基層水管單位檔案規范化管理途徑初探

屈磊飛

(常熟市長江河道管理處 215500)

1 概述

檔案管理是基層水利工程管理單位的一項基礎性管理工作，科學規范的檔案管理工作對促進單位各項事業發展有著重要意義。水利部《水利工程管理考核辦法》和《江蘇省機關團體企業事業單位檔案工作規范》對開展檔案規范化管理工作和考核細則均作了明確的規定。隨著水利工程管理考核工作的深入開展、基層水利事業的不斷發展，檔案規范化管理工作將體現出更加重要的作用。本文從國家級水管單位常熟市長江河道管理處檔案管理工作經驗出發，分析基層水管單位檔案管理現狀，探索實踐檔案工作規范化管理途徑。

2 基層水管單位檔案管理現狀

2.1 重要性認識不夠

水利工程管理檔案是基層水管工作管理服務過程中形成的有價值的歷史記錄與資料，科學規范的檔案資料為單位日常工作開展、領導決策、科技人員借鑒參考、工程管理等級考核等提供了第一手基礎資料。作為一項基礎性、綜合性、服務性較強的工作，做好檔案工作不僅是檔案人員、檔案業務科室的職責，更是單位管理工作的重要內容。但很多基層水管單位對檔案管理工作未給予足夠的重視，將檔案管理工作視為簡單的資料收集，硬件設施投入不足，相關責任制度流于形式，檔案工作人員專業技能不高、工作積極性不夠，加之主管領導受“為保管而保管、重保管輕利用”的傳統思想影響，導致檔案管理工作停滯不前，未能充分發揮檔案在水利工程管理服務工作中應有的作用。

2.2 檔案管理體系分散

基層水管單位的檔案管理工作內容涉及工程建設管理、工程運行、水行政管理、防汛防臺、資產財務管理、人事勞資等多個方面，相關工作業務由職能科室承擔，工作過程中形成的大量原始資料、文件檔案由職能科室收集管理，檔案管理體系相對分散，在工作人員缺乏檔案管理專業知識、水利工程建設周期具有差異性、缺乏統一的檔案職能科室和科學有效的檔案管理網絡體系等因素的影響下，容易造成檔案資料零落分散、收集整編拖沓不及時、技術管理資料完整性不夠。

2.3 信息化程度不高

2011年中央一號文件指出“提高水利管理、工程運行的信息化水平，以信息化帶動水利現代化”。目前，在各級主管部門的重視下，基層水管單位工程管理自動化、信息化均處在快速發展階段，如水閘運行自動化控制、堤防“全球眼”網絡視頻監控、防汛防臺決策系統等現代化技術得到了大力推廣與應用。但檔案管理信息化作為工程管理信息化工作的一項重要內容，長期以來受重要性認識不夠、硬件投入有限、現代化技術開發利用缺乏等因素制約，部分單位仍然采用傳統的檔案工作方式，檔案工作人員對檔案管理現代化和信息化應用認知度不高，將檔案信息化簡單地視為檔案資料的計算機錄入、收集、統計等工作，檔案管理硬件投入不足，有的單位尚未建立獨立的綜合檔案室，更無從討論配置檔案現代化軟硬件設施，致使檔案利用效率低下、檔案資源價值發揮欠佳。

2.4 檔案缺乏特色化

水利檔案最終目的是服務水利工作。基層水管單位的工作內容包含水利建設、管理、開發、利用等多個方面，涉及對象包括政府部門、轄區企事業單位、社會團體、周邊群眾等，由此形成的檔案有著顯著的特點。如工程建設周期受工程規模影響，小規模堤防涵閘維修周期以月計算，大型水閘泵站更新改造周期則以年計算，由此形成的檔案周期差異性大;基層水管單位年度工作以夏秋防汛防臺、冬春歲修養護為主，由此形成的檔案具有時空性特點;工程管理過程中文書資料與技術資料常常互滲互補，檔案資料一體化趨向明顯。而很多單位未能有效開展針對性的檔案管理工作，水利特色化不夠。

3 基層水管單位檔案規范化管理途徑

3.1 重視檔案管理工作

要將檔案規范化管理工作作為工程管理工作的一項重要內容來開展落實，認真貫徹《中華人民共和國檔案法》、《江蘇省檔案管理條例》等檔案相關法律法規，按照《江蘇省機關團體企業事業單位檔案工作規范》標準要求，以“夯實基礎、堅持標準、優化服務、整體推進”為工作思路，逐步完善檔案管理的各個方面、各個環節，確保檔案管理工作的順利開展。

3.2 建立健全檔案管理網絡體系

要建立健全由分管領導、專職檔案員、各科室兼職檔案員組成的檔案管理網絡，明確檔案領導小組統一協調管理、檔案室專職檔案管理、職能科室輔助協作的檔案工作機制，重視檔案工作人員綜合素質的提升，組織開展業務技能培訓，確保檔案工作人員勝任各項檔案管理工作。

