協同辦公系統應用問題解析

鄧鴻杰

（湖南省電力公司郴州電業局信息中心，湖南 郴州 423000）

1 前言

2010年5月31日，湖南省電力公司協同辦公系統在省公司本部成功上線,2010年8月2日，電業局協同辦公系統也正式上線運行。這是國家電網公司全面推廣的系統全面運用辦公業務應用，增強協同工作能力。建設綜合協調、督查督辦、信息調研、公文、檔案、會議、通訊錄、值班等業務應用模塊，利用移動辦公、電子郵件、即時通訊、遠程視頻等協同工具，提高公司系統綜合管理水平。統一組織綜合協調、信息調研、檔案、會議、通訊錄等模塊的開發和實施，推廣電子簽章和網絡直播會議模塊。逐步開展辦公業務信息的數據挖掘，提高工作效率。在系統的推廣及深化應用當中,遇到了各類應用問題,本文就日常運行及實際工作中遇到的各類問題分析原因，并作出相應的處理。

2 各類協同辦公系統應用問題解析

2.1 協同辦公系統公文起草問題解析

（1）現象描述。用戶選擇發文擬稿按鈕后，將基本信息內需完善的內容填寫完畢，再點擊起草正文，然后將已經擬好的WORD文檔文字復制后直接在彈出的內容框內進行粘貼，或者選擇發文擬稿按鈕后，將基本信息內需完善的內容填寫完畢，再點擊起草正文，然后在彈出的內容框中按F2鍵或者找到引入文章按鈕，直接引入帶各種格式的文檔，導致公文在送至下一級進行審核時，正文無內容顯示或者顯示格式不正常。

（2）原因分析。由于我們內部應用的協同辦公系統公文處理是基于WPS OFFICE 2009國網電網公司專用版本，它存在與微軟OFFICE軟件版本的某些不兼容現象，尤其是一些格式方面的不兼容，這是系統應用的一個BUG，只有在編輯文檔時，將這些格式去除后，方能使公文文檔正常顯示。

（3）處理辦法：①選擇發文擬稿按鈕后，將基本信息內需完善的內容填寫完畢，再點擊起草正文，然后在彈出的內容框內直接編輯正文內容；②先新建一TXT格式的文本文檔，再將擬好的WORD文檔文字復制后，在新建的文本文檔中粘貼，然后選擇發文擬稿按鈕，將基本信息內需完善的內容填寫完畢，再點擊起草正文，在彈出的內容框中按F2鍵或者找到引入文章按鈕，選擇新建的文本文檔進行文檔導入。

按以上兩個辦法，均能解決正文無內容顯示或者顯示格式不正常的問題。

2.2 協同辦公系統未登錄人員統計誤差問題解析

（1）現象描述。用系統管理員身份登錄協同辦公系統客戶管理端之后，①點擊系統管理——統一用戶——用戶管理——用戶信息，得到用戶總數；②點擊運行監控——監控統計——用戶登錄統計——每月統計，得到登錄用戶數；③點擊運行監控——監控統計——用戶登錄統計——未登錄員工匯總表，得到未登錄用戶數；④登錄用戶數與未登錄用戶數之和應該為用戶總數，但在有些三級平臺查詢時，卻發現登錄用戶數與未登錄用戶數之和跟用戶總數不吻合。

（2）原因分析。未登錄員工匯總表數據提取只有一個月、二個月、三個月這三種方式進行查詢，一般默認是一個月查詢方式，查詢的日期為查詢當日往上推三十天，而登錄用戶數則只記錄當月一號至查詢當日的數據，每個月系統管理員進行數據查詢一般是在每月的二十五號，如有用戶在二十六號至月底之間登錄過，但在查詢當月一直未登錄，則會產生數據誤差。

（3）處理辦法。省公司要求的同業對標數據可在月底進行統計，但湖南3E對標、深化應用指標月報要求在每月27日前上報，一般協同辦公系統的數據在每月25日進行統計，經過跟省公司協同辦公組協商，將登錄用戶數查詢設置為按從某月某日至某月某日方式進行，這樣就能得出精確的數據，不再產生誤差。

2.2 協同辦公系統人員調動后的權限變更問題解析

（1）現象描述：①用系統管理員身份登錄協同辦公系統客戶管理端之后，點擊系統管理——統一用戶——角色管理——角色管理，找到收文登記角色，將原有人員刪除并將變更人員添加，保存退出；②用變更人員身份登錄協同辦公系統，點擊辦公自動化——收文管理——收文登記，提示有新的公文需要進行收文登記，但在右邊的辦公欄上方沒出現登記收文選項。

