提高中職學(xué)校檔案管理效率與質(zhì)量的若干思考

摘要：在中職學(xué)校檔案工作中，學(xué)生檔案管理工作是一個(gè)重要的分支。學(xué)生的檔案也是學(xué)校對(duì)學(xué)生檔案基本信息了解的主要途徑，在中職學(xué)校檔案管理效率方面也就提出了更高的要求，本文正是根據(jù)檔案管理的效率與質(zhì)量如何提高等方面展開的思考。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校；學(xué)生檔案管理；管理效率；問題

中圖分類號(hào)：TP393.18 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-7712 (2012) 14-0186-01

中職學(xué)校的學(xué)生檔案管理，是對(duì)學(xué)生在入學(xué)到畢業(yè)期滿結(jié)業(yè)之間的生活、學(xué)習(xí)和社會(huì)實(shí)踐等信息的記錄，也是中職學(xué)校在今后就業(yè)與發(fā)展時(shí)重要的考核依據(jù)之一，更是每一個(gè)學(xué)生最終走向社會(huì)重要的人生履歷之一。就目前就業(yè)方面的競爭壓力，中職學(xué)校的學(xué)生的檔案是畢業(yè)生從業(yè)的一項(xiàng)重要憑證，也起著非常重要的作用。目前中職學(xué)校的檔案管理工作還有著很多弊端，對(duì)于這些弊端的出現(xiàn)，加強(qiáng)管理與改革是重要的解決方式，對(duì)學(xué)生檔案管理有著重要的意義。本文正是從檔案管理的效率與質(zhì)量方面展開的研究，為問題的出現(xiàn)與解決提出了相關(guān)的解決辦法。

一、存在的問題

中職學(xué)校的學(xué)生檔案管理在目前的形勢(shì)下，有著很多的問題。長期以來，由于很多的原因，使得中職學(xué)校的學(xué)生檔案沒有得到足夠的重視，使得在資料的完整度與質(zhì)量方面出現(xiàn)了嚴(yán)重的缺陷，從而使得對(duì)中職學(xué)校學(xué)生的反映也不能更加全面，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象。主要問題如下。

（一）管理體制不完善。學(xué)生檔案作為學(xué)校檔案管理工作中的重要的分支，往往不能得到中職學(xué)校管理者的總是，相比而言對(duì)教學(xué)和其他管理的檔案較為重視，對(duì)于學(xué)生檔案的管理工作還沒有落實(shí)到位，也沒有將其列到議事的日程中去，同樣沒有給相關(guān)的環(huán)節(jié)配備專職人員，沒有必要的監(jiān)督與指導(dǎo)人員，使得檔案管理工作在檔案管理部門失去了該有的效果，缺少一個(gè)完善的管理制度，加上對(duì)檔案管理工作的不重視，使得檔案管理工作的效率受到了嚴(yán)重的制約與限制。

（二）不規(guī)范的收集與整理。中職學(xué)校的檔案管理工作在通常情況下，是由檔案管理部門統(tǒng)一管理的，同時(shí)將學(xué)生檔案交由各學(xué)院系完成。有相關(guān)的部門配備相關(guān)的技術(shù)人員與監(jiān)督人員進(jìn)行整理與處理。但是由于在這個(gè)環(huán)節(jié)上沒有得到學(xué)校的重視，也就出現(xiàn)了不規(guī)范的收集與整理，缺乏相關(guān)的技術(shù)指導(dǎo)，規(guī)格不夠統(tǒng)一，信息的不完整等嚴(yán)重的影響了學(xué)校檔案的質(zhì)量。

（三）查閱環(huán)節(jié)不完備。在檔案收集完成之后，需要對(duì)其進(jìn)行相關(guān)整理，但是在整理與服務(wù)的環(huán)節(jié)上不能得到有效的配合，使得學(xué)生檔案在本質(zhì)上成為一堆廢紙，在查閱的時(shí)候不能有效的及時(shí)提供服務(wù)，使得老師管理人員對(duì)檔案的了解程度大大降低，從而嚴(yán)重的影響了學(xué)校正常工作的順利進(jìn)行。

（四）檔案傳遞管理不完善。就現(xiàn)在的形勢(shì)來看，很多的中職學(xué)校對(duì)學(xué)生的檔案管理，主要是在畢業(yè)的時(shí)候?qū)n案移交給人才交流中心保管，成人檔案依舊由學(xué)校管理，但是這兩種方案本身都存在弊病，不能更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理的目的。

