信息技術在企業績效管理應用中存在的問題及解決方案

文/張創英

隨著信息技術的飛速發展，信息技術已經成為企業管理中不可或缺的手段之一，特別是在績效管理中，信息技術發揮著重要作用。信息技術不僅能使績效信息得以迅速傳遞，保證績效信息的準確性和完整性，大幅度降低人為因素對績效管理的干擾；而且信息技術也從思想理念上給予了績效管理有益的影響，使客觀、公正、準確、高效成為了當今績效管理的核心理念的組成部分。然凡事皆利弊共存，信息技術在績效管理的應用中亦不例外。信息技術因種種原因在績效管理應用中所存在的問題也會給企業績效管理帶來一定的負面影響。因此必須采取正確的解決方案將這種負面影響盡可能地降至最低。

一、存在的問題及其原因

信息技術在企業績效管理中存在的問題可以總結為信息技術的超限應用。

信息技術在績效管理中的應用是基于績效管理中的信息點來進行的。所謂信息點，就是績效管理過程中的信息源和信息傳遞與匯總的集中之處。這些信息點有：員工工作績效信息，員工工作績效生成原因信息，員工工作績效改進信息，目標績效參照系信息和員工工作過程信息。信息技術在績效管理中的應用范圍就是這些信息點，而信息技術的超限應用問題就是信息技術在績效管理中的應用范圍超出了這些信息點，擴展到了非信息點領域從而給績效管理的實施帶來負面影響。同時，信息技術的發展速度非常快，而企業的發展總是落后于信息技術的發展，所以信息技術相對于企業總是具有超前性。這種脫離企業發展的超前性如果應用于績效管理過程中也會產生諸多問題。產生信息技術超限應用問題的原因主要有以下三個方面。

1. 信息技術的局限性

任何技術都不是萬能鑰匙，信息技術也是一樣。信息技術解決的是關于信息方面的技術性問題，除此之外的領域就不是信息技術所擅長的。這是信息技術最根本的局限性。具體到信息技術在績效管理應用中的局限性則體現在以下幾個方面。

一是信息技術指導思想的局限性。作為一個技術系統，信息技術是以工具理性為其指導思想的。工具理性是一種以技術主義為生存目標的價值觀。這種價值觀在指導行動時只被追求功利的動機所驅使，行動借助理性達到自己需要的預期目的，行動者純粹從效果最大化的角度考慮。在一定的范圍內，工具理性的這種特點在人們解決實際問題時會帶來很大的幫助。但是，若超出了必要的限度，過渡關注工具本身，使手段成為目的，則會使人們在應用信息技術時只是為做而做，失去了應用信息技術應有的意義和價值。此外，信息技術將實踐置于第一位的理念可能使人們犯經驗主義的錯誤，忽視理論的作用，從而在把握問題上缺乏宏觀視角和戰略眼光；信息技術對功效最大化的追求和對有效性強調的負面影響是形成功利主義，使人們只是一味地強調成本核算而不注意非成本資源的巨大價值；信息技術對于精確性的強調，會導致人們過度追求量化（這一問題在績效管理中已經顯現出來），而對那些無法量化的事物要么忽視，要么束手無策；信息技術對技術手段的過度強調會將人們的注意力過多地引到手段方面，而不是去關注手段所要服務的目標（這是工具理性負面效應的最突出表現）。

二是信息技術本身的局限性。信息技術對于信息的加工是有限的。其可以通過設定一定的條件對信息進行篩選和辨別，但這種篩選和辨別僅限于數據性信息或簡單的文字信息。對于通過問卷或訪談所獲得的復雜的文字信息，信息技術是無法對其進行深入加工和分析的。實際上，對于信息的使用，最終還是需要相關人員作出判斷。技術所解決的僅僅是技術問題，對于技術以外的問題是鞭長莫及的。此外，信息技術在應用過程中容易受到許多干擾性因素的干擾，如傳播介質的干擾、問題設備的干擾等。這些干擾都會使信息在采集、存儲、傳遞過程中產生損耗，削弱了信息的準確性和完整性。這些干擾性因素也使得信息技術的應用受到了一定的限制。

2. 績效管理自身的原因

信息技術在應用到績效管理中時所受到的局限性不僅是因為信息技術本身的問題，同時也有績效管理自身原因，這些原因主要有五點。

第一，績效管理體系不只是一個工具體系。績效管理系統中，除了技術和信息部分屬于工具體系，其他的部分屬于非工具體系。非工具體系所遵循的是價值理性。價值理性是一種以主體為中心的理性。在價值理性看來，行為人所需要關注的是行為本身所能代表的價值，而不是所選擇行為的后果，即其所關注的是從某些具有實質的、特定的價值理念的角度來判定行為的合理性。績效管理體系包含了兩種理性，因此單一以工具理性為理念基礎的信息技術是不可能解決全部績效管理的問題的。

第二，工作性質差異的原因。如果按工作結果的可測量性對工作進行分類，那么工作可以分為定量性工作和定性性工作。定量性工作的工作結果是可以通過數量的形式加以測量的。這部分工作在應用信息技術時可以取得較好的效果。相對工作結果而言，定性性工作注重的是工作的過程，其結果多采用文字描述的方式來評價。對于這種性質的工作而言，工作績效很難進行量化，所以信息技術對于這類工作的績效管理所能發揮的作用有限。

