聘用制下高校人事檔案管理研究

房潔

(山東青年政治學院，山東濟南250014)

聘用制下高校人事檔案管理研究

房潔

(山東青年政治學院，山東濟南250014)

聘用制的推行為深化高校人事制度改革提供了強有力的組織保證和人才支持，也向高校人事檔案管理工作提出了挑戰，傳統人事檔案管理模式已不再適應社會發展的要求。完善高校人事檔案管理工作是社會發展的客觀要求，也是人事檔案管理工作自我完善的需要。在聘用制下，高校應該通過轉變觀念、健全制度、創新技術、完善隊伍等措施，不斷推動人事檔案管理工作的規范化、信息化、法制化。

聘用制;高校;檔案管理

一、聘用制下的高校人事制度改革

聘用制在高校是指高校與職工按照國家有關法律、政策的要求，在平等自愿、協商一致的基礎上，通過簽訂聘用合同，明確高校和受聘人員有關工作權利和義務的一種用人制度。聘用制自2002年起在我國試行以來，推行面不斷擴大，“全員聘用”是我國事業單位人事改革的未來目標，聘用制也是高校人事制度改革的必然要求。

在高校人事改革中推行聘用制有著積極的意義。一方面，聘用制的推行有利于實現人事管理由“身份管理”向“崗位管理”轉變。聘用制實施后，教師能否聘用完全由崗位需要決定，聘用后的待遇也由所聘崗位及其職務決定。這樣，人事管理就可以通過加強崗位管理，公開擇優招聘，糾正過去重“身份評審”輕“崗位聘用”的現象，強化了教師的崗位意識。另一方面，有利于建立健全“能上能下”的競爭激勵機制。[1]傳統的職稱評定制度，存在著一次評審定終身的現象，教師職務“能上不能下”，同時分配制度上的“大鍋飯”造成教師責任目標不明確。聘用制對教師采取崗位職責與任期目標的聘約管理模式，實施擇優聘用、優勝劣汰的雙向選擇。在激烈的崗位競爭中，如果自身沒有真才實學，沒有過硬的本領，就將被淘汰。實行聘用制，可以建立起一種合理的競爭激勵機制。[1]

二、聘用制給高校人事檔案管理工作帶來的挑戰

聘用制的實施，對高校人事檔案管理工作產生了深遠的影響，人事檔案管理工作將面臨著新的機遇與挑戰。當前隨著聘用制的實施，高校人事檔案工作在諸多方面也逐漸顯現出一些問題，主要表現在以下幾個方面。

(一)檔案內容不全面

聘用制實施后，學校里邊擁有正式的事業編制員工、聘用合同制員工、臨時工等，一個單位存在多種“身份”的員工，這給檔案管理提出了新的要求，傳統檔案管理中人事檔案內容遠不能適應聘用制的要求。《事業單位崗位設置管理試行辦法》規定，“事業單位崗位分為管理崗位、專業技術崗位和工勤崗位三種類別”，“根據崗位性質、職責任務和任職條件，對事業單位管理崗位、專業技術崗位、工勤崗位分別劃分通用的崗位等級”。因此，人事檔案不能僅僅局限于對經歷的簡單重復描述，而是要求能夠全面反映每個教職員工承擔的崗位類別、等級、履行職責與績效考核情況，以及任職過程中的工作創新情況，并反映對應崗位的基本條件等。由于聘用制下人才流動將更加頻繁，對人才誠信的要求被提上重要議程，檔案管理中需要增加誠信的內容。在當前國家誠信體系建設進程中，人事檔案也應該有所作為，作為個人信用體系建設中的主要環節，人事檔案是個人信用數據的主要媒介。[2]

(二)“重新建檔”現象嚴重

隨著聘用制的推行，高校人才流動加劇，為了留住人才，以人事檔案為“把手”、扣留人事檔案是很多高校常用的手法，以此來增加教職工尋找新單位和享受國家規定的相關待遇的難度。盡管扣留人事檔案有違人事檔案管理規定，但卻成了有些單位防止人才流失的殺手锏和維護自身利益的有力手段，這種現象在全國很多高校都存在。相反，也有一些高校為了吸引人才，通過重新建檔的方式來引進人才。“重建檔案”行為導致的直接后果是“有檔無人”、“一人多檔”，這嚴重違背了人事檔案的管理原則。[2]對于原單位來說，大量的檔案由于檔案主人的“棄檔”而積壓，這些檔案轉不出去，又不能銷毀，不僅不能發揮作用，還要花費大量的人力、財力去管理，造成極大的浪費;對于新單位來說，大量的無檔人員由于缺乏檔案作為依據，增加了主管單位特別是組織人事部門對員工考察的難度，降低了人事檔案的利用率和可靠性。

(三)檔案遺棄嚴重

隨著人才市場的不斷發展，人才流動越來越快，教職工為了自由流動，往往放棄檔案，選擇更適合自己的崗位，在這種背景下，人事檔案似乎變得可有可無。相反，寄存或托管人事檔案，不僅要辦理有關手續，還要繳納一定的費用;再加上受戶籍政策的影響，很多教師在和原單位有培養協議的情況下，完成了碩士、博士學業后，離開了原單位，重新擇業，將個人檔案遺棄在原單位。工作單位與人事檔案往往不在同一地市，為了省錢省事，許多人選擇了“棄檔”。[2]