（2）原因分析。協同辦公系統內特殊角色的變更不止是角色權限的調整，還有模塊授權的變更，因為收文登記人員身份特殊，在角色管理中進行了人員變更后，其權限配置仍未完全，導致應用不正常。

（3）處理辦法。在角色管理中進行了人員變更后，還需用系統管理員身份登錄協同辦公系統客戶管理端之后，點擊系統管理—權限配置—分級授權—模塊授權—收文管理，在此處再將原有人員刪除并將變更人員添加，保存退出，只有當這兩個地方都進行了調整之后，新配置的收文登記人員才能正常進行收發文處理。

2.4 協同辦公系統公文起草附件添加不成功原因解析

（1）現象描述。協同辦公系統用戶在起草公文進行附件添加時，偶爾會出現附件添加不成功的現象，經檢查，該文檔在本地打開無問題，拷貝到別的電腦上，打開該文檔也正常，在其它電腦終端用同一用戶添加該文檔也不成功，換另外的用戶登錄協同辦公系統，同樣起草該公文，并添加該附件文檔，依舊不能成功進行添加。

（2）原因分析。經仔細比較，但凡出現附件添加不成功現象的文檔，都是文件名相對比較長的文檔，為此，系統管理員特意做了一個測試，新建一個WORD文檔，文件名設置成一百二十個字節的長度，然后逐次減一個字反復進行測試，最終測試結果是文件名在達到九十九個字節時剛好可以進行附件添加，超過這個字節數則無法進行附件添加。

（3）處理辦法。電話通知報故障協同辦公系統用戶，要其在起草公文進行附件添加時，修改該附件文檔的文件名，保證該文檔字數不超過九十九個字節，結果附件正常添加成功，問題解決。

2.5 協同辦公系統正文內容無法閱讀問題解析

（1）現象描述：①協同辦公系統客戶端點擊待辦事項中需待辦公文后,打開正方內容時,直接跳轉至C:/OAWork目錄,正方內容無法正常顯示；②重新下載協同辦公客戶端軟件安裝,依然出現以上問題;③將IE瀏覽器安全設置中自定義設置中所有禁用選項均改為啟用狀態,該問題還是不能解決;④重新安裝WPS Office 2009國家電網公司專用版及Apabi Reader 3.2公文閱讀軟件,還是不能解決該問題。

（2）原因分析。經咨詢省公司協同辦公項目組,出現該問題是因為在編號、排版、用印、轉版狀態時,編號、排版生成正文后，用完印退出直接發送到下一步，沒有進行轉換CEB文檔所致。

（3）處理辦法：①用系統管理員身份登錄協同辦公系統客戶管理端，找到出現問題的文檔，將該文檔特送至編號、排版、用印、轉版狀態給編號、排版、用印、轉版人員；②編號、排版、用印、轉版人員在該狀態下將該文檔轉換為CEB文檔，再點擊發送傳送至下一流程；③重新進行封發后，客戶端接收人員打開該文檔，能夠正常顯示正文內容，問題解決。

2.6 協同辦公系統正文紅頭及紅頭文字無法打印問題解析

（1）現象描述。協同辦公系統用戶在客戶端登錄后，打開公文，正文內容能夠正常顯示，但其正文紅頭不顯示，并且在將公文進行打印存檔時，紅頭文字無法打印出來，只能打印出正文部分內容。

（2）原因分析。經咨詢省公司協同辦公項目組,出現該問題是因為WPS Office 2009國家電網公司專用版軟件默認設置未進行修改所致，只需將其視圖及打印部分的相關設置進行更改即可。

（3）處理辦法：①在本地打開WPS Office 2009國家電網公司專用版軟件WPS文檔一個，選擇工具—選項—視圖—格式標記，將其中的隱藏文字勾選上，按確定保存退出；②在本地打開WPS Office 2009國家電網公司專用版軟件WPS文檔一個，選擇工具—選項—打印—打印文檔的附加信息，在隱藏文字部分選擇打印隱藏文字；③協同辦公系統用戶在客戶端登錄后，打開公文，正文內容能夠正常顯示，正文紅頭也能夠正常顯示，并且在將公文進行打印存檔時，紅頭文字也能夠正常打印出來，問題解決。

3 結語

作為系統管理員，需加強對系統架構、系統流程、系統運維等方面進行全面的剖析及深入的了解，通過在業務系統應用過程中發現問題、解決問題提升自己的業務處理能力，同時還要及時與省公司信息中心協同辦公運維項目組多溝通，這樣才能使各類問題能夠迎刃而解。通過文章探究協同辦公系統應用問題解析，為協同辦公系統的正常運行提供了可靠的參考依據。