淺談高速公路項目公司檔案管理

李志娟，符 文

(湖南省寧道高速公路建設開發有限公司，湖南永州 425600)

1 項目公司檔案管理的重要性

近幾十年來中國在高速公路建設這條路上邁出了非同尋常的、令人贊嘆的腳步。國家加大了高速公路項目建設的投資。一項工程的完成往往是各項資源的整合，特別是一些重大建設項目，國家投入了大量的財力、物力和人力。當一項重大工程完工投入使用之后，從投資方到行政部門，到普通市民，注意力都集中到了工程的實質本身，有些甚至是只關注建設工程的外在觀感，對項目建設的檔案關注甚少，知之甚少。從而忽視了檔案是建設過程的真實反映和記錄這一環節。但是當工程質量出現問題需要對事故原因進行分析的時候，需要認定事故責任以及工程建設時期過程是否違反規定的時候，檔案占據著非常重要的位置。因此，項目建設的檔案管理絕對不是可有可無的，而是項目建設的關鍵一環，關系到項目工程的質量好壞，對一項工程順利完成和投入使用起到重要的作用。

2 項目公司檔案管理的現狀

1)檔案管理具有工程周期長、流程長、階段多、涉及部門多，使得建設檔案具有多樣性、復雜性、成套性等特點。由于經濟利益或趕工期等原因，人們只重視工程本身而輕視了檔案的管理。各種資料的收集、整理和歸檔工作與工程建設不能協調開展，造成了檔案工作滯后，工程項目管理和技術文件資料處在分散、損壞、丟失等情況，反過來制約了各項工作的持續發展。

2)檔案管理意識不強。許多參建單位對項目建設中的檔案工作缺乏應有的責任心，忽視了檔案的整理和歸檔。有些項目單位對建設檔案重要性的思想認識不夠，檔案工作的學習宣傳力度不強，工程隊伍流動性大，人員不穩定，使項目建設檔案資料管理工作嚴重脫節，檔案資料流向不清，工程各參建部門缺乏相互溝通交流，檔案管理職責沒有落實到具體人員。由于有些檔案人員不了解專業和技術知識、工作程序，使得項目建設資料的收集、整理和歸檔不及時、規范。

3)檔案管理體制不完善。雖然交通運輸部頒布了《公路建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法》，但是由于工程建設單位人員和經費的諸多原因，許多單位沒有建立專門的檔案管理部門，工程檔案管理不健全，檔案人員由其他管理人員兼職，沒有設立專職檔案人員，檔案質量、安全得不到保障。各項設施設備不能滿足檔案管理需要，如沒有專門的庫房，檔案保管達不到“八防”要求，在一定程度上影響了工程的有序開展。

4)歸檔的檔案質量不高。已經歸檔的資料普遍質量不高，如圖紙的清潔程度、整齊程度等。有些圖紙不是原件，而是復印件;有些圖紙上有任意涂寫等情況。檔案的信息化程度也普遍低，檔案信息收集、管理方式落后，一般只能做到初級的管理，即在檔案信息管理系統上檢索到目錄以便于查詢，并沒有相應的電子文件，立卷制度和完整的信息化系統。

3 項目公司檔案管理的措施

1)各項公司應該重視項目建設時期檔案管理。項目公司的檔案管理是一個動態過程，包括從立項、招投標、勘測、設計、材料配送，到主體和配套施工，到最后裝飾裝修、綠化亮化，到竣工驗收后投入使用，這是一個相當長的周期。檔案是工程建設的憑證性和基礎性文件材料，是一個主體單位永久保存的法律原始性憑證。項目從立項開始，主管領導就要指定專人負責文件、圖紙、計算數據、聲像記錄等資料的收集、管理工作，制定明確的崗位責任，進行考核并與獎懲掛鉤。

2)完善項目公司檔案管理信息化建設。檔案管理信息系統用于支持工程在施工過程中及施工完成后的管理工作，是適應現代化工程建設的要求。建設一套好的工程檔案管理系統應達到如下幾個方面的要求:

①檔案人員必須掌握現代信息技術，熟練地應用計算機進行檔案信息現代化的管理和應用，否則就無法適應檔案信息化管理的要求，也根本無法介入到電子文件的收集和管理中去，更不可能高質量地實現檔案信息化、網絡化的管理和服務。

②在信息安全方面，要增強檔案信息安全和網絡安全意識，采取切實有效的技術手段和管理措施，加強身份和密碼認證和網絡管理系統的監控。計算機要加裝有效的防毒軟件，要加強局外網絡的物理隔離，各種數據庫要及時進行備份。

③在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。

3)要強化在建項目檔案的全過程管理。

在項目建設檔案管理中，要樹立全局意識，充分運用合同條款，按照檔案管理的有關規定實行動態管理。實行統籌兼顧，先期介入，控制為主。在工程準備階段，建設單位首先要貫徹精神，把檔案方面的規定要求向參與的單位和部門進行宣傳。每一個工程在建設過程中都會涉及設計、施工、監理等多個單位以及建設單位不同的部門，不同單位和部門在工程的各個階段又有不同的資料收集任務，因此必須落實好各單位、各部門的責任，及時分步、分項做好各項原始記錄，使資料整理和工程進度取得同步。各級建設行政主管部門要加強監督管理，發現有做假資料、出具假試驗報告、不履行監督職責的行為要及時制止，以確保工程質量的真實性和技術資料的規范。如:湖南省寧道高速公路建設開發有限公司堅持“統籌兼顧、提前介入、全程監控”的原則，建立健全了企業檔案工作制度，并納入到了公司管理制度范圍，制訂并落實了歸檔、保管、保密、利用、安全保衛等制度，使公司的檔案管理工作有據可查，有章可循。公司建立了檔案工作領導小組，成立了綜合檔案室，對檔案工作實行了集中統一管理，基本形成了公司領導分管，辦公室負責人主管，檔案工作人員具體管的檔案工作體制。有一定業務能力的人員兼職檔案員工作，均具有大專以上文憑，能熟練操作計算機，公司還把學習貫徹《檔案法》作為普法活動的重要內容之一，組織員工學習《檔案法》和有關檔案知識，通過會議，文件和張貼圖片等方式要求全體員工積極參與、高度重視檔案工作，為公司全面開展檔案工作規范化管理奠定了堅實的基礎。

隨著我國經濟發展的不斷加快，新的歷史時期項目公司檔案管理占據著越來越重要的地位。工程質量管理項目公司首先確立“質量是企業的生命源泉”的思路，，建立項目管理各項規章制度和處罰條例，做到源頭預防、過程檢查、分項工程完成驗收的層層管理機制，確保工程檔案處在控制之中。檔案管理人員應該解放思想，轉變觀念，在工程建設期間，加強自己的專業素質，對檔案管理工作認真負責，讓檔案在工程中發揮重要作用，同時適應檔案信息化建設和工程建設的需求，推動項目公司檔案管理提高到新的水平。

［1］劉來芳.對建筑工程技術資料管理若干問題的分析和建議［J］.城建檔案，2007(9).

［2］李 金.高速公路施工檔案管理中的幾點體會［J］.山西建筑，2006，32(2):18－19.

［3］魏 敏.關于加強工程建設檔案管理的思考［J］.山西建筑，2007(27).