三、聘用制下完善高校人事檔案管理工作的對策

(一)更新觀念——重視高校人事檔案管理工作

良好的檔案意識有助于推動檔案建設，高校領導和檔案工作者要充分認識檔案管理工作在高校教育教學和人事管理中的重要性。人事檔案是人才信息的重要載體，準確、完整的人事檔案能夠全面記錄一個人的人生經歷、思想品德作風、業務能力水平、工作表現和業績等信息。高校人事檔案管理是學校組織人事管理、教學、科研等各項工作不可缺少的一項基礎性工作，也是衡量一所高校人事工作質量的標志之一。

當前，人才服務市場的建立與發展，使員工與單位之間的關系，逐步由穩定的封閉狀態向一定程度的開放狀態發展，尤其是人事代理制的推行，使許多“單位人”轉變成“社會人”，人事檔案管理工作中傳統的封閉保守的思想觀念，已不能適應現代社會的發展。因此高校相關領導和檔案工作者應樹立主動服務的觀念，推動高校人事檔案管理工作的規范化、信息化、法制化。

(二)完善制度——推動高校人事檔案管理工作規范化

根據新制度經濟學的理論，制度是約束人們行為的一系列規則。高校人事檔案管理工作的完善和發展離不開相關制度的保障。

1．建立健全高校人事檔案管理工作規章制度，推動檔案管理法治化。

《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》以及大量的地方性法規的頒布和實施，是我國檔案事業走上法制軌道的重要標志。當前，高校人事檔案的管理必須認真貫徹執行干部人事檔案工作的政策法規，依法治檔，按規章制度辦事。高校應當重視制度建設，出臺相關干部人事檔案管理辦法、檔案管理工作職責、檔案管理工作人員守則、檔案保密辦法等規章制度。

2．實行開放式人事檔案管理模式。

隨著聘用制的發展，高校人才流動的數量會日益增多，在更大范圍內實行開放式人事檔案管理模式將成為可能。聘用制下，人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍;[3]信息技術和互聯網的飛速發展，客觀上也要求檔案管理者改變人事檔案管理和服務方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流由單一的途徑變為開放式的交流模式。

3．加強人事檔案信息資源的開發利用。

信息時代，檔案是一種重要的資源，我們要積極開發利用檔案的信息資源，使人事檔案充分發揮其重要作用。要擺脫重保管輕利用的思維定勢，以利用為目的，以利用促管理，所有管理工作都應該圍繞“利用”兩字做文章，最大限度地發掘蘊藏于人事檔案中的信息資源。

4．完善人事檔案的長效管理機制。

推進人事檔案工作，不是一朝一夕的事情，從根本上、長遠上講是要解決體制和機制問題，建立長效管理機制。

(三)創新技術——實現高校人事檔案管理工作信息化

今天，隨著信息技術的飛速發展，高校人事檔案管理信息化已成為不可逆轉的趨勢，我們應充分利用計算機技術，實現檔案管理的信息化。[4]

當前，必須大力開發電子檔案，大力提高人事檔案工作信息化建設水平。首先，要利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將人事檔案資料整理輸入微機，實現人事檔案紙質與數據格式并存。其次，要在檔案管理部門之間建立網絡聯結，通過局域網實現檔案信息資源的共享。最后，還需要建立和完善高校人事檔案信息綜合數據庫。高校人事檔案信息化管理系統的最主要部分是人事信息數據庫，它主要包括高校人員的職務和職稱情況、學習培訓情況、表現情況以及其他情況。它集中了組織、人事部門管理工作所需要的全部基礎數據，是結構比較合理、功能比較完善、可以共享的人才信息資源。

(四)建設隊伍——培養高素質的人事檔案管理工作者

高校人事檔案管理工作的完善和發展最終的決定因素是人。因此，要推動人事檔案管理工作的發展，必須培養高素質的檔案管理人才，這是人事檔案管理工作現代化與信息時代的客觀要求。[5]首先，應當組建專門的干部人事檔案管理團隊。在集中管理的基礎上，成立學校處級建制的檔案館;檔案館下設專門的人事檔案室，配備業務水平高、工作責任心強的專業人員負責人事檔案的管理。其次，應當通過學習深造、工作研討、業務培訓等活動，加強隊伍建設，提高管理隊伍的整體素質。在加強業務學習的基礎上，開展科研活動，重視外出培訓等提升途徑，從而建設高素質的檔案管理干部隊伍，確保學校檔案工作為學校各方面工作提供準確可靠、便捷、高效的服務。

[1] 田奕娟．論科學發展觀指導下的高校人事檔案信息化管理[J]．湖南科技學院學報，2009，(5)．

[2] 張志行，陳艷．高校人事檔案信息化管理研究與探索[J]．江蘇教育學院學報(社會科學版)，2010，(3)．

[3] 李妍．高校干部人事檔案管理現狀、問題與對策[J]．廣東檔案，2010，(3)．

[4] 毛章勇．聘用制下高校人事檔案管理問題及其對策研究[D]．湘潭:湘潭大學，2007．

[5] 趙暉．信息時代高校檔案管理應注意的幾個問題[J]．辦公自動化，2008，(2)．

G647

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1672-0040(2012)01-0110-03

2011-10-10

房潔(1976—)，女，山東德州人，山東青年政治學院館員，主要從事檔案管理研究。

(責任編輯 李逢超)