二、解決辦法

（一）加強(qiáng)工作職責(zé)。中職學(xué)校的檔案管理工作在具體的操作過程中，需要做到組織機(jī)構(gòu)、人員、庫房、等方面的工作的落實(shí)。通過相關(guān)的實(shí)踐證明，要想將中職學(xué)校的學(xué)生檔案管理工作做好，最重要的就是建立一個(gè)完善的管理體制。不管在現(xiàn)在中職學(xué)校采取什么樣的管理模式，都需要根據(jù)學(xué)校具體的工作情況來選擇，建立一個(gè)學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)，不管檔案放在哪里，都要安排專門的人員進(jìn)行管理。其次要做的就是根據(jù)檔案的數(shù)量來配備技術(shù)整理人員，確保質(zhì)量的同時(shí)要保證檔案管理的效率，最好的方式就是采取集中式管理。

（二）強(qiáng)化意識(shí)，擴(kuò)大宣傳。通過相關(guān)的學(xué)習(xí)與與宣傳，可以在很大程度上提高學(xué)校對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，使其更加支持檔案管理工作的進(jìn)行。還可以讓大家認(rèn)識(shí)到檔案管理在學(xué)校發(fā)展中起到的作用，學(xué)校重視的同時(shí)獲得學(xué)生的支持才能更好的將檔案管理工作推向一個(gè)正規(guī)化的平臺(tái)，從而為檔案管理工作的工作質(zhì)量與效率提供有利的保障。

三、檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)

（一）樹立理念，提高認(rèn)識(shí)。隨著中職學(xué)校的教育該給不斷的深入，檔案管理工作也逐漸被重視。為了更好的適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展要求，就需要對(duì)原始的思想有一個(gè)根本的轉(zhuǎn)變。學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)充分的認(rèn)識(shí)檔案管理工作的價(jià)值，意識(shí)到檔案管理工作的重要性，從而強(qiáng)化檔案管理的工作理念，提出更加科學(xué)的管理方案。作為檔案的工作人員，最重要的就是樹立一個(gè)合理的工作理念，更好的服務(wù)，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的綜合分析與利用，實(shí)現(xiàn)學(xué)校對(duì)檔案的充分利用。

（二）加強(qiáng)信息化建設(shè)。在現(xiàn)在這個(gè)信息化社會(huì)，檔案的管理工作離不開高新科技與信息的支持，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，也是檔案作為現(xiàn)代化建設(shè)的重要因素。首先重要的就是觀念信息化，也就要確立檔案在學(xué)校中的地位，樹立起作為重要信息的理念，制定一個(gè)完整的科學(xué)的運(yùn)行機(jī)制。同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)檔案的信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的技術(shù)現(xiàn)代化。

（三）科學(xué)化管理與收集。學(xué)校的檔案在領(lǐng)導(dǎo)正確處理決議的時(shí)候起著重要的理論依據(jù)，應(yīng)該按照相關(guān)的立檔原則將重要的資料準(zhǔn)備齊全。及時(shí)的將各種資料加以處理，保證文件信息的完整與齊全，做好各種活動(dòng)的整理工作，對(duì)有價(jià)值的文件與信息及時(shí)的整理歸檔，在管理檔案的過程中要有一套合理的工作制度，做好對(duì)檔案的編譯、整理與保管是檔案管理工作中的重要步驟。

（四）加速檔案現(xiàn)代化建設(shè)。利用好現(xiàn)代的設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行整理，可以起到很好的效果，也可以提高檔案管理工作的效率。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以有效的避免人工可能出現(xiàn)的問題，同時(shí)避免因人工原因帶來的不便，建立一個(gè)信息化的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，加快學(xué)校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，有效便捷的實(shí)現(xiàn)檔案資料的共享，確保檔案資料的準(zhǔn)確度。

（五）提高知識(shí)水平。對(duì)于專職的檔案工作人員，在現(xiàn)在這個(gè)信息技術(shù)不斷更新的時(shí)代，經(jīng)濟(jì)技術(shù)的飛速發(fā)展，新的行業(yè)與領(lǐng)域都需要不斷的創(chuàng)新，對(duì)于檔案的管理，也要不斷的加強(qiáng)創(chuàng)新，提出更加高效便捷的工作方案，運(yùn)用更加高效的管理機(jī)制。這就需要管理者不斷的增加相關(guān)方面的知識(shí)，提高知識(shí)水平，掌握相關(guān)的技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全面改革。

四、總結(jié)

總而言之，在中職學(xué)校檔案管理工作中，需要?jiǎng)?chuàng)新與改革的地方有很多，很多方面也存在著相應(yīng)的缺陷，要想更好的提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量，那就要切實(shí)的落實(shí)以上改革方案，在實(shí)際的操作工程中注意相關(guān)的問題，實(shí)現(xiàn)檔案的高效高質(zhì)管理。

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