我國檔案信息化建設問題分析

河南大學 民生學院 李國民

我國檔案信息化建設問題分析

河南大學 民生學院 李國民

一、我國檔案信息化建設現狀

自2002年起，我國開始逐步加快數字檔案信息化建設的步伐。“十一五”期間，一些地區已實現了各級政府機關、企事業單位數字化檔案管理的全覆蓋。目前，雖然各級檔案局已經實現了電子文檔管理系統與各級政府無紙化辦公平臺的對接，檔案信息化建設取得了一定成效，但與發達國家相比，仍然存在著一定差距。如，很多地區的檔案信息化建設至今仍停留在案卷級、文件級目錄的錄入，許多館藏紙質檔案的全文數字化處理尚未起步，對檔案館（室）數字化模塊系統、數字檔案館（室）與電子政務的網絡構建等方面缺乏研究。電子政務與電子檔案的收集、保管和利用不能有機結合，就無法構建數字檔案的網絡體系，也無法實現館室之間的無縫對接。

二、我國檔案信息化建設中存在的問題

1.專業人才匱乏，經費投入不足。雖然納入檔案規范化管理的機關、企事業單位都實現了計算機檔案管理，但除了少數政府部門擁有專職檔案管理人員外，多數單位只有兼職檔案管理人員。另外，鄉鎮一級基層部門檔案管理人員的整體素質有待提高，普遍貧乏運用計算機管理檔案的技能，極大地制約了檔案信息化建設工作的開展。還有一些地區，對檔案信息化建設投入資金不足，難以維持檔案信息化建設工作的正常推進，檔案信息化建設舉步維艱。

2.資源建設薄弱，系統建設滯后。隨著檔案工作規范化管理的不斷推進，目前，全國已有95%以上的機關、企事業單位實現了計算機檔案管理；90%以上的機關、企事業單位建立了案卷級目錄數據庫和近五年檔案的文件級目錄數據庫，檔案管理信息中心也都與政府無紙化辦公平臺實現了對接。但由于基礎建設薄弱，系統建設滯后，很多用戶單位無法實現歸檔文件的批量下載；大多數區縣及以下檔案館的數字化工作還處于起步階段，沒有建立全文數據庫，特色數據庫數量極少。

3.查詢手段單一，服務能力不足。目前，檔案信息的查閱人群主要以機關單位員工、下崗職工、購房戶為主，被查閱較多的檔案信息也只限于婚姻檔案、林權檔案等。隨著公眾對檔案信息需求量的不斷增加，檔案管理工作面臨的壓力也越來越大。傳統的紙質檔案查詢在場地、實體安全、服務手段等多方面存在諸多弊端，如何將檔案進行數字化處理，縮短調檔、查檔時間，提高檔案流轉、管理效率與安全性，使群眾能夠借助信息化手段實現自主查詢，更好地為公眾提供高效、便捷的服務，是目前檔案信息化建設亟待解決的問題。

三、完善我國檔案信息化建設的措施

檔案信息化建設，應以服務于社會發展和民生為建設根本，以電子政務為平臺，以建設各級數字檔案館為核心，統籌思考，分步實施，構建各級檔案館（室）數字檔案網絡體系，在“十二五”期間實現全部檔案的信息化和數字化。完善我國檔案信息化建設，應從以下幾個方面著手。

1.統一規劃，有序推進檔案信息化建設。規劃是檔案信息化建設的重點。首先，要統觀全局，結合政府信息化建設的總體部署，盡快出臺檔案信息化建設規劃，對信息化建設中一些需要達成共識的標準、規范予以明確；其次，各級檔案館要結合本單位情況，制定切合自身實際的發展規劃，堅決杜絕盲目建設；再次，要將檔案信息化建設納入當地政府的信息化建設之中，將檔案信息化作為政府信息化建設的子系統、子項目，同規劃、同部署，爭取獲得財政支持；最后，在網絡、應用系統及數據庫建設中，要與其他政府相關部門充分合作，集中開發，以保證檔案信息資源的充分共享。

2.構建“四個平臺”，強化硬件建設。“四個平臺”是指數字檔案信息傳輸平臺、檔案信息采集平臺、數字檔案信息存儲管理平臺和數字檔案信息應用平臺。數字檔案信息傳輸平臺包含局域網平臺、黨政網平臺、互聯網平臺等，檔案信息采集平臺包括電子目錄采集平臺、全文數據采集平臺、多媒體檔案采集平臺等，數字檔案信息存儲管理平臺包括館內數據存儲管理服務器、全文存儲管理服務器、磁帶備份系統、光盤刻錄機、斷電保護系統、數據庫系統、服務器操作系統等，數字檔案信息應用平臺包括館內應用平臺建設、政府網絡信息服務平臺、互聯網檔案信息發布平臺等。

3.開發“四個系統”，完善軟件建設。“四個系統”是指所開發的數字檔案館綜合管理系統、檔案館數字檔案在線集中管理系統、檔案信息發布系統和電子公文接收管理系統。數字檔案館綜合管理系統主要有數字檔案管理、檔案信息采集加工、檔案資料檢索利用、借閱管理、信息編研、鑒定銷毀、用戶權限管理等功能，檔案館數字檔案在線集中管理系統主要有歸檔無紙化辦公平臺電子文件、接收審核電子檔案、在線檢索利用檔案、打印數據報表、檔案信息采集加工等功能，檔案信息發布系統主要包括檔案信息公共服務平臺、政府公開信息服務平臺，電子公文接收管理系統主要有集中檔案、方便檔案查詢、安全管理、在線查詢等功能。四個系統的開發是促進檔案信息化建設的有力手段。

四、結論

通過檔案信息化建設，可以建立區域檔案館（室）網絡管理體系，實現館室互聯、文檔一體、統一維護、分級管理，有利于實現全區域檔案館室的無縫覆蓋，還有助于使檔案館成為當地的檔案信息服務中心，并以更加高效、快捷的服務向廣大群眾提供全面的、系統性的第一手信息，這些對于公開政務、改善政府形象、提高政府辦事效率具有無可替代的促進作用。

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