3.3 健全檔案管理制度，促進檔案管理規范化

健全完善《檔案管理制度》、《檔案人員崗位責任制》等檔案管理規章制度，對檔案材料的收集、歸檔、借閱、保密等以制度形式加以強化，做到有章可循。加強文件資料規范化管理工作，按照辦公室登記、主要領導簽署意見、分管領導和相關科室傳閱處理、科室兼職檔案員收集歸檔、專職檔案員根據《文件歸檔范圍及保管期限》進行鑒定歸檔的規范化流程進行操作。科技檔案、會計檔案由相關科室兼職檔案員按規定進行整理立卷，辦理相關移交手續移交至檔案室，由檔案室統一進行編目歸檔。注重特殊載體檔案和實物檔案的日常收集和整理，確保各類資料的詳實完備。

3.4 抓好檔案基礎設施建設

實行工作人員辦公室、檔案庫房、閱檔室三分開，建立綜合檔案室，實行檔案統一管理。綜合檔案室配備符合要求的檔案裝具，庫房落實“八防”措施，配備溫濕度計、空調、滅火器、除濕機等設施，配置電腦、掃描儀、復印機、刻錄機、攝像機、移動硬盤等專用設備，不斷完善檔案管理硬件設施，為檔案規范化管理提供良好的基礎環境。

3.5 依托資源優勢，加快檔案管理信息化

檔案信息化是基層水利管理信息化的重要內容。實行檔案信息化與單位信息化同步規劃實施，要配備必要的檔案信息化設備，開展檔案管理系統建設。積極推廣應用檔案管理軟件，開展檔案數據庫建設，實現檔案收集、歸檔、借閱、檢索、查詢、統計等工作的電子化、網絡化管理，逐步推行紙質文件與電子文件的雙套歸檔。單位網站開辟檔案之窗專欄，及時發布檔案管理相關信息。依托政府檔案部門的技術優勢，加快推進檔案管理的信息化進程。

3.6 優化服務職能，加強檔案的開發與利用

開發利用是檔案工作的中心目標，也是檔案事業活力的源泉。要堅持檔案工作服務水利中心工作的原則，不斷探索開發和利用檔案信息資源的新方法、新途徑。編制符合水利管理工作要求的《全宗指南》、案卷目錄、歸檔文件目錄等各類檢索工具。認真開展水利檔案編研工作，為水利工程管理服務工作提供翔實、可靠的基礎資料，為本單位和社會各界提供更科學的水利服務。

4 檔案規范化管理的實踐與成效

國家級水管單位常熟市長江河道管理處在近40年的發展過程中，形成各類檔案資料3871卷/1547件，其中，文書檔案1005卷/1547件，科技檔案1083卷，設備檔案55卷，會計檔案1656卷，照片檔案13冊769張，光盤檔案12張，實物檔案56件。面對繁雜的檔案資料，管理處通過深入開展檔案規范化管理實踐工作，充分發揮了檔案資料的重要價值，有力促進了單位水利事業的科學和諧發展。

4.1 促進工程管理考核工作順利開展

水利工程管理考核工作是對基層水管單位綜合管理工作的全面考核。在國家級和省級水利工程管理考核文件中，均將檔案工作列入考核驗收的重要內容。管理制度、軟硬件設施、資料整編歸檔等檔案管理工作的優劣，直接影響到最終考核結果;同時檔案資料又是組織管理、經濟管理、安全管理、運行管理四個考核環節備查資料的最主要來源。翔實完備的檔案資料為管理處國家級水管單位驗收和長江委復核驗收工作提供了近百萬字的基礎資料，科學規范的檔案工作得到了專家組的充分肯定，為最終獲得國家級水管單位資格和高分順利通過長江委復核驗收做出了積極的貢獻。

4.2 促進水利事業更加科學地服務經濟和發展

長江常熟段有近50km的黃金岸線資源，隨著沿江開發開放的不斷深入、沿線進駐企業的日益增多，涉水工程建設管理項目日益增多，規范化的檔案管理工作在服務企業、服務發展、服務經濟過程中發揮了積極作用。通過調閱國有水利工程土地確權劃界的歷史資料、土地權證資料、文字記錄、圖形資料，深入調查研究，積極溝通協商，妥善處理好了確權劃界、沿江土地占用權屬等問題，做到了維護權益與服務發展雙贏。通過出具占用水利工程用地的通知、批復、報告、協議及相關法律法規文件資料，為處理違章占用、清理違章建筑、辦理和審查有關占用手續等水政執法工作提供了政策依據和法律保障。

4.3 有利于單位水利文化的形成

在管理處近10億元的國有水利工程設施中，有“長江第一閘”之美譽的民國水閘——老白茆閘工程，有投資3億元耗時3年實施達標建設的長江防洪大堤，有常熟史上投資最大的單體水利工程——海洋涇水利樞紐工程;在近40年的管理過程中，有歷屆班子團結進取、艱苦奮斗、勵精圖治的創業史，有全體干部職工銳意改革、開拓進取，努力爭創國家一級水管單位的輝煌史，有歷次強臺風期間全體干部職工日夜奮戰于防臺防汛第一線的感人事跡;涌現了諸如全國水利工程管理先進個人、省級勞模、市級人大代表、優秀共產黨員等先進典型，單位先后榮獲部、省市等多項榮譽。如何將這些深厚資源匯集提煉成單位所特有的水利文化，并以直觀的展覽陳列形式展示，翔實可靠的文字記錄、圖片影像、新聞報道、實物載體，高素質的檔案工作人員，規范的檔案管理機制為構建先進水利文化奠定了扎實的基礎。