻錄系統、斷電保護UPS系統等外圍輔助設備，使用符合技術要求的電子檔案柜架，加強介質使用、傳遞、保存、報廢管理，確保介質安全。二要保證數據安全;?按照數據分布模式和用戶級別劃分用戶和權限。進行功能模塊授權，區分數據管理權限;應用系統之間進行數據交換時，不能直接對對方數據庫進行操作。定期進行數據備份，本地存放兩份，異地存放一份。制定系統恢復預案、系統應急計劃和響應策略;?保護網絡安全，配備交換機、路由器、防火墻等網絡支撐設備，設置系統備份、容災恢復和電磁兼容等安全管理功能。實施對服務器和客戶端查毒、殺毒，并制定嚴格的防毒制度。采用通過國家鑒定的防火墻設備構建網絡防護體系。隨著信息技術的不斷發展，網絡信息安全問題必將徹底解決，屆時所有的水利數字信息必將能夠全部上網。

3.4 不斷完善數字檔案利用工作

圍繞水利工作的實際，數字水利檔案館應廣泛收集檔案信息，盡力提供信息服務，讓檔案信息從水利工作中來，再服務于水利工作中去，最終實現水利檔案資源共享和信息利用便捷。不同水利檔案利用群體所需的檔案信息服務各不相同，要最大程度地發揮水利檔案信息的作用，必須以用戶為中心，對用戶進行分析，最大限度地滿足用戶個性化需求，切實用活水利檔案信息。數字水利檔案館首先應實現最基本的一次信息服務，即目錄查詢服務。在此基礎上還應進一步提供知識型、智能型等高端服務，開展二次信息或三次信息服務。將收集的水利檔案信息資源進行重新分類、組織、分析后形成的專門化知識服務，根據用戶的實際問題和具體工作環境，提供有助于用戶的個性化的、有效的知識應用和知識創新服務。實現用戶查閱檔案信息時，數字水利檔案館不僅應提供其所需的直接信息，還能提供相關優質信息。

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3 趙金鳳.淺議水利檔案的價值和意義［J］.水利發展研究，2011(6)，70-71.

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