第三，指標和標準體系設計的原因。在績效管理中，績效信息的采集是有選擇性的。選擇的依據就是績效指標和標準。績效指標和標準不僅是評價實際績效的標尺，還是績效管理的方向標。指標和標準的設計不僅是為了評價實際績效，更重要的是要指導員工的努力方向。因此，如果績效指標和標準體系存在著不合理，那么信息技術所采集和處理的信息也就不合適，這些信息無助于績效管理的實施，因此信息技術也難以發揮其應有的作用。

第四，績效管理制度的原因。好的績效管理必須要有好的制度做保障。制度不僅規定著應該做什么和不應做什么，也規定著應該怎么做，即實質性內容和程序性內容。任何制度都存在著這樣或那樣的不足，完美的制度只是理想化的。正是因為制度存在著不足，所以其也會對信息技術的采用產生負面影響。制度對績效信息內容選擇規定的失誤，對績效信息采集、處理程序規定的失誤等都直接影響到信息技術作用的發揮。可以說，信息技術應用的前提是建立起較完善的績效管理制度。

第五，績效管理參與者的原因。績效管理是一種具有一定技術水平的工作，這就需要績效管理的參與者具備一定的素質、相關知識、能力和技能。然而，績效管理的參與者的條件參差不齊，這就決定了績效管理的實施要受到參與者自身條件的限制。這種限制同樣會影響到信息技術在績效管理中的應用。信息技術總體上是屬于中高端技術，不具備一定素質、能力和知識的人是無法應用的。在企業中，基層員工的素質普遍不高，有的企業基層管理者的素質也偏低，這種情況使得信息技術無法通過這些人得到有效應用，因而其所能發揮的作用也就受到了限制。

3. 其他因素

首先，主觀因素的影響。這里的主觀因素不僅包括了績效管理參與者的觀念、態度、認知，還包括了心理、情緒等因素。這些主觀因素都在不同程度地影響著績效管理的正常進行。這種影響在信息方面主要表現為對于績效信息的取舍與解釋。如出于私人恩怨，管理者可能對某一個下屬在進行績效考評時，舍去一些關鍵的績效信息，或者是對某一績效信息作出負面的解釋。這些原因都使主觀因素對信息技術的有效性進行抵消，從而削弱了信息技術所應用的作用。

其次，企業自身條件的限制。由于信息技術的高投入和企業自身實力的不足，許多企業無法建立起完善的信息技術所需要的基礎設施。特別是對于許多小企業而言，除了基本的辦公設備和內部網絡外，沒有其他相關的設施設備。信息技術是一種對條件依賴程度比較高的技術，條件的不具備會直接影響信息技術的應用。當前許多企業應用的所謂的“信息技術”其實質僅僅是公文的處理和傳遞。可以說，企業自身條件的不足從根本上限制了信息技術的應用。

再次，觀念問題。最高領導者、部門管理者、人力資源部和員工對于績效管理和信息技術的觀念直接決定著信息技術在績效管理中的應用。最高領導者不支持，績效管理和信息技術就得不到合法的地位；部門管理者和員工不支持，績效管理和信息技術就會流于形式；人力資源部不支持，績效管理就缺少了統籌安排，績效信息也缺失的匯總加工的關鍵環節。只有在觀念上認識到了績效管理的重要性，認識到了信息技術對于績效管理實施的巨大推動作用，績效管理才能實現有效實施，信息技術也才能發揮其應有的作用。

二、解決方案

要有效解決信息技術在績效管理中的超限應用問題，主要需做好以下三個方面的工作。

第一，正確認識信息技術。信息技術作為一種技術系統，有其明確的作用領域、作用對象和相應的指導思想。這種領域、對象和思想既成就了信息技術的優勢也造就了其固有的缺陷，即長于解決信息方面的技術問題，而對于信息領域之外的問題則束手無策。正確認識信息技術，就是要全面認識信息技術的優與劣、適用范圍、應用條件等，正確把握信息技術的核心價值從而最大限度地發揮其長處，避免其不足。

具體到績效管理中，正確認識信息技術就是要正確認識信息技術在績效管理過程中所能夠發揮的作用。信息技術所要解決的是績效管理中各種績效信息的采集、整理、存儲、傳遞、匯總、分析等問題，保證績效管理各環節的實施是立足于及時、正確、完整的信息基礎之上。對于績效信息之外的工作，信息技術是不可能起主導作用的。因此，在績效管理中不能過分依賴信息技術，不能簡單地將績效管理信息化，而是要制定科學合理的管理制度和操作方法，明確信息技術的作用范圍和操作流程，從而最大化信息技術的有效作用。

第二，明確績效管理中的信息點。績效管理中的信息點是信息技術應用于績效管理的基礎。信息技術之所以會超限應用，首要的原因就是績效管理中的信息點沒有得到明確。信息點的模糊會使信息技術的應用很容易超出其本身的適用范圍而產生超限應用的問題。績效管理中的信息點是績效管理中的信息源和信息匯結點，也是信息技術應用的適合范圍。超出這個范圍的績效管理工作內容，信息技術就不能夠起主導作用。在如前所說的幾個信息點中，也并不是所有的信息都需要信息技術進行處理，而是那些能夠量化、數據化的信息需要信息技術起主導作用。

第三，“適合”大于“優秀”。企業在績效管理中應用信息技術一定要適合企業的發展狀況，適合企業績效管理的具體情況。單純的技術先進并不能夠解決企業所面臨的相關問題。過于超前的技術不僅會使簡單的問題復雜化，也會增加企業的成本，而且過于超前的技術也無法讓企業的全體員工對信息技術在績效管理中的應用產生認同。因此，采用適合于企業的信息技術比追求先進信息技術的應用更有利于信息技術在績效管理中的應用。