提高油田物資計劃管理水平的措施與建議

張艷

(勝利油田物資供應處,山東東營257009)

提高油田物資計劃管理水平的措施與建議

張艷

(勝利油田物資供應處,山東東營257009)

物資計劃管理是企業物資采購工作的依據和龍頭,不僅是保證物資供應的基礎,更是控制成本、降低消耗的重要手段.通過對物資計劃的編制、申報、審批、考核等執行的全過程控制,不僅能充分保證物資計劃的準確性和及時性,提高材料成本的預算能力、科學合理確定儲備量、減少流動資金占用,而且可以杜絕物資計劃管理中存在的多口審批、私自進料、后補計劃和"倒掛賬"等違規現象的發生,是降低采購成本、提高企業綜合效益的有效途徑.

物資供應;計劃管理;消耗規律

一、做好物資計劃管理的重要意義

物資計劃管理是企業物資采購工作的依據和龍頭,加強和提高物資計劃管理,不僅是保證物資供應的基礎,更是控制成本、降低消耗的有效手段,是促進油田物資管理整體水平不斷提高的重要前提.勝利油田下屬單位多,生產經營所需物資種類繁多,數量不一,規格復雜,要做到井井有條、不錯訂、漏訂,提高采購工作效率,就必須編制科學合理的物資計劃,用計劃引導采購,發揮龍頭作用.但在油田生產經營過程中往往會出現一方面某些物資供不應求,市場價格一漲再漲;另一方面部分物資又超儲積壓,不斷貶值的情況,這使得企業在市場競爭中處于不利地位.高效科學的物資計劃管理,不僅能有計劃地控制進貨,按計劃調節余缺,管理庫存,防止超儲積壓資金浪費,還能準確預見市場的供求狀況,對預期供求趨緊的物資提前進行采購訂貨,以保證生產建設的順利進行.

二、物資計劃管理存在的問題

長期以來,物資計劃準確率與及時率是影響油田物資計劃管理水平提高的"瓶頸",物資供應部門普遍存在采購計劃與需求計劃不一致的問題,究其原因,主要有以下幾個方面:

1.由于油田生產物資需求的不確定性和突發性強,基層對材料需求預見性的能力不強,導致部分二級單位在申報需求計劃時存在"寧多勿少"的思想,造成了物資供應與實際需用不一致的問題,從而導致物資庫存超儲積壓.

2.重短期計劃,輕長期計劃.由于對遠期環境因素的不確定和難以預見,部分二級單位雖然制定了長期計劃目標,但無具體的確保實施長期計劃的措施,因而,使得短期計劃與長期計劃脫節,或短期計劃偏離長期計劃目標,造成資源的浪費和流失.

3.審批環節多,物資計劃編制時間過長.由于油田生產建設用物資品種和規格多,范圍廣、總量大,而計劃和采購業務員編制少、任務重,從基層申報需求、到二級審查編制再到上報審批等各個環節,信息傳遞慢,造成物資計劃編制時間過長.

4.存在需求與供應脫節的問題.物資采購與用料單位之間溝通和信息反饋不夠暢通,采購業務人員不能及時將采購信息向用料單位反饋,而用料單位也往往將需求計劃一報了之,導致經常發生需求與供應脫節.

5.重計劃的制訂,輕計劃的控制與執行.對于制訂計劃,大部分二級單位都十分重視,但部分單位對計劃執行過程中的檢查、控制力度不夠,尤其是長期計劃時間跨度大,不可預見因素較多,容易對計劃的長期執行失去信心,不去調整和控制,最終使長期計劃流于形式.

三、提高物資計劃管理的有效措施與對策

1、加強對物資計劃的上(編)報與審批管理.首先,對物資需求計劃分類管理.按申報時問,分為年度計劃、季度計劃、月度計劃、零星計劃.年度采購計劃在上一年的10月上報年度物資需求總量,并按此計劃申請年度物資采購資金;季度計劃在上季度最后一個月的20日前上報;月度計劃在上月15日前上報,為直接供料計劃,需報明細;零星采購計劃則根據基層的具體情況隨時上報,要注明需求原因.其次,提高二級單位物資需求計劃傳遞和編審效率.一是將物資需求計劃的審查和編制工作流程由點對面改變為點對點方式,減少分工交叉;二是明確由物資提報人負責計劃傳遞工作,規定用料部門當天申報的計劃當天送達二級物資計劃員,不通過其他人員進行傳遞,提高傳遞速度;三是明確計劃編審時限要求,規定除特殊物資和控制性消耗物資外,一般物資需求計劃原則上應在兩天內完成編制和審批工作.第三,二級需求計劃的上報要嚴格執行"分級上報、逐級審核、集中歸口、領導審批"的管理程序,對資金額度大和重點項目關鍵物資(設備)計劃,由二級供應科與二級有關專業科室(部門)在計劃提報前,進行論證落實后報二級主管領導審核簽批,最終上報供應處計劃管理部門.第四,二級供應科要對基層單位提出的物資需用計劃要進行嚴格審核,對需用計劃和編制工作中存在的問題要進行修正和完善.加強"兩級計劃"管理,即:三、四級單位提報的"物資需求計劃"和經供應科匯總平衡后編報的"物資需求計劃";控制"三個層面"管理,即:四級小隊、三級單位、相關科室,從而進一步提高物資計劃的準確性.

2.嚴把物資計劃編報質量,提高物資供應保障能力.首先,嚴格年度物資消耗計劃總量監控.對總量指標進行細化分解,縱向到二級單位、橫向到大類品種的同時,依據以往三年消耗規律和各單位當年生產工作量,對每個大類再進行細分,落實到項目和主要品種上(如:油料、化工、鋼材、配件等),從而使年度物資計劃總量更加具體和量化,對年度資金計劃,必須由各單位主管領導審批簽字,為計劃總量指標的監控提供有力的保證.其次,提高計劃的準確率和及時率.針對生產用料,要依據生產實際,對物料描述的準確性,實際用量、單價和資金額度做出明確的規定;針對投資項目計劃用料,要認真與上級相關部門或二級單位加強溝通,準確掌握好整個需求計劃.第三,編制科學合理的物資采購計劃.為確保物資計劃的有序運行,供應處計劃管理人員要經常深人到基層生產單位了解和掌握真實的需求情況,做好深入細致的調查研究工作,了解基層歷年消耗狀況,掌握定額和限額消耗水平,掌握變化了的現場環境對物資需求計劃的影響,摸清底數,科學測算,對生產物資的需求量、現有總庫存量和資金計劃使用量要做到"三落實";結合現有庫存量,認真搞好"四平一代",即平庫存、平積壓、平閑置、平利,改制代用,做到物盡其用,在此基礎上,修訂和匯總編制物資需求計劃,杜絕因計劃不準和失誤產生新的積壓和增加庫存資金占用現象的發生.

3.加強對物資采購計劃執行情況的分析、檢查和控制.物資采購計劃的管理工作要想做得好,就必須在物資計劃編制下達以后,對實際執行情況進行必要的檢查、監督措施,促使各方面嚴格執行計劃,發現問題,要及時進行處理;計劃期終了,要對計劃執行情況進行全面的總結,包括成功的經驗和存在的問題.首先,將物資計劃的準確率和及時率指標依據供應處計劃編制部門、二級單位兩個層面,進行細化分解,堅持做到"計劃層層上報把關,一級考核一級",每月度或每季度對兩個層面的物資計劃統計分析對比,并依據結果采取措施進行獎罰.其次,以月度或季度的物資計劃對接會為平臺,對油田各二級單位月度或季度物資消耗資金整體運行情況進行分析對比,就物資計劃、物資采購、物資消耗、庫存結構和基層物資管理等方面進行監督與考核.特別對物資計劃的編報質量、準確率和執行結果,分單位、分大類品種和消耗總量指標對比統計分析,對存在的問題,制定措施,提出獎懲意見.第三,設立專職的監管人員,對采購計劃的履行情況進行定期或不定期的檢查和考核,可以按月度、季度和年度來進行,也可以按半年和全年兩次來進行,每次檢查和考核的結果都要公布,并與績效考核相掛鉤,給子適當的處罰和獎勵.第四,對二級單位需求計劃編報質量、上報時間和上報率等方面,由供應處計劃管理人員綜合評定、集中匯總、季度打分;對供應處計劃管理人員編制的需求計劃,則由上級職能部門總體綜合打分.同時,公開接受上級和用戶單位對計劃管理工作的考核監督.對個別崗位分值低的現象,認真查找原因,制訂措施,對存在的問題,嚴格執行有關規定,并追究相關人員的責任.

(責任編輯:欒曉平)

F276

A

1003-4145[2012]專輯-0103-02

2012-05-15

張艷,女,勝利油田物資供應處